探究信息時代企業(yè)檔案管理工作實(shí)踐

郎繼榮

（山東壽光港投集團(tuán) 262700）

摘要：隨著信息時代的來臨，計算機(jī)被廣泛地應(yīng)用到各個領(lǐng)域，企業(yè)檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展起著極為重要的作用。文章提出了加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的具體措施，力求使檔案管理工作與信息時代同步，更好地為企業(yè)現(xiàn)代化服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化；企業(yè)檔案；檔案管理；服務(wù)

信息時代下的企業(yè)檔案管理工作，與傳統(tǒng)意義的檔案管理相比，有著明顯的不同。無論是對企業(yè)檔案管理重要性的認(rèn)識，還是對檔案管理的方法、手段，乃至對檔案管理人員的素質(zhì)，都提出了新的更高的要求。因此，加強(qiáng)企業(yè)檔案的管理和利用，使之跟上信息時代的發(fā)展步伐，就成為了一項十分緊迫的任務(wù)，不可等閑視之。

1企業(yè)檔案信息化和辦公自動化協(xié)同發(fā)展

將企業(yè)檔案信息化和辦公自動化統(tǒng)籌考慮、協(xié)同發(fā)展。目前，很多企業(yè)在設(shè)計和開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)時，企業(yè)檔案部門不能及時參與其規(guī)劃和設(shè)計，檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)各自為政，缺少統(tǒng)一規(guī)劃，使企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計功能無法滿足企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的歸檔要求，或者出現(xiàn)企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容等現(xiàn)象，使檔案管理系統(tǒng)難以有效地投入使用和發(fā)揮作用。企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時，需要與信息中心加強(qiáng)合作，建立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心，將前期的文書處理與后期的歸檔管理及檔案利用綜合考慮，把企業(yè)文書處理和檔案管理兩個不同性質(zhì)、不同階段的工作緊密結(jié)合起來。同時，樹立前端控制思想，在設(shè)計文件處理流程時，充分考慮到后期歸檔管理和檔案利用的需要，將企業(yè)檔案管理功能納入其中，對文件歸檔和目錄生成以及提供利用等檔案管理模塊的設(shè)計提出了具體的要求，這樣，電子文件檔案數(shù)據(jù)中心是企業(yè)信息資源庫的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案信息資源的共享和利用。

2加強(qiáng)企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全管理工作

在開展檔案信息化工作中，企業(yè)需要堅持現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)與企業(yè)檔案管理工作相結(jié)合，樹立安全風(fēng)險防范意識，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息系統(tǒng)安全防范規(guī)劃。如電子檔案入網(wǎng)后，在進(jìn)入、傳輸、使用等三方面采取安全保密防范措施，層層設(shè)防確保安全。為防止外部攻擊，采取防火墻、攻擊檢測技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等措施；為防止內(nèi)部成員泄露，建立電子歸檔管理與電子檔案安全利用管理制度，并進(jìn)行身份認(rèn)證，設(shè)定訪問權(quán)限和用戶角色等防護(hù)措施，還根據(jù)文件的密級情況進(jìn)行有效的訪問控制，如哪些用戶能夠登錄到服務(wù)器獲取資源，哪些用戶只能在終端機(jī)上進(jìn)行查詢，哪些用戶能夠訪問哪些目錄、公文和資源等都有明確的規(guī)定和控制。同時，為防止失密、泄密等事件發(fā)生，制定非公開的檔案信息一律不得上外網(wǎng)的規(guī)定，以確保企業(yè)檔案信息的安全。

3提高企業(yè)檔案人員的綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理人員專業(yè)化要求

由于現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理工作是以計算機(jī)為手段，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的，這就對企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求。與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作相比，不光需要熟悉檔案管理的基本原理、方法和手段，還要掌握計算機(jī)管理和網(wǎng)絡(luò)管理等新技術(shù)和新知識，并利用這些新技術(shù)和新知識完成企業(yè)的檔案管理工作。具體來說，企業(yè)檔案管理者應(yīng)掌握以下三方面的知識和技能：一是具有多元化的知識結(jié)構(gòu)。學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的理論、管理和文化等多方面的知識，尤其是計算機(jī)等科學(xué)知識，它們對企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化具有直接的作用。二是掌握檔案管理專業(yè)知識，如檔案學(xué)、文書學(xué)等等，具備檔案著錄、檢索、標(biāo)引、編研等有關(guān)方面的技能。三是具有運(yùn)用檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)行檔案信息研究與分析，提供給企業(yè)高層次的檔案信息服務(wù)與咨詢的能力。綜合掌握這三方面的知識，就要求企業(yè)檔案管理人員必須不斷的學(xué)習(xí)。為此，企業(yè)需要采取檔案人員離崗深造、專業(yè)培訓(xùn)和企業(yè)內(nèi)部檔案人員以強(qiáng)帶弱、以老帶新、互幫互學(xué)的方法，使企業(yè)檔案人員的綜合素質(zhì)得到明顯提高，從而促進(jìn)了企業(yè)檔案信息化工作的發(fā)展。

4改變工作方式，轉(zhuǎn)移工作重點(diǎn)

在企業(yè)檔案信息化工作中，企業(yè)需要改變傳統(tǒng)的檔案工作方式和工作重點(diǎn)：一是企業(yè)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的重點(diǎn)由過去指導(dǎo)整理立卷轉(zhuǎn)移到指導(dǎo)對文件流程的跟蹤控制和企業(yè)檔案價值的鑒定工作上來。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)可以自動實(shí)現(xiàn)文件的分類，文件歸檔后其主題標(biāo)引和檔案分類號都可以由系統(tǒng)自動完成，文書處理人員和企業(yè)檔案人員的工作量都大為減少，案卷和檔案編目質(zhì)量得到明顯提升。在這種情況下，文書處理人員和企業(yè)檔案人員就可以將工作重心更多地集中到企業(yè)檔案價值鑒定和流程的跟蹤控制上來。檔案價值鑒定是脫離企業(yè)系統(tǒng)輔助，需要靠人工來獨(dú)立完成的工作，這是確保企業(yè)檔案管理質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)；而流程的跟蹤控制，對于及時掌握文件流轉(zhuǎn)情況，確保文件的準(zhǔn)確、真實(shí)和完整都具有極其重要的作用；二是公司的檔案利用服務(wù)由過去的手工調(diào)卷轉(zhuǎn)變到提供多途徑、多渠道網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高效率服務(wù)，可通過日期查詢、立卷部門查詢、主題詞查詢等多種檢索方式，向利用者提供檔案全文閱覽服務(wù)；三是公司的檔案部門由過去的獨(dú)立工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)榕c文件形成部門、信息技術(shù)部門的經(jīng)常性溝通和合作模式。在企業(yè)信息系統(tǒng)中，任何一個變化和修改，都需要建立在雙方良性溝通和協(xié)商的基礎(chǔ)之上，需要雙方的共同理解和把握。

5暢通網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)的反饋渠道

檔案信息利用效果的反饋，是掌握和了解企業(yè)檔案信息利用價值的客觀依據(jù)，也是做好企業(yè)檔案信息開發(fā)和利用工作的重要前提。收集和整理企業(yè)檔案信息利用效果，是企業(yè)檔案信息服務(wù)的重要組成部分，也是企業(yè)檔案部門在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下及時掌握和了解企業(yè)對檔案信息的需求，掌握和分析企業(yè)檔案信息利用動態(tài)，不斷加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案信息服務(wù)工作，提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的有效途徑。企業(yè)在加強(qiáng)企業(yè)檔案信息利用效果反饋工作中，以完善檔案信息利用等相關(guān)制度為基礎(chǔ)，建立了利用信息效果反饋系統(tǒng)，使企業(yè)檔案管理人員和利用者在共同完成檔案信息利用效果收集工作中有制可依、有章可循，從而達(dá)到用規(guī)章制度規(guī)范企業(yè)檔案信息利用反饋工作的目的。另外，挑選了部分檔案信息利用實(shí)例，編制《檔案信息利用實(shí)例匯編》，并在企業(yè)內(nèi)部公開發(fā)表，暢通了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)的反饋渠道，從而為信息時代進(jìn)一步開展好檔案信息利用工作打下良好的基礎(chǔ)。

結(jié)語

總之，信息化時代必須要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，要充分利用網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建信息平臺，完善基礎(chǔ)設(shè)施和信息安全建設(shè)，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，更要注重軟件建設(shè)，統(tǒng)一信息化標(biāo)準(zhǔn)，抓好檔案信息資源建設(shè)、創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式、提高企業(yè)檔案服務(wù)意識和加強(qiáng)企業(yè)檔案的利用是信息時代加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的重要內(nèi)容。在信息時代，檔案管理人員必須找準(zhǔn)定位，跟上時代的步伐，要努力提高的綜合能力，合理利用信息資源，為企業(yè)創(chuàng)造更高的效益。

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