關(guān)于加快紅十字會檔案管理信息化建設(shè)的思考

劉佳

【摘要】隨著我國公益事業(yè)的快速發(fā)展，中國紅十字會也得到了迅速發(fā)展。與此同時，紅十字會在日常工作中所形成的檔案也越來越多。這給檔案管理部門帶來了不小的壓力。加快檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)時代發(fā)展的要求，也是提高紅十字會檔案管理水平的有效途徑。因此，本文主要論述了紅十字會檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與解決對策，以供參考。

【關(guān)鍵詞】紅十字會；檔案管理；信息化建設(shè)

中國紅十字會系世界紅十字會的重要成員，是一個非營利性的公益組織。嚴(yán)格按照人道主義原則，積極從事各類社會救助、災(zāi)后重建等公益性活動。隨著人們公益意識的增強(qiáng)，紅十字會會員數(shù)量逐漸增多。這為紅十字會工作的持續(xù)有效開展奠定了基礎(chǔ)，但同時也給檔案管理工作增加了不小的壓力。在信息化時代的背景下，紅十字會要加快檔案信息化建設(shè)，依托先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化、數(shù)字化與自動化，從根本上扭轉(zhuǎn)檔案管理效率低下的局面。

一、我國紅十字會檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

我國紅十字會的檔案管理主要始于上世紀(jì)80年代，主要依靠人工對檔案進(jìn)行整理歸檔、保存與記錄。近年來隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，一些紅十字會已開辦了自己的網(wǎng)站，主要介紹館藏資源，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)以及辦事流程。這說明國內(nèi)紅十字會檔案信息化建設(shè)正處于起步階段。這一現(xiàn)狀與當(dāng)前檔案信息化管理的要求還存在較大的差距，與迎接信息時代的到來的要求也相去甚遠(yuǎn)。這主要表現(xiàn)為以下三方面：

（一）紅十字會檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平偏低。很多縣市級紅十字會檔案信息管理正處于起步階段，特別是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)還不完善。現(xiàn)行的檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與組織工作流程標(biāo)準(zhǔn)都沒有考慮到計算機(jī)信息處理技術(shù)發(fā)展特點(diǎn)。磁盤、光盤是當(dāng)前主要的文檔載體。

（二）檔案信息管理基礎(chǔ)工作還未實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。受地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的限制，各地紅十字會檔案業(yè)務(wù)呈不均衡發(fā)展局面。整體來說，還未形成一個統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，卷宗質(zhì)量不高。其中，不同地區(qū)紅十字會檔案的著錄細(xì)則缺乏相容性，系統(tǒng)軟件移植性差。另外，紅十字會檔案自動化管理也缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。各地紅十字會只從當(dāng)?shù)氐臋n案管理出發(fā)制定標(biāo)準(zhǔn)，因此，給全面推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)增加了不小難度。這也是當(dāng)前制約紅十字會檔案信息化發(fā)展的主要原因。

（三）缺乏高素質(zhì)的檔案信息管理人才。檔案信息化建設(shè)離不開高素質(zhì)、專業(yè)性的管理人才。這些專業(yè)人才不僅要掌握必備的計算機(jī)操作技術(shù)，更要具備較強(qiáng)的檔案管理能力。這類人才在不少基層紅十字會是稀缺的人才資源。即使引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)，若缺少專業(yè)人才仍難以充分發(fā)揮作用。因此，人才的匱乏也是制約基層紅十字會檔案信息化發(fā)展的一大因素。

二、加快紅十字會信息化建設(shè)的對策

（一）建立有效的紅十字會檔案信息管理系統(tǒng)。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，紅十字會必須建設(shè)相應(yīng)的文件檔案管理信息系統(tǒng)，分為內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)與公眾服務(wù)網(wǎng)，充分發(fā)揮網(wǎng)站作用。根據(jù)計算機(jī)特點(diǎn)適當(dāng)改進(jìn)文件檔案管理工作流程，使其更符合檔案信息化管理的需要。參考文件處理流程來合理設(shè)計檔案信息管理系統(tǒng)軟件功能，搭建高效、可靠的檔案信息管理平臺。

（二）解決好檔案電子文件的保存問題。目前，大部分檔案以電子文件的形式進(jìn)行保存。從理論上講，化學(xué)磁性材料的保存介質(zhì)由于不存在磨損問題，能夠長時間保存電子文件。同時，介質(zhì)層上所保存的信息不會受到空氣中的灰塵、水分以及有害氣體、磁場的干擾，能夠極大提升信息保存的安全性。但是，針對需長期保存的電子文件仍建議定期備份，以免信息丟失。

（三）解決好檔案信息化建設(shè)中的安全問題。為避免檔案信息遭到破壞與竊取，必須做好電子文件的安全管理工作。首先要在內(nèi)網(wǎng)建設(shè)防火墻，以隔絕木馬、病毒等網(wǎng)絡(luò)毒瘤，從而保證網(wǎng)絡(luò)的安全性。同時，要設(shè)置訪問權(quán)限，將已歸檔的電子文件設(shè)為“只讀性”文件，表明非權(quán)限人員只能讀取文件不能更改文件，從而確保文件的安全性與可靠性。

（四）加強(qiáng)檔案信息化管理人才建設(shè)。通過信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)用，從檔案的登記、立卷、歸檔、著錄到檢索、利用都實(shí)現(xiàn)了自動化。這就要求紅十字會檔案工作人員不僅要全面掌握電腦操作知識與網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，還要了解電子文件的管理特征以及檔案專業(yè)知識，以保證電子文件的安全性與完整性。因此，紅十字會要加強(qiáng)對檔案人員的培訓(xùn)，通過集中培訓(xùn)、離崗培訓(xùn)、外出深造，以老帶新等辦法不斷提高檔案隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng)。

三、結(jié)語

總之，在信息化時代，紅十字會檔案管理部門必須轉(zhuǎn)變觀念，加快檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，并逐步建立配套的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，以進(jìn)一步提高檔案管理水平，更好地為紅十字會的發(fā)展服務(wù)。

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