事業(yè)單位人事檔案管理標準化、信息化的實踐思考

任園柯

【摘要】事業(yè)單位人力資源管理方面水平的提高對經(jīng)濟穩(wěn)步發(fā)展有著重要的現(xiàn)實意義。事業(yè)單位大多是為大眾提供服務而設立的，更應大量吸引優(yōu)秀人才，促進各項工作的有效發(fā)展。這就要求事業(yè)單位對人事檔案的管理應逐步標準化、信息化。從而促進和加強事業(yè)單位干部隊伍建設。

【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案；標準化；信息化

人事檔案管理是每個用人單位都應重視和提高的重要管理環(huán)節(jié)。作為為大眾提供服務的事業(yè)單位更應在人事檔案管理與人力資源方面做出深入的研究，以確保為事業(yè)單位的服務工作奠定堅實基礎。隨著我國信息化程度的提高，人事檔案管理在事業(yè)單位的管理工作中起到了舉足輕重的作用，我們應提高對事業(yè)單位的人事檔案管理工作重要性的認識，更要加大力度發(fā)展這項管理工作。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的必要性

人力資源管理可以說是任何單位任何組織管理工作的重要組成部分。再科學有效的管理方式也是以人為本進行操作和執(zhí)行，脫離人力資源的有效管理進行的組織管理工作都不會有明顯成效。而人事檔案管理正是對人力資源管理的一種承載。事業(yè)單位的人事檔案管理不光要建立一套完整的體系，還要將這套體系信息化，用以提高管理工作的效率。讓事業(yè)單位工作人員的身份、資歷、職務、表現(xiàn)等基本信息與員工的福利保障、待遇、組織關系等緊密地相關起來，對工作人員的工作做出真實、客觀、公正的評價。所以事業(yè)單位人力資源改革、人事檔案管理信息化勢在必行。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）事業(yè)單位人事檔案管理基礎薄弱。事業(yè)單位人事檔案管理工作是一項基礎性工作，由于工作的特殊性并不會把工作結(jié)果展現(xiàn)在大眾面前，在很多領導眼中并未得到重視。重視程度不夠勢必會導致設備更新、人力調(diào)配、薪資調(diào)整等方面不會得到及時的提升。在我們重新審視這一項工作的時候不難發(fā)現(xiàn)基礎太弱，以致使下一步工作的展開基礎不達標。

（二）事業(yè)單位人事檔案管理信息不互通。各事業(yè)單位的組織功能不同，服務性質(zhì)千差萬別，對于人事檔案管理工作需要的計算機軟件也不盡相同，造成信息不能互通。這是一種資源的浪費，也是現(xiàn)代管理制度當中不應當出現(xiàn)的弊端，也在某種程度上限制了事業(yè)單位對人事檔案管理信息化的進程。

（三）人事檔案管理人員專業(yè)性不強。組織內(nèi)部對人事檔案管理工作的重視程度不夠，以至于從事檔案管理工作的人員身兼數(shù)職，不能投入足夠的精力和時間。而且在部分事業(yè)單位中管理人員沒有接受專業(yè)知識的培訓，根本無法適應日新月異的管理工作。

（四）在人事檔案管理方面沒有形成完整的工作體系。大多數(shù)工作都會在一個完整的工作體系中有效地完成，而事業(yè)單位中的人事檔案管理卻遠遠做不到這一點。人事檔案管理步驟不完整，很多工作人員是靠自身的喜好來完成這項工作，缺少嚴格的工作考核標準，工作效率低已成為普遍現(xiàn)象。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作的標準化、信息化

事業(yè)單位的人事檔案管理工作要想邁上一個新的臺階，逐步走上標準化信息化的道路，應從以下幾個方面入手：

（一）補充資料。首先，對于以往的人事資料應逐步核查補充信息。信息補入工作繁瑣復雜，卻十分重要，哪怕很小的錯漏都不能發(fā)生。這就要求工作人員細心核對紙質(zhì)資料和現(xiàn)有計算機資料，將出現(xiàn)的問題更正修復，以加強檔案的真實性、準確性和可利用性。

（二）檔案信息化要建立在有效數(shù)據(jù)庫的基礎上。人事檔案信息安全有效一定要有一套安全、科學、規(guī)范的數(shù)據(jù)庫。對于數(shù)據(jù)庫的甄別應考慮聘請資深的管理人才對自身事業(yè)單位的性能、工作性質(zhì)做出深入了解，對工作目的準確把握后慎重挑選，選擇最適合當前發(fā)展形勢和今后發(fā)展需要的一款數(shù)據(jù)庫。

（三）數(shù)據(jù)庫的管理權限應有明確界定。數(shù)據(jù)庫的管理工作需要認真細致有責任心的工作人員來完成。同時對數(shù)據(jù)庫的管理權限的有效把握還可以適量減少數(shù)據(jù)入庫的成本，對于事業(yè)單位的管理工作來說可以一勞永逸。

（四）加強人事檔案管理的安全性。提到檔案管理的安全性就一定要有安全標準和安全法規(guī)。其中安全標準很好理解，就是確認人事檔案管理過程中什么情況或是確認是安全的要有一套執(zhí)行標準。安全法規(guī)就是用來保證安全標準的實施，用規(guī)章制度來保障這項工作的展開。例如：檔案要有完善的借閱機制，確定借閱后準確的歸檔時間；可以借出和不可以借出要分門別類；檔案的備份機制；檔案的恢復機制；檔案信息的存儲時間等。

（五）開展人事檔案的網(wǎng)絡化。全國經(jīng)濟環(huán)境的不斷轉(zhuǎn)好、升學機制的不斷改善，國外權威的教育機構(gòu)范圍不斷擴大，我國的高素質(zhì)人才明顯增多。我們可以通過網(wǎng)絡化的人事檔案管理來完善高素質(zhì)人才的有效流通。人才可以有效地發(fā)揮專業(yè)水平，還可以將其業(yè)務能力傳授給更多的人，使人才也可以實現(xiàn)復制，使之更好地為社會主義現(xiàn)代化建設服務。這是一種改變傳統(tǒng)、封閉的管理模式的創(chuàng)新，是現(xiàn)代化管理模式的探索，大大提升事業(yè)單位人事檔案管理的工作效率，還可以利用網(wǎng)絡達到全國性互通，達到一種真正意義上的信息化管理。

綜上所述，事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展是關乎民生的事業(yè)性課題，而事業(yè)單位的人事檔案管理是保障事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的基石。只有基石穩(wěn)固了才能在基石的基礎上建起高樓大廈。這就要求事業(yè)單位重視人事檔案管理工作，穩(wěn)步前進實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理的標準化、信息化。

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