基于信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化探究

王杰

【摘要】本文對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化進(jìn)行探討研究，認(rèn)為只有采用高新智能信息化管理手段，才能加強(qiáng)日常的技術(shù)管理能力，同時(shí)也可全面優(yōu)化行政事業(yè)單位的組織結(jié)構(gòu)及運(yùn)行效率。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位；信息化；檔案；管理

一、行政事業(yè)單位日常管理運(yùn)作存在的問(wèn)題

在全球各行業(yè)機(jī)構(gòu)實(shí)施信息化管理、加強(qiáng)科技智能化管理的大背景之下，我國(guó)的行政事業(yè)單位也改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公的模式，不斷引進(jìn)信息管理方法，建立自身的信息體系。但是，如何進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，促進(jìn)各部門(mén)的協(xié)調(diào)發(fā)展，同時(shí)完善和處理各項(xiàng)文書(shū)、人事、公務(wù)等信息檔案仍然標(biāo)準(zhǔn)不一，最終影響了資源的配置效率。 具體包括如下幾點(diǎn)：

（一）資產(chǎn)運(yùn)用效率低，擱置耗費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。對(duì)行政事業(yè)單位而言，通常想方設(shè)法要求更多的資金，占有太多的國(guó)有資產(chǎn)，極少考慮到各部門(mén)的實(shí)際現(xiàn)狀和需求。在這種情況下，通常會(huì)導(dǎo)致比如各部門(mén)、各行政要職人員的互相攀比，最終使資產(chǎn)配置不合理，同時(shí)實(shí)行信息化管理的過(guò)程存在很多疏漏和不完善的地方，各部門(mén)人員的溝通脫節(jié)，難以真正實(shí)現(xiàn)信息化。

（二）信息化管理范疇廣，難以及時(shí)彌補(bǔ)信息錯(cuò)誤。在我國(guó)的大多行政事業(yè)，就性質(zhì)和類別而言，通常規(guī)模較大，這使信息化的普及和統(tǒng)一化的實(shí)現(xiàn)存在較大的難度，容易導(dǎo)致信息化管理存在散布性、混亂，難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)操作流程。行政事業(yè)單位建立信息管理系統(tǒng)的本意，原是為了提升行政事業(yè)單位的檔案管理能力，使各項(xiàng)數(shù)值和數(shù)據(jù)信息能夠及時(shí)而迅速地反饋當(dāng)前單位存在的問(wèn)題，包括業(yè)務(wù)信息、資產(chǎn)現(xiàn)狀、人事情況、經(jīng)費(fèi)開(kāi)支消耗等等，但在行政單位及各部門(mén)的規(guī)模、人員數(shù)量較多且復(fù)雜的情況下，極易使信息化管理出現(xiàn)問(wèn)題，難以實(shí)現(xiàn)有效的信息反饋與對(duì)接，從而為合理配置資源及資產(chǎn)帶來(lái)了不良影響。

（三）難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌與集中一體化管理。進(jìn)行信息化管理有利于幫助行政事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)自有資產(chǎn)的了解，隨時(shí)掌握資產(chǎn)情況，減少資金流失。為改變傳統(tǒng)落后滯納的紙媒辦公形式，改變?nèi)斯さ怯浌芾硇畔⑺鶐?lái)的出錯(cuò)率與不良影響，就應(yīng)跟著技術(shù)潮流的趨勢(shì)改革，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部的公務(wù)、人事、技術(shù)信息管理，做好資源整合，使行政事業(yè)單位對(duì)大數(shù)據(jù)的處理、管理能力，以及辦公效率全面得以提升，這是它的真正本意與運(yùn)行宗旨。然而，目前在實(shí)際的管理過(guò)程中，大多數(shù)行政事業(yè)單位仍然不具備成熟的技術(shù)管理策略。通常內(nèi)部信息采集效率、數(shù)據(jù)管理效率仍然十分低下，要在本質(zhì)上改善這個(gè)問(wèn)題，就要給信息化管理構(gòu)建一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)而科學(xué)的平臺(tái)。

二、如何提高行政事業(yè)單位檔案信息化管理水準(zhǔn)

信息化建設(shè)將會(huì)隨著全球?qū)π畔⒓夹g(shù)的需求，變得越來(lái)越標(biāo)準(zhǔn)化和嚴(yán)格。無(wú)論是普通小微企業(yè)，或是大型行政事業(yè)單位，構(gòu)建一個(gè)健康的信息平臺(tái)，引進(jìn)智能系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息化管理，完善基礎(chǔ)設(shè)施資源，這已經(jīng)是一種全球性的潮流趨勢(shì)。對(duì)此，應(yīng)注意遵從如下原則來(lái)解決問(wèn)題：

（一）統(tǒng)籌計(jì)劃，統(tǒng)一運(yùn)作。推進(jìn)行政事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)信息一體化管理，實(shí)現(xiàn)信息對(duì)接、部門(mén)聯(lián)結(jié)，完善系統(tǒng)信息體系的各項(xiàng)功能，建立強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理，并要使信息系統(tǒng)對(duì)儲(chǔ)存機(jī)密檔案、大型數(shù)據(jù)有兼容性，方便及時(shí)進(jìn)行信息提取，也方便進(jìn)行統(tǒng)一管理，保障各項(xiàng)信息資源的安全。

（二）做好標(biāo)準(zhǔn)信息化的建設(shè)，優(yōu)化現(xiàn)有的信息體系。信息化的標(biāo)準(zhǔn)化管理是硬性要求，是結(jié)合技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)的管理章程?；谛姓聵I(yè)單位有規(guī)模、業(yè)務(wù)較大，內(nèi)部人事人員較為密集復(fù)雜的情況，因此，在構(gòu)建信息平臺(tái)信息系統(tǒng)之時(shí)，可引進(jìn)西方國(guó)家的相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)方法，并結(jié)合自身的實(shí)際情況及法律框架，構(gòu)建一套能幫助自身實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一化管理的運(yùn)行機(jī)制。

（三）優(yōu)化信息管理隊(duì)伍，建立有效的監(jiān)督管理體系。技術(shù)人才為現(xiàn)代行政事業(yè)單位核心人才之一，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，就要有具有資質(zhì)的技術(shù)人才、管理人才，才能優(yōu)化內(nèi)部的智能化管理績(jī)效。對(duì)此，同時(shí)要制訂長(zhǎng)遠(yuǎn)的有效運(yùn)作方針，并建立對(duì)應(yīng)的監(jiān)督管理方法。要確認(rèn)信息化進(jìn)展戰(zhàn)略，以及結(jié)合其具體運(yùn)行機(jī)制，全面推動(dòng)行政事業(yè)單位日常對(duì)檔案信息的管理，使之更為法制化、常態(tài)化、科學(xué)化、正規(guī)化，從而才能樹(shù)立科學(xué)嚴(yán)明的管理秩序。

三、結(jié)語(yǔ)

作為我國(guó)標(biāo)志性的產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)，行政事業(yè)單位在日常的運(yùn)行過(guò)程中，需要涉及到多項(xiàng)重要的信息檔案管理工作，包括復(fù)雜、大型、機(jī)構(gòu)的信息數(shù)據(jù)的傳送、交接、接收、反饋、儲(chǔ)存等管理事項(xiàng)。同時(shí)隨著時(shí)代的變化，傳統(tǒng)的紙媒辦公模式已經(jīng)嚴(yán)重落后，也不足以應(yīng)對(duì)大量的工作任務(wù)，對(duì)此，信息化的智能作用與精確度，可減輕大量的人力與精力，同時(shí)也提升行政事業(yè)單位的公辦效率。具體而言，實(shí)現(xiàn)信息化管理手段，是當(dāng)下時(shí)代發(fā)展的一種必經(jīng)趨勢(shì)，同時(shí)信息化管理的智能化、技術(shù)革新方法也為各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域帶來(lái)極大的推動(dòng)與貢獻(xiàn)作用。對(duì)此，行政事業(yè)單位采用信息化管理方法，可加強(qiáng)對(duì)大型數(shù)據(jù)的處理能力，合理配置資源信息，全面提升自身的辦公速度，優(yōu)化和改進(jìn)組織結(jié)構(gòu)的運(yùn)行秩序。不過(guò)，這只有通過(guò)建立高效、一體化的信息平臺(tái)及構(gòu)建對(duì)應(yīng)的管理體系，并利用科學(xué)合理的管理方法，實(shí)現(xiàn)有效的監(jiān)督與信息對(duì)接，才能幫助自身的信息化管理工作，邁向一個(gè)更優(yōu)質(zhì)高端的水平層次。

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