現(xiàn)代信息技術(shù)在普通高級中學檔案管理中的應用

崔震

【摘要】在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案管理的應用成了高級中學管理工作中的重要因素。本文主要研究信息技術(shù)在檔案管理中的重要性及對策，對此進行深度分析。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù)；檔案管理；高級中學

現(xiàn)代社會中信息技術(shù)的迅速發(fā)展，迫使學校也在改變教學的理念。同時，學校設定評價標準的能力也在進步，檔案管理的應用作用也就成了綜合實力中的重要組成部分。檔案中的圖片、文字及豐富多彩的教學錄像，是學校各項活動的真實記錄。但，目前一些學校檔案管理方面的工作還存在一定欠缺，管理理念和方法也較落后，需要進行有效改善，使之促進學校各項管理工作的進一步發(fā)展。

一、中學檔案管理工作存在的問題

隨著現(xiàn)代社會中的信息技術(shù)不斷迅速發(fā)展，檔案管理工作相較存在滯后現(xiàn)象，不能滿足現(xiàn)代社會對檔案信息資源的要求。主要表現(xiàn)在：一是學校領導除了關(guān)注教學，沒有重視檔案管理的問題，對于檔案管理的認識欠缺。二是管理制度建立不完善，在傳統(tǒng)檔案的形式上也存在變化問題，管理工作出現(xiàn)前所未有的缺陷。三是管理人員工作能力偏低，有些是兼職人員，根本不懂得如何管理檔案，專業(yè)素質(zhì)較低，整理、收集及保管方面的能力也存在一定程度的欠缺，甚至給檔案管理工作帶來阻礙，導致無法推進先進檔案信息管理技術(shù)。四是中學領導忽視了學校管理制度要求和檔案管理工作規(guī)范，沒有添置信息化設備，造成檔案管理信息化程度偏低。

二、相關(guān)改進措施

（一）建立健全檔案管理制度。為了讓學校檔案管理工作能在正常的條件下運行，要重視檔案管理的制度建立健全。管理人員對學校的實際情況進行全面的調(diào)查，經(jīng)過調(diào)查得知；為了檔案的管理工作能夠順利進行，事前充分理解（檔案法）的重要性及規(guī)定中的合理科學規(guī)章制度的原則。在管理檔案中保證要遵從已制定規(guī)章制度的原則，一是收集檔案信息、歸檔、整理、保存、篩選……按照制定的環(huán)節(jié)標準進行。二是管理檔案時，通過有序化來進行有序移交檔案、改編、接收等，并按照工作中的需要辦理手續(xù)，做好入檔記錄。三是為了進行檢索，需要對檔案管理進行索引，在管理檔案中做好過程匯總，且配合相關(guān)的檢索進行管理檔案工作，以提高查看檔案的效率。

（二）提高管理人員技能素養(yǎng)。為了更好地進行檔案管理工作，提出了重要條件，要求相關(guān)部門定期對工作人員進行培養(yǎng)。尤其是派遣管理檔案的人員，并給予一些相關(guān)學習的資料，要求學習過程中能夠充分理解管理檔案的重要知識；同時提高工作人員的實踐技能（計算機技術(shù)）、維護網(wǎng)絡及管理數(shù)據(jù)，加強管理經(jīng)驗的提高，并讓檔案管理人員了解管理檔案方面的重要性；加強培養(yǎng)相關(guān)人員的管理及監(jiān)督專業(yè)水平，減少難點，運用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)收集管理中的相關(guān)信息，把現(xiàn)代信息技術(shù)融入新時期檔案管理工作的發(fā)展當中。

（三）管理檔案中的注意事項。檔案管理人員在整理或保存檔案時，對于從前的紙質(zhì)化檔案用日常的處理方式接手即可，因為在檔案管理當中很少存在重紙質(zhì)文件。但是屬于特殊性的數(shù)字化文件，如果采取處理方法出現(xiàn)失誤，會導致大量文件丟失，最后也很難以找回原處。所以，建議在保存及整理檔案時，要認真核對是否屬于數(shù)字化文件，再進行收集。為了方便使用計算機網(wǎng)絡（Computer）來發(fā)送相關(guān)郵件及文件，相關(guān)單位該為中學校提供“網(wǎng)絡”（The internet），通過先進網(wǎng)絡技術(shù)來把文件安全發(fā)送給檔案管理人員。此外，在收集檔案資料時注意一些方面：進行檢查資料的質(zhì)量保證，避免出現(xiàn)破損或水漬的痕跡，對于不合格的資料一概拒絕接收。

（四）現(xiàn)代化管理方式的應用。隨著現(xiàn)代社會信息資源的不斷推進，檔案資源利用率及開發(fā)較為廣泛，將其在管理中成為了不可缺少的重要部分。因為，每年各個中學的競爭力不斷加強，為了在一定程度上提升目標，采取相應的手段對信息資源及企業(yè)信息進行程度上的競爭。然而科學技術(shù)利用高速發(fā)展的時代提高了生產(chǎn)力，所以，在社會管理及經(jīng)濟建設當中信息技術(shù)已成為了其中不可缺少的基本部分，而且在一定程度上不斷刺激與提高信息化，將檔案管理工作促進先進技術(shù)發(fā)展上。但隨著時代的發(fā)展要求對傳統(tǒng)的（方式方法、管理理念及管理機制）不再被廣泛利用，對此方面需要加強提高。為了擴大信息溝通的渠道，在檔案信息的開發(fā)上加強優(yōu)化，并建立一種相應的開發(fā)機制，使信息管理技術(shù)及傳統(tǒng)檔案配合所謂方式進行改進。同時讓豐富的形式滿足現(xiàn)代信息的要求，加強重視收集檔案方面工作的重要性，例如：正確保存檔案（電子、紙質(zhì)），也要把相關(guān)資料一同收集（文字、錄像），并確保收集檔案工作的質(zhì)量。

三、總結(jié)

檔案管理對于現(xiàn)代高中學校來說是在工作中非常重視的部分，用先進信息技術(shù)使學校的檔案管理工作能力得到提高，起到促進的作用，同時提供更多的相關(guān)信息并給予一些支持。如果中學的檔案管理工作能力，能得到相關(guān)部門的認可，可提高教學管理水平，并為未來的發(fā)展做好鋪墊。

【參考文獻】

[1]李兵.信息技術(shù)在檔案管理中的應用[J].活力， 2014（3）：102.