OA辦公系統(tǒng)在多元化集團(tuán)信息化管理中的應(yīng)用價(jià)值

王嘉寧+馬淑敏

[摘 要] 為推動(dòng)多元化集團(tuán)信息化建設(shè)，提高企業(yè)管控能力和水平，結(jié)合多元化集團(tuán)的辦公特點(diǎn)，多元化集團(tuán)有必要規(guī)范文件審批流程，提高文件審批速度，必需解決信息共享差、溝通效率低以及文檔共享等問(wèn)題。以金蝶OA辦公系統(tǒng)為例，可以根據(jù)用戶特點(diǎn)和需求定制信息化管理平臺(tái)架構(gòu)，輕松實(shí)現(xiàn)協(xié)同審批管理、公文處理、流程管理、知識(shí)中心、檔案管理、資源管理、互動(dòng)溝通等諸多功能。為了OA辦公系統(tǒng)在多元化集團(tuán)企業(yè)信息化管理中更好地應(yīng)用，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視，做好事前規(guī)劃設(shè)計(jì)，建立一支技術(shù)過(guò)硬的信息化管理人才隊(duì)伍，完善相關(guān)硬件設(shè)施，更要重視信息化平臺(tái)日常的維護(hù)。實(shí)現(xiàn)辦文、辦事、溝通、協(xié)作、共享上的高效管理。

[關(guān)鍵詞] 辦公自動(dòng)化；多元化集團(tuán)；信息化；協(xié)同管理

[中圖分類號(hào)] F272 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A

一、引言

多元化集團(tuán)大多由不同業(yè)務(wù)的子公司組成，在多個(gè)相關(guān)或不相關(guān)的產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域同時(shí)經(jīng)營(yíng)多項(xiàng)不同業(yè)務(wù)，由于跨地域、部門多、業(yè)務(wù)信息量大，經(jīng)營(yíng)發(fā)展中經(jīng)常遭遇信息不暢、管控乏力、工作效率低下等集團(tuán)化管理困境。如何利用近年來(lái)興起的OA辦公系統(tǒng)解決目前普遍存在的信息化瓶頸，提高企業(yè)控制能力以及與外部合作協(xié)同能力，確保集團(tuán)決策的準(zhǔn)確性和整體運(yùn)作的高效率，是每個(gè)多元化集團(tuán)迫切需要考慮的核心戰(zhàn)略問(wèn)題。金蝶OA辦公系統(tǒng)是金蝶公司開(kāi)發(fā)的基于“工作流+表單”的綜合管理軟件，能夠幫助多元化集團(tuán)實(shí)現(xiàn)分層管控、全員協(xié)同、信息流暢和規(guī)范運(yùn)作。因此，促進(jìn)金蝶OA辦公系統(tǒng)在多元化集團(tuán)信息化管理中的應(yīng)用對(duì)于推動(dòng)企業(yè)跨越式發(fā)展具有重要的意義。

二、多元化集團(tuán)辦公特點(diǎn)

從發(fā)展歷程來(lái)看，多元化集團(tuán)一般是由一個(gè)主業(yè)起家，然后通過(guò)兼并、重組和增加產(chǎn)品線等迅速擴(kuò)大公司規(guī)模，形成由多個(gè)子公司組成的集團(tuán)型企業(yè)。

多元化集團(tuán)在運(yùn)行管理中主要有五個(gè)方面辦公特點(diǎn)。一是多元化集團(tuán)企業(yè)機(jī)構(gòu)龐大，組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，審批層級(jí)較多，事物處理流程復(fù)雜。二是集團(tuán)企業(yè)越來(lái)越需要提高辦事效率，規(guī)范公司管理。辦事效率低下急需通過(guò)有效的管理創(chuàng)新解決，而管理的創(chuàng)新需要借助于信息化來(lái)實(shí)現(xiàn)。三是多元化集團(tuán)典型管控模式有財(cái)務(wù)管控模式、戰(zhàn)略管控模式和經(jīng)營(yíng)管控模式三種。無(wú)論采用哪種管控模式，由多個(gè)跨地域、跨行業(yè)的子公司構(gòu)成的多元化集團(tuán)大多存在信息上傳下達(dá)緩慢、信息不能及時(shí)到達(dá)、辦公效率較低的問(wèn)題。四是子公司信息系統(tǒng)建設(shè)不統(tǒng)一，每個(gè)子公司使用的操作平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)各不相同，信息資源都是相對(duì)分散的，總部與子公司以及各子公司之間信息沒(méi)有實(shí)現(xiàn)互通互聯(lián)，形成了一個(gè)個(gè)信息孤島。集團(tuán)規(guī)模越大，產(chǎn)業(yè)越是多元化，信息資源就越分散，信息孤島現(xiàn)象就越嚴(yán)重。這些信息孤島的存在削弱了集團(tuán)管控能力。五是集團(tuán)信息化建設(shè)發(fā)展不平衡，對(duì)財(cái)務(wù)控制投入較多，對(duì)管理控制投入較少。

三、多元化集團(tuán)企業(yè)信息化建設(shè)的必要性

（一）有必要規(guī)范文件審批流程，提高文件審批速度。多元化集團(tuán)存在著大量流程化工作，例如文件審批、收發(fā)文、請(qǐng)示、匯報(bào)等。傳統(tǒng)的流程審批多為手工方式，審批一個(gè)文件，少則3-5天，多則超過(guò)一個(gè)星期，流轉(zhuǎn)周期長(zhǎng)，流程無(wú)法有效管理和控制；一旦遇到審批人外出，審批流程便無(wú)法繼續(xù)，在一定程度上影響辦事效率；大量紙質(zhì)文件的傳遞，不但浪費(fèi)辦公經(jīng)費(fèi)，也不便日后査詢利用。因此，有必要建立一個(gè)協(xié)同辦公平臺(tái)，將日常需要審批的內(nèi)部行政類、事物類、財(cái)務(wù)類等待審批事項(xiàng)在管理軟件中搭建好，預(yù)設(shè)好審批流程，根據(jù)審批條件，自動(dòng)發(fā)起審批流轉(zhuǎn)方向，在手機(jī)端建立快速審批系統(tǒng)，隨時(shí)異地辦公，從而提高文件審批速度。

（二）必需解決信息共享差，溝通效率低的問(wèn)題。傳統(tǒng)企業(yè)溝通方式主要采用電話、會(huì)議、口頭溝通和一些簡(jiǎn)單的局域網(wǎng)溝通軟件等實(shí)現(xiàn)，不能很好地實(shí)現(xiàn)多樣化溝通交流，溝通效率較低。多元化集團(tuán)有必要搭建一個(gè)協(xié)同辦公平臺(tái)，建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流場(chǎng)所，例如：公告、通知、論壇、規(guī)章制度、行業(yè)動(dòng)態(tài)、新聞等，促使信息在集團(tuán)或下屬子公司內(nèi)部得到廣泛傳播，確保信息數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

（三）必需解決文檔共享問(wèn)題。傳統(tǒng)辦公模式下，文檔資料或存放于檔案柜中，或存放于各職能部門電腦中，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)文檔資料互聯(lián)互通。想要查找某個(gè)文件費(fèi)時(shí)費(fèi)力，跨部門查找資料更是不易，一旦有人員流動(dòng)還會(huì)造成資料流失，文檔的保存、共享、使用和再利用存在很多障礙和問(wèn)題。如果能夠搭建一個(gè)協(xié)同辦公平臺(tái)，可以利用辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過(guò)電子文件柜的方式保管文檔資料，并設(shè)定文檔使用權(quán)限。由管理員對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行授權(quán)，各層級(jí)員工根據(jù)身份文件和口令按相應(yīng)權(quán)限使用符合他身份的權(quán)限范圍內(nèi)的文檔信息。這樣不僅保證了企業(yè)信息資料的安全性，也便于查閱，能夠有效地加快知識(shí)的傳播及共享。

四、金蝶OA辦公系統(tǒng)架構(gòu)與主要功能

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)范圍的不斷拓展，越來(lái)越多的企業(yè)需要協(xié)同辦公軟件解決企業(yè)管理中的實(shí)際問(wèn)題。由此也促進(jìn)了軟件行業(yè)的發(fā)展，誕生了非常多的軟件廠商，比如金蝶、泛微、用友、浪潮等，先后推出了基于“工作流+表單”的綜合管理軟件，能夠滿足客戶更加靈活的新需求。以金蝶OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例，可以根據(jù)用戶特點(diǎn)和需求定制信息化管理平臺(tái)架構(gòu)（見(jiàn)下圖），輕松實(shí)現(xiàn)協(xié)同審批管理、公文處理、流程管理、知識(shí)中心、檔案管理、資源管理、互動(dòng)溝通等諸多功能。

（一）協(xié)同審批管理。完成企業(yè)的日常審批管理，包括合同審批、采購(gòu)申請(qǐng)、費(fèi)用報(bào)銷、請(qǐng)假申請(qǐng)等，用戶也可以自定義審批單據(jù)。

（二）公文處理。將發(fā)布的公文集中處理，可以設(shè)置督辦，提醒等。

（三）流程管理。除了正常表單審批外，金蝶OA可以自定義審批流程，并且根據(jù)權(quán)限定義審批流向。

（四）知識(shí)中心。將日常的公司制度、人力資源、營(yíng)銷知識(shí)、產(chǎn)品知識(shí)、財(cái)務(wù)知識(shí)等統(tǒng)一發(fā)布，實(shí)現(xiàn)共享。

（五）檔案管理。針對(duì)大型企業(yè)公司的檔案結(jié)構(gòu)復(fù)雜問(wèn)題，金蝶OA提供檔案分錄管理、權(quán)限控制、定期銷毀等功能。

（六）資源管理。主要完成日常的會(huì)議室管理、用車管理、圖書管理、辦公用品管理等。

（七）互動(dòng)溝通。消息中心、論壇、通訊錄、文件傳閱、手機(jī)app等模塊為員工日常辦公溝通提供便利條件。

五、金蝶OA辦公系統(tǒng)在多元化集團(tuán)企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用效果

金蝶OA辦公系統(tǒng)自問(wèn)世以來(lái)，不斷優(yōu)化升級(jí)，幫助眾多企業(yè)建立了以人為本，以流程為驅(qū)動(dòng)的工作方式，實(shí)現(xiàn)了辦文、辦事、溝通、協(xié)作、共享上的高效管理。

（一）金蝶協(xié)同申批平臺(tái)的搭建，以“表單+流程”的方式來(lái)固化審批流，成功實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部行政類、事務(wù)類、財(cái)務(wù)類等各種審批事項(xiàng)的流轉(zhuǎn)自動(dòng)化、流程文件多維度統(tǒng)計(jì)。移動(dòng)應(yīng)用的使用，更是讓審批人能夠打破時(shí)間地點(diǎn)的局限，隨時(shí)隨地進(jìn)行審批。這不僅提高了多組織管理的規(guī)范性和可控性，更提升了工作質(zhì)量、辦公效率，強(qiáng)化了執(zhí)行力，節(jié)約了大量的辦公資源。

（二）利用單位文檔模塊，建立了單位文檔和各部門文件共享。各部門知識(shí)管理員把重要資料上傳到各部門的共享文檔，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行授權(quán)，系統(tǒng)文檔管理員會(huì)及時(shí)存檔，并嚴(yán)格監(jiān)督文檔各類權(quán)限控制。不僅有效保證了文檔信息資料的安全性，也提高了查閱速度。集團(tuán)所有紙質(zhì)文檔全面實(shí)現(xiàn)電子化后，更是加快了知識(shí)的傳播及共享。

（三）通過(guò)金蝶協(xié)同平臺(tái)強(qiáng)大的工作流引擎，實(shí)現(xiàn)各部門業(yè)務(wù)的電子流轉(zhuǎn)，各層級(jí)員工能實(shí)時(shí)了解辦事進(jìn)度和狀態(tài)，分析具體環(huán)節(jié)的辦事時(shí)間和結(jié)果，極大地提升了從業(yè)務(wù)部門到管理層的辦事效率及集團(tuán)的管控力度。

（四）公司公務(wù)車、會(huì)議室等行政資源采取的是透明的管理模式，管理者能及時(shí)了解車輛申請(qǐng)審批情況、使用情況等，提高了行政資源利用效率。

六、OA辦公系統(tǒng)在多元化集團(tuán)企業(yè)信息化管理中的實(shí)施策略與建議

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視。協(xié)同OA是近年來(lái)才發(fā)展起來(lái)的信息化管理軟件，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)它是一個(gè)融入高科技的新生事物，而企業(yè)普遍缺乏相關(guān)專業(yè)人才和經(jīng)驗(yàn)，信息化建設(shè)過(guò)程中不可避免地遇到各種問(wèn)題，有的企業(yè)能夠及時(shí)解決問(wèn)題，順利實(shí)現(xiàn)信息化升級(jí)，有的企業(yè)則是以失敗告終。作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須高度重視，積極協(xié)調(diào)，并帶頭學(xué)習(xí)和實(shí)踐，真正把軟件各項(xiàng)功能運(yùn)用到日常管理中去。

（二）事前做好規(guī)劃設(shè)計(jì)。每個(gè)企業(yè)各有特點(diǎn)，經(jīng)營(yíng)規(guī)模和業(yè)務(wù)范圍各不相同，因此對(duì)信息化平臺(tái)協(xié)同軟件的功能需求也有所不同。企業(yè)用戶與軟件公司雙方必須共同組建調(diào)研小組，從梳理制約企業(yè)管理效率的瓶頸入手，將企業(yè)的整體發(fā)展目標(biāo)和信息化建設(shè)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，事前做好規(guī)劃設(shè)計(jì)。企業(yè)購(gòu)買軟件產(chǎn)品時(shí)，應(yīng)充分考慮產(chǎn)品的可擴(kuò)展性，確保系統(tǒng)能夠提供靈活的業(yè)務(wù)定制功能，以適應(yīng)企業(yè)未來(lái)發(fā)展需要。切忌只顧眼前利益，貪圖便宜，導(dǎo)致剛投入使用的軟件沒(méi)過(guò)多久就因企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大和業(yè)務(wù)升級(jí)而失靈。

（三）建立一支技術(shù)過(guò)硬的信息化管理人才隊(duì)伍。多元化集團(tuán)企業(yè)很少有專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，使得復(fù)雜度高、有難度的信息化解決方案無(wú)法成功實(shí)施。即便是簡(jiǎn)單的事項(xiàng)也會(huì)因管理不到位而降低軟件使用效率。因此，企業(yè)必須組建一支技術(shù)過(guò)硬的信息化管理人才隊(duì)伍，相關(guān)人員需具備扎實(shí)的信息科學(xué)理論基礎(chǔ)和良好的管理能力，能夠運(yùn)用信息科學(xué)的理論技術(shù)解決各層次的管理者和用戶面臨的實(shí)際問(wèn)題。

（四）完善相關(guān)硬件設(shè)施。建設(shè)辦公自動(dòng)化信息平臺(tái)的先決條件是具備相關(guān)硬件與電信基礎(chǔ)設(shè)施。大多數(shù)企業(yè)都配有計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，主要用于文字、表格處理、排版編輯等。建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)則需進(jìn)一步完善相關(guān)硬件設(shè)施，確保存儲(chǔ)空間充足和數(shù)據(jù)傳輸速度。

（五）重視信息化平臺(tái)日常維護(hù)。多元化集團(tuán)企業(yè)信息化平臺(tái)一旦建立，合作的軟件公司一般都會(huì)提供免費(fèi)的培訓(xùn)和質(zhì)保期內(nèi)的免費(fèi)維護(hù)。企業(yè)應(yīng)該抓住機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)全員參加培訓(xùn)，盡快掌握信息化平臺(tái)操作流程和方法，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題與不足。質(zhì)保期過(guò)后一般軟件公司會(huì)提供有償維護(hù)服務(wù)，有的企業(yè)投入了幾十萬(wàn)、數(shù)百萬(wàn)建設(shè)信息化平臺(tái)，但往往忽視日常維護(hù)投入，導(dǎo)致因一些很容易解決的小問(wèn)題而影響軟件使用效率，因此建議企業(yè)與軟件公司持續(xù)保持聯(lián)系，做好信息化平臺(tái)日常維護(hù)。

七、結(jié)語(yǔ)

多元化集團(tuán)企業(yè)隨著市場(chǎng)業(yè)務(wù)范圍的不斷拓展和業(yè)務(wù)量的不斷增長(zhǎng)，對(duì)管理信息系統(tǒng)建設(shè)提出了更高的要求，需要不斷獲取知識(shí)，提升創(chuàng)新能力和深化管理。信息化的深入應(yīng)用能夠極大的提高運(yùn)轉(zhuǎn)效率，節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本。信息化手段，勢(shì)在必行。

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[責(zé)任編輯：王鳳娟]