試論強化檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的積極作用

陳潔

（哈爾濱市華能集中供熱有限公司第二分公司 黑龍江哈爾濱 150026）

摘要：進一步加強和改進企業(yè)檔案工作，深入貫徹落實檔案法律、法規(guī)，全面細致、扎實認真地做好企業(yè)檔案基礎工作，牢牢掌握企業(yè)檔案信息源開發(fā)利用工作，是建設和諧企業(yè)的一項重要的基礎工作。現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的積極作用為企業(yè)人事檔案管理的改革指明了新的發(fā)展道路，隨著改革開放的深入發(fā)展，企業(yè)檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給精細化管理和科學利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案管理的質(zhì)量，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題，為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展搞好服務。本文就如何做好檔案管理工作，強化檔案現(xiàn)代化管理進行初步探討。

關鍵詞：檔案管理；規(guī)范化和現(xiàn)代化；問題與對策

一、增強服務意識，提高服務水平，爭取領導重視

企業(yè)的任何一項工作，都必須有領導的重視，才能使這項工作順利開展；領導對檔案工作的作用的認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視。要使一個企業(yè)的檔案工作有起色，領導和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因，是內(nèi)因；而領導的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。如何發(fā)揮主觀能動性，爭取領導重視，筆者認為，檔案管理人員應當做到以下幾點：

1、愛崗敬業(yè)，使領導滿意自己的工作。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守。

2、積極宣傳，使領導增強檔案管理意識。有些單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案管理意識，認為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關文件、材料給領導看，在領導的腦海里留下印象，尤其是一些與本企業(yè)密切相關的材料，很可能會使領導看后受到啟發(fā)，并在實踐中加以應用。檔案管理人員要經(jīng)常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對企業(yè)的益處，使領導更加重視檔案工作。

二、綜合利用各種資源，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

1、增強責任感，提高管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結構，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

2、掌握管理技能，提高綜合素質(zhì)。過去，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡文化的綜合型檔案管理人才。

3、利用現(xiàn)有資源，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。因此，要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

三、加強教育培訓，提高管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務。

1、提高認識水平，強化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認識檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，21世紀的檔案管理工作者的機遇挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動檔案人才工程，培養(yǎng)世紀人才，將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。

2、加強制度建設，建立運行機制。加強制度建設，建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓的關鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓，檔案專業(yè)技術人員獲得的專業(yè)技術職務可由終身有效改為動態(tài)管理。這樣，便可以激發(fā)檔案工作者增強參加教育培訓的主動性和積極性。

3、開展綜合培訓，提高業(yè)務水平。應從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行教育培訓。要堅持"學用結合，按需施教，重視實效"的方針，切實遵守學以致用的原則。第一要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學習檔案專業(yè)知識的機會，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。第二要普及相關學科知識。檔案工作融匯了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等，檔案工作者的繼續(xù)教育應注重對相關科學知識的補充和更新。第三要強化現(xiàn)代科技知識的學習。現(xiàn)代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標志之一，檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，并靈活運用到實際工作之中。

4、建立獎懲機制，細化考核監(jiān)管。要進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《檔案法》和國家有 關檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領導體系，加強對檔案工作的領導、檢查和考核，不斷提高企業(yè)檔案管理工作水平，為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展搞好服務。

參考文獻：

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