基層檔案收集工作的問題與對策

郭向欣

【摘 要】眾所周知，檔案是極其重要的信息資源，并且也是單位發(fā)展中不容或缺的組成部分與內(nèi)容，尤其是檔案收集工作。其中在基層單位檔案收集中存在非常多的缺陷與不足，無法真正保證檔案信息資源的完善性與有效性，并且也無法保證檔案的真實性，這對基層單位的發(fā)展而言具有一定的阻礙。故此，在新時期下需要加強對基層單位檔案收集的分析與了解，探其原因，提出措施，真正實現(xiàn)基層檔案收集工作的可持續(xù)發(fā)展。

【關鍵詞】基層單位；檔案收集；問題；對策

從屬性分析，檔案是一項歷史記錄載體，也是社會實踐活動的主要反映，是極其重要的信息資源，在基層單位的發(fā)展中，檔案收集工作具有重大的現(xiàn)實意義，這不僅關系到基層單位的發(fā)展，甚至也關系到基層單位歷史記錄的完整性。目前，積極分析基層檔案收集工作意義重大，還需要采取有效的對策進行改善，充分發(fā)揮出基層檔案的有效性，將其難點加以改善，推動我國基層單位的發(fā)展。

一、目前基層單位檔案收集存在的問題

1.檔案收集門類不齊全

根據(jù)筆者的調(diào)查與分析，在近幾年檔案門類不齊全現(xiàn)象層出不窮，且這一現(xiàn)象在基層單位表現(xiàn)的最為明顯，比如鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位的檔案主要分為四種類型，分別是文書檔案、會計檔案、統(tǒng)計檔案、農(nóng)業(yè)檔案，這四類檔案資料缺一不可，但是很多基層單位檔案收集中僅僅對文書檔案與會計檔案資料加以收集，導致其它檔案資料有所遺失?；蛘邔τ诨鶎訖C關單位，依據(jù)職能其檔案類型眾多，包括了文書檔案，信訪檔案、新聞檔案，但是在檔案收集的過程中并不重視新聞檔案（即各類會議報告、演講稿、照片資料等），無法真正保證檔案收集資料的全面性。

2.檔案收集內(nèi)容不完善

只有真正保證檔案收集資料的完善性、真實性才能真正發(fā)揮出檔案資料收集的意義，目前，在基層單位檔案收集中，因收到收集資料的限制或者檔案收集人員自身的影響，導致大多數(shù)檔案資料收集不完善，有的材料有上文無下文，有的資料有附件沒有正文，有的有批復但是沒有請示，如此一來，則無法真正將某一項活動的過程加以展現(xiàn)，無法發(fā)揮出檔案的重要作用與價值。

3.檔案數(shù)量出現(xiàn)懸殊

根據(jù)分析與研究，有諸多基層單位所收集的檔案資料均為上級部門所下發(fā)的文件，但是對于某些會議中領導人員的講話、會議記錄、會議照片等資料卻沒有進行收集，還有一種情況便是在基層單位檔案管理中，會出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象的發(fā)生，無法保證檔案資料的完善性，甚至同一門類檔案數(shù)量存在一定的差距，無法體現(xiàn)出檔案收集資料的有效性。

二、基層單位檔案收集出現(xiàn)問題的原因

1.缺乏對檔案收集的認識與了解

在諸多基層單位，其領導者沒有清楚的認識到檔案收集的重要性，并且沒有認識到檔案收集所帶來的現(xiàn)實意義，導致檔案收集工作出現(xiàn)問題未及時解決。甚至還有部分領導者認為只要將重要的檔案資料進行收集即可，無關痛癢的資料不需要進行收集，如此一來則在一定程度上喪失檔案收集的現(xiàn)實意義。

2.未制定完善的檔案收集制度

因為受到自身因素以及其它因素的影響，所以在大多數(shù)基層單位檔案收集中沒有制定切實有效的規(guī)章制度，并沒有沒有對哪一類檔案收集與歸納進行明確設置，在檔案人員收集的時候無法可依，檔案收集工作受到影響。與此同時，雖然部分基層單位設置了檔案收集制度，但是卻不符合實際的發(fā)展情況，或從其它單位照搬而來，或從其它企業(yè)挪用而言，沒有與自身性質(zhì)相互聯(lián)系，導致制度管理趨于形式化。

3.檔案管理人員素養(yǎng)過低

在檔案收集過程中，其檔案管理人員的素養(yǎng)與技能關系到了其收集的質(zhì)量與重要性，但是在基層單位中，因缺乏對檔案收集的重視，很多情況下沒有給予檔案人員正確的培訓與教育，導致檔案管理人員缺乏專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，甚至部分基層單位的檔案人員身兼數(shù)職，在檔案收集中缺乏精力與時間，收集過程中態(tài)度散漫，敷衍了事，嚴重影響檔案資料收集的有效性。

三、新時期基層檔案收集工作的改善對策

1.提高基層單位領導者的檔案收集意識

只有保證基層單位領導者樹立正確的檔案收集意識與觀念，才能真正實現(xiàn)檔案收集的完善性、規(guī)范性與全面性。基層單位的領導者需從長遠角度出發(fā)，認識單位發(fā)展與檔案管理之間的關系，并且檔案部門要采取多種渠道與方法，為領導宣傳檔案收集工作的重要性，使其明白檔案收集的重要性與完善性，在日后工作中給予檔案收集工作肯定與支持，為檔案收集奠定理論基礎與保障。

2.制定有效的檔案歸檔制度

在基層單位檔案收集中需要依據(jù)相關規(guī)章制度才能推動檔案收集的完善性，所以積極制定基層單位檔案收集制度與歸納制度至關重要，這樣一來能夠真正保證檔案資料的完善性、檔案資料收集的即時性。檔案管理部門需要結合現(xiàn)階段的發(fā)展情況，針對性的制定有效的檔案歸檔與收集制度，并且還需要經(jīng)過審核通過，將其作為檔案人員考核的主要內(nèi)容，進而提高檔案收集人員的積極性。

3.提高檔案管理人員的基本素養(yǎng)

誠如上文所言，檔案管理人員的素養(yǎng)關系到了檔案收集工作的好壞，尤其在新形勢下，基層單位需要清楚的認識到這一點，并積極提高檔案管理人員的素養(yǎng)，基層單位檔案部門需針對性的開展培訓與教育模式，以提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及職業(yè)能力為主，或者將培訓與教育的成果與績效考核相互聯(lián)系，提高檔案人員的學習積極性。基層單位的檔案部門還需要從現(xiàn)實出發(fā)，杜絕各類兼職人員的現(xiàn)象，可以根據(jù)實際情況對外招聘優(yōu)秀的檔案管理人員，為檔案收集工作補充新鮮血液。

4.提高檔案收集途徑的多樣化

在基層單位中其檔案資料類型比較多，且具備專業(yè)性，因為每一份檔案材料的性質(zhì)不同，所以很多情況下需要具備專業(yè)知識的檔案人員進行收集。其中假如將部門中的檔案材料均上交到單位的檔案室之中，那樣不僅會浪費時間，還會提高檔案收集者的工作量，無法真正保證檔案收集質(zhì)量。因此筆者認為，在基層檔案收集過程之中，需要嚴格遵循檔案收集的規(guī)律，要對檔案文件材料進行分析，實現(xiàn)檔案收集各個環(huán)節(jié)的完善性，不論是收集、積累還是歸檔，均要保持有效性。這樣一來，基層單位檔案資料收集具有多元化，并且可以真正提升其收集效率。

四、結語

在新時期積極做好檔案管理與收集工作是基層單位發(fā)展的基礎，其中需清楚的認識到檔案收集中存在的缺陷與不足，并探其原因，加以解決，真正從現(xiàn)實出發(fā)，另外還需要保證基層單位檔案收集工作的延伸性，基層單位工作到哪一地步，那么檔案工作需要延伸到哪一底部，只有真正做到這一點，才可以為基層單位的發(fā)展提供基礎保障。在本文中，筆者主要從四個部分展開論述，分別是提高基層單位領導者的檔案收集意識、制定有效的檔案歸檔制度、提高檔案管理人員的基本素養(yǎng)、提高檔案收集途徑的多樣化，如此才能完善基層單位檔案收集工作。

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