“四象限法則”與秘書時間管理

田利紅

摘要：隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，秘書工作也面臨各種各樣的挑戰(zhàn)，本文從“四象限法則”與秘書時間管理的角度出發(fā)探討如何更好的做好秘書工作。

關(guān)鍵詞：四象限發(fā)展；秘書工作；時間管理

秘書工作在黨政機關(guān)和企事業(yè)單位中占重要地位，秘書工作事務(wù)性強，是一項綜合性工作，時間管理對秘書而言特別重要。

一、時間管理釋義

所謂時間管理，是指對時間進行有效的計劃和控制，從而在有限的時間內(nèi)創(chuàng)造最大的效益。時間管理簡單地說就是用最短的時間或在預訂的時間內(nèi)，把事情做好。研究表明：一個效率低的人與一個高效的人工作效率相差可達10倍以上。成功人士的共同點之一就是善于高效地運用時間，實際上，人人都需要掌握時間管理的理念和方法。從某種意義上說，時間管理就是降低變動性而高效率地運用時間，其最重要的意義在于透過事先的打算，作為指引、提醒。即在日常事務(wù)中，通過預先的計劃、安排，恰當、高效率地分配、運用時間，以實現(xiàn)自己的目標或目的。

作為秘書人員的工作，多是繁蕪叢雜，千頭萬緒，而且很多工作的出現(xiàn)是無法預料的。對秘書人員來講，時間是最重要、最缺乏的資源，但時間對每個人都是常數(shù)，公平分給每一個人，秘書人員不可能發(fā)明時間，也不能增多、重復利用時間，秘書工作人員必須把有限的時間合理地分配在自己所要做的事務(wù)上，管理好時間這種資源，發(fā)揮其最大效益。

二、時間“四象限”法

美國的蒂芬·科維創(chuàng)造性地提出關(guān)于時間管理的思想方法，該研究者認為，把工作按緊急重要與否的程度，可以區(qū)分為四個“象限”：一是不重要也不緊急。例如：看電影、客套的聊天、漫無目的的上網(wǎng)、個人游玩等。二是不重要但緊急。例如：部門例會、常規(guī)的行政事項檢查、辦公室的不速之客等。三是不緊急但重要。例如，建立有效的休閑、新的發(fā)展機會、人際關(guān)系、制訂長期工作規(guī)劃、防范措施等。四是重要又緊急。例如，即將到期的工作、需要及時處理的危機等。我們平時的工作都可以放到這四個象限里進行分析，這其實是著名的“四象限分析法”在時間管理上的應用。

一般，處理這四類工作的順序是：先第一象限，既緊急又重要的，這類工作應該在第一時間做，并投入足夠的時間和精力；接著是第二象限，是重要但不緊急的，應該有計劃地做；再到第三象限，緊急但不重要的，應該馬上做或授權(quán)他人處理；最后才是第四象限，既不緊急也不重要的，要學會舍棄，盡量不去做。

其中，第三象限的收縮，如選擇立刻做，但應在最少的時間內(nèi)完成；以及第四象限的舍棄是眾所周知的時間管理方式，但在第一、二象限的處理上，卻不合理。第一、二象限之事本應互通關(guān)聯(lián)，不可分開。第一象限的事件減少，則第二象限的擴大。由于處理時間比較充足，效率會高，效果會比預期理想。通過有計劃地把主要時間、精力放在需要處理不緊急但重要的事情方面上，則容易做到防患于未然。然而一些人更注重于第一象限的事件，容易使人時常忙于處理危機、收拾雜事，長期處于工作的高壓狀態(tài)，長此以往使人疲于奔命，這不利于工作更對身體無益。

因此，秘書工作人員在安排工作時，應抓住關(guān)鍵，把主要時間、精力重點用在對付那些不緊急但重要的工作上，有步驟、有計劃完成，取得最佳效益。

三、“四象限法則”與秘書時間管理

秘書工作人員每天面臨著紛繁復雜的工作，秘書工作人員必須把有限的時間科學靈活的分配在自己所掌握的那個系統(tǒng)的關(guān)鍵上，把工作按照重要和緊急兩方面的不同程度進行合理劃分，從而更好地實現(xiàn)預定目標，這就是時間管理“四象限法則”的目標。

按照時間管理“四象限法則”，大部分低效的時間管理者往往選擇先處理第一象限和第三象限的事情，工作勢必會一團亂，因此，我們需要對時間管理“四象限法則”重新解讀：

一是根據(jù)任務(wù)的時間要求，判斷工作任務(wù)的重要性、緊迫程度，同時依據(jù)工作任務(wù)的重要程度、自己職業(yè)習慣、價值取向等。第一分清“輕重”，對所需完成的任務(wù)，以自身的職業(yè)價值觀為準，標出“不重要”、“重要”。第二分清“緩急”，對所給任務(wù)，以截至日期為準，列出“不緊急”、“緊急”。標完之后將它們放入四象限，第一象限工作要越少越好，很多第一象限的工作是因為它們在第二象限時沒有被很好地處理。

通用公司前總裁莫瑞指出，秘書把呈遞給他的文件放在標有色差的文件夾里：黑色表示須簽名的文件、黃色表示在一周內(nèi)批閱的文件、橘色表示當天注意的文件、綠色表示立即批準、紅色表示緊急。這是時間管理“四象限法則”的典型案例。

二是猴子管理法。與第三象限。猴子管理法則來源于“背上的猴子”——由比爾·翁肯（Bill Oncken）所提出的一個有趣的理論。翁肯教授指出，管理者在忙于工作的時候，其下屬員工可能在休閑。得出的啟示：一些主管人員感覺工作時間緊張，一直追趕工作進度，其中一個重要的因素在于：將本該部署去做的工作攬過來自己擔當，而沒有做好統(tǒng)籌、分工分責。因此要甩掉自己背上的猴子，或者將猴子放回到他的主人背上，第三象限的工作放手交給別人去做，走出第三象限，提高時間利用率和工作效率。

三是修煉第二象限工作方法。四象限的核心和最終目的是在第二象限工作法里。作為工作人員，應將主要時間、精力放在修煉自己在第二象限工作的能力，解決第二象限內(nèi)的事務(wù)。大家經(jīng)常制定的工作目標、計劃、步驟等，都是相對于第二象限來說的。如何做呢？其要旨是：對第二現(xiàn)象的工作進行目標詳細描述并進行必要的任務(wù)分解、分工。最關(guān)鍵的是任務(wù)分解有了工作時間的限制，可以明確知道該任務(wù)是否按規(guī)定時間完成，是否推遲，原因是什么，如何避免。

四是做了第二現(xiàn)象工作的任務(wù)分解和目標描述之后，為了戰(zhàn)勝時間管理的三大殺手：工作拖延癥、猶豫不定和目標不明確，還需要制定時間管理“四象限法則”工作跟蹤表來追蹤管理，表上要明確體現(xiàn)工作內(nèi)容、在第幾象限、工作消耗時間跟蹤日期。

秘書的時間管理分為兩個部分：一部分是規(guī)劃好自己的時間，提高工作效率，做到忙而不亂；另一部分是替領(lǐng)導掌控時間，為領(lǐng)導節(jié)省大量的時間和精力，保證領(lǐng)導工作高效率。掌握時間管理“四象限法則”有助于秘書工作人員在具體工作中明確職責范圍，抓住工作中的關(guān)鍵點，正確區(qū)分工作的輕重緩急，使整個工作流程和諧運轉(zhuǎn)。時間管理“四象限法則”的運用，有助于秘書工作人員應用現(xiàn)在的定量化、科學化的時間管理方法，減少時間浪費，提高時間的利用率，倍增時間效益。