面向協(xié)同管理的辦公自動化應用研究

付蓉

摘要：本文從辦公自動化體系的發(fā)展入手，以面向協(xié)同管理的辦公自動化應用在高校的應用為例，對這一辦公自動應用化系統(tǒng)進行了研究。

關鍵詞：協(xié)同管理；辦公自動化；應用研究

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）27-0191-02

協(xié)同管理一種以打破人力、物力、財力、信息、流程等資源之間的邊界壁壘為目標的管理體制，它是讓各種資源因素為同一個共同目標的實現(xiàn)而進行的協(xié)調運作，這一體制可以通過對各個資源的最大程度的開發(fā)、利用、和增值來發(fā)揮一種協(xié)調作用。辦公自動化系統(tǒng)，從廣義上講，是提高日常工作效率的軟硬件系統(tǒng)的總稱，打印機復印機以及各種辦公軟件都可以被看做是辦公自動化系統(tǒng)的組成部分。從狹義上講是通過對辦公室內部的事務性工作進行有效處理的方式來提高辦公效率和管理效率的管理系統(tǒng)。隨著信息技術的不斷發(fā)展，面向協(xié)同管理的辦公自動化體系已經得到了一定程度的應用，因此我們有必要對面向協(xié)同管理的辦公自動化體系的應用進行研究。

1 我國辦公自動化的發(fā)展

面向協(xié)同管理的辦公自動化應用是我國辦公自動化發(fā)展的產物，它是知識管理辦公自動化系統(tǒng)的一種應用。我國的辦公自動化發(fā)展是從20世紀80年代初期開始的，從20世紀80年代初期至今，我國的辦公自動化發(fā)展經歷了三個主要的發(fā)展階段。其中，第一個發(fā)展階段是20世紀80年代初期至20世紀80年代中期，在這一階段，學術界開始對中國愛發(fā)展辦公自動化的模式進行了探討，我國辦公自動化的發(fā)展規(guī)劃得到了制定和應用，一些單一功能的辦公自動化設備已經開始在一些機關單位得到應用，單項業(yè)務的自動化成為了這一時辦公自動化的典型特點。第二個發(fā)展階段是20世紀80年代中期至20世紀90年代初期這一段時期。這一時期，辦公自動化試點工作開始在全國范圍內推行。通過全國通信網絡的大規(guī)模改造，辦公自動化的標準化工作取得了很大的進展。第三個階段就是20世紀90年代至今這一段歷史時期，在這一時期全國市級以上的機關和大中型企事業(yè)單位基本實現(xiàn)了辦公的自動化，以上海市人民政府的辦公系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)對文字處理、行文處理、文檔管理以及辦公日常管理等多個領域進行了開發(fā)，讓市政府的辦公效率得到了顯著的提高?？梢哉f，這一時期形成的辦公自動化體系是一種知識管理的辦公自動化系統(tǒng)，面向協(xié)同管理的辦公自動化系統(tǒng)就是這種辦公自動化系統(tǒng)的一種體現(xiàn)。

2 面向協(xié)同管理的辦公自動化應用系統(tǒng)的應用研究

2.1 面向協(xié)同管理的辦公自動化系統(tǒng)在軍事院校中的應用研究

隨著軍隊信息化建軍的發(fā)展進程的加快，軍隊指揮自動化、主戰(zhàn)裝備的信息化以及軍隊日常業(yè)務的信息化成為了軍隊信息化建設過程中重點關注的問題。隨著信息技術的發(fā)展，計算機網絡系統(tǒng)也已經成為了軍事院校開展日常管理的工具。但是計算機網絡系統(tǒng)在給軍事院校的辦公室管理工作帶來便利的同時也在一定程度上增加了泄密渠道，這就給軍事院校的建設與發(fā)展帶來了一定的危險性[1]。為了提高軍事院校辦公室工作的辦公效率，減少軍事機密泄露的風險，面向協(xié)同管理的辦公自動化應用就在軍事院校中得到了應用。

通過對辦公自動化系統(tǒng)進行研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，辦公自動化系統(tǒng)主要由事務型辦公自動化系統(tǒng)、管理型辦公自動化系統(tǒng)和決策型辦公自動化系統(tǒng)組成?？梢哉f，面向協(xié)同管理的辦公自動化系統(tǒng)可以讓這些系統(tǒng)的功能得到充分的發(fā)揮。軍隊中現(xiàn)行的自動化辦公系統(tǒng)就是一種讓這三種系統(tǒng)進行有機融合，借助管理科學的引進而建立起來的一種高效協(xié)調的數字化辦公系統(tǒng)，它的協(xié)調性說明這樣的系統(tǒng)可以被看作是一種面向協(xié)同管理的辦公自動化系統(tǒng)。因此，軍事院校的辦公系統(tǒng)就成為了面向協(xié)同管理的辦公自動化系統(tǒng)在軍事領域應用的一種體現(xiàn)。在軍事院校的辦公自動化系統(tǒng)中，用戶界面的優(yōu)化可以讓系統(tǒng)根據使用者的身份、動態(tài)等信息來有針對性的顯示操作界面，這樣使用者就可以通過對滿足自身需求的模塊界面的操作、查看、查詢功能的應用來完成自身所需完成的工作。在公文流轉過程中，使用者可以根據不同的文件來對文件的傳遞流程進行確定。在表單定制方面，辦公化自動系統(tǒng)可以根據軍事院校自身的業(yè)務需求來讓用戶對用戶表單進行自行設計，這樣學校就可以有效地結合自身狀況來制定滿足自身狀況的辦公系統(tǒng)。通過這種辦公自動化體系的應用，軍事院校的公文管理效率得到了有效的提高，以通用收文工作為例，圖中所示的內容是通用收文的處理流程，通過面向協(xié)同管理的軍用自動化辦公系統(tǒng)的應用，軍事院校可以對收文的處理全過程進行自動化的管理跟蹤和記錄，這樣就對軍用文書的管理工作進行了強化。

針對軍事工作的特殊性，面向協(xié)同管理的辦公自動化系統(tǒng)在軍事領域的應用過程中。軍方為辦公自動化系統(tǒng)設立了五層系統(tǒng)安全結構，其中第一層為物理層安全系統(tǒng)，這一安全系統(tǒng)的應用讓軍隊的計算機網絡體系在實際應用過程中既實現(xiàn)了內網與外網、軍網與因特網的隔離又實現(xiàn)了內外網的邏輯互通。第二層安全系統(tǒng)為網絡層安全系統(tǒng)，這一層安全系統(tǒng)主要通過三種方式對軍隊辦公自動化應用系統(tǒng)的安全性進行保障，首先，第一，網絡層安全系統(tǒng)通過防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等技術的應用來阻擋外部網站對軍網的網絡攻擊，第二，通過將對外公開的服務器集合劃入專門服務器子網的方式來為軍隊對用戶群和服務器群的管理提供便利條件，進而為服務器的安全提供一定的保障，第三，軍隊通過在各網的邊界處安裝高強度保密機的措施來對外部通訊線路的數據安全提供保障。第四層是應用層結構安全系統(tǒng)，以LOTUS NOTES應用系統(tǒng)平臺的認證機制、數據庫加密措施、角色功能設置、簽名域明確創(chuàng)建人和簽發(fā)人職責性、區(qū)段安全性保障措施以及安全工作流機制的綜合運用來對軍隊辦公自動化系統(tǒng)的安全運行提供保障。第五層安全保障體系是管理層網絡體系，這一層網絡體系是通過在軍網設立安全體系規(guī)范，建立網絡安全小組以及對安全管理制度的完善等措施來對軍隊辦公自動化系統(tǒng)進行維護。在對這些措施進行應用的過程中，國防大學通過保密文化與辦公室辦公系統(tǒng)相結合的方式來對軍事信息的安全性進行了強化，通過將保密守則、手機使用規(guī)定與辦公室管理工作相結合的方式，辦公室管理工作與軍事保密工作得到了一定程度的融合。

2.2 面向協(xié)同管理的辦公自動化系統(tǒng)在普通高校研究

通過前文的論述，我們可以這樣認為理想的辦公自動化系統(tǒng)是一種能夠為工作人員提供集成化多功能的辦公桌面環(huán)境的應用系統(tǒng)。圖中所示的內容是辦公系統(tǒng)的系統(tǒng)環(huán)境結構圖

通過對圖表進行分析，我們可以發(fā)現(xiàn)，在辦公自動化系統(tǒng)的體系構建之中，具有工作流性質的處理流程和監(jiān)督功能是兩種不可缺少的因素。在面向協(xié)同管理的辦公自動化系統(tǒng)中，這兩種因素是解決多部門協(xié)作問題的重要工具。集成處理與信息發(fā)布平臺的完善可以解決傳統(tǒng)的辦公自動化體系中出現(xiàn)的信息收集處理處理和發(fā)布過程相分割的問題。安全保障體系可以被看作是讓辦公自動化系統(tǒng)安全運轉的保障。這同時也可以說明面向協(xié)同管理的辦公自動化系統(tǒng)是一種具有時效性的辦公自動化系統(tǒng)。

我們通過對這一系統(tǒng)在普通高校的應用狀況進行研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，三明學院建立了一種面向協(xié)同管理的辦公自動化應用體系，在該校的這一辦公體系之中，教師通過教務平臺就可以完成課程表、學生名單、選修課及學生成績的管理工作，通過內網外網相結合的方式，教工對學校、院系以及相關部門的信息傳達溝通需求得到了充分的滿足，這就對辦公效率的提高起到了促進作用。

3 結論

面向協(xié)同管理的辦公自動化應用可以在應用過程中對企事業(yè)單位中的資源進行有效協(xié)調，它是提升辦公效率的有效手段，它可以在高校領域進行應用，也可以在一般的企事業(yè)單位辦公室管理中得到應用。這一體系的應用會對政府機關及企事業(yè)單位的辦公室管理工作的優(yōu)化起到促進作用。

參考文獻：

[1] 陳帥.面向協(xié)同管理的醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)應用研究[D].南方醫(yī)科大學，2013.

[2] 王福剛.軍隊日常辦公管理信息自動化系統(tǒng)開發(fā)與研究[D].電子科技大學，2008.