關于加強稅務檔案信息化建設的實踐與思考

亓海燕

【摘要】本文對稅務檔案管理信息化建設的必要性進行了探討，并就如何有效開展稅務檔案管理信息化建設工作提出了一些可行的對策。

【關鍵詞】稅務檔案；信息化建設；對策

一、泰州地稅檔案管理信息化建設基本情況

泰州地稅依托現(xiàn)有檔案設施，高標準、高質(zhì)量地做好檔案庫房的建設，按照檔案管理“八防”要求，逐年投入經(jīng)費，完善基礎設施，配備了計算機、光盤刻錄機、復印機、掃描儀、防磁柜、溫濕度記錄儀等專用設備。同時，在工作中建立了檔案分類方案，規(guī)定檔案材料歸檔范圍，明確各類檔案保管期限，做到檔案收集齊全，日常管理規(guī)范。我們于2013年11月開始推廣“江蘇省地方稅務局電子檔案管理系統(tǒng)”，納稅人的所有檔案進行一戶式電子化存儲，錄入方式分為大集中影印錄入和電子檔案管理系統(tǒng)錄入兩種，自動實現(xiàn)檔案化編輯處理。電子檔案管理系統(tǒng)與影印系統(tǒng)無縫對接，嚴格保持檔案的原始屬性，科學確定接口數(shù)據(jù)標準，合理轉(zhuǎn)換，通過接口程序直接導入該資料信息，無需重復錄入；其他涉稅資料直接在電子檔案管理系統(tǒng)中掃描錄入。運用電子檔案管理系統(tǒng)中的“業(yè)務檔案查詢”和“按戶查詢”模塊，通過稅務管理碼和納稅人名稱關鍵詞檢索，可查詢到該納稅人的所有征管檔案，為加強稅收業(yè)務檔案網(wǎng)絡化利用提供保障。2016年我們又對1996年建局以來尚在保管期限內(nèi)的所有歷史業(yè)務檔案進行了數(shù)字化加工，累計投入經(jīng)費30余萬元，掃描各類檔案180萬頁，形成超過3T的數(shù)據(jù)資源庫，并將掃描后的圖像文件、文件級目錄與江蘇省地稅局電子檔案管理系統(tǒng)掛接，實現(xiàn)全文數(shù)字化。同時，加強對檔案工作人員的選拔、培養(yǎng)和鍛煉，加快知識更新，掌握計算機數(shù)據(jù)庫管理技術，及時跟蹤、了解檔案業(yè)務最新領域和前沿技能，不斷提高綜合業(yè)務素質(zhì)。以檔案收集為重點，以檔案整理為關鍵，以服務保障為導向，不斷創(chuàng)新檔案管理建設的內(nèi)容、途徑、方式，使檔案資源更加貼近地稅工作的實際需要，最大限度地發(fā)揮檔案保存歷史、服務現(xiàn)實的功能。

二、當前檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）檔案信息化建設理念有待加強。地稅機關信息化建設意識較強，近年來投入大量精力開發(fā)各類稅收征管軟件，應進一步加大對檔案信息化建設的投入。尤其在制定信息化建設發(fā)展規(guī)劃時，應將檔案管理納入其中，使得檔案管理真正介入信息化全面規(guī)劃和系統(tǒng)實施中，建立完善檔案信息化管理制度和管理方式。

（二）檔案信息化管理方法亟須改進。目前地稅部門已全面實現(xiàn)了辦公自動化，基本取消了手工操作，電子文件開始作為正式文件使用，紙質(zhì)拷貝件僅作為輔助性文件。但是，基層部門在開展稅收工作中形成的各類涉稅文書并未加蓋電子印章，電子文件的憑證作用受到置疑，致使很多重要的涉稅文書依然只能以紙質(zhì)而不能以電子文件形式進行傳遞并保存。

（三）檔案信息化管理仍有安全隱患。采用的辦公自動化系統(tǒng)對電子文件的歸檔考慮不周到，設計不夠穩(wěn)妥，措施不夠嚴密，立卷目標不夠便利。多數(shù)系統(tǒng)只設計了邏輯歸檔功能，只是把相關的目錄信息歸檔并到檔案部門使用的終端上，而沒把這些電子文件下載到可脫機保存的載體上。

三、加強檔案管理信息化建設的對策

（一）加大投入，增配軟、硬件設施。軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段，也是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡建設的技術保障。所以應投入必要的財力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟、硬件，確保信息化工作順利開展。

（二）做好保密工作，確保檔案安全。檔案資源共享和檔案安全是一對難以調(diào)和的矛盾。為此，檔案管理人員必須培養(yǎng)保密意識，認真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。在現(xiàn)代信息社會中，我們更應樹立高度的安全意識，對電子文件的安全防護問題引起足夠的重視，注意防護黑客攻擊，注意防毒殺毒，確保計算機安全，切實做好電子文件的安全防護，維護檔案安全。

（三）完善電子文件歸檔與檔案信息數(shù)據(jù)庫的管理。一是各類數(shù)據(jù)既要保留電子文檔修改的痕跡，便于事后追蹤、查找，明確責任，也要嚴格實行“兩套制”，即電子文件與原始紙質(zhì)文件同時保存，如稅收征管中的完稅證及重要憑證數(shù)據(jù)和涉稅事項審批中的審批文件等。二是要嚴把數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量關，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容的一致性，杜絕出現(xiàn)漏項、缺項和錯別字現(xiàn)象，建立準確、完整的原始數(shù)據(jù)庫，這是地稅信息系統(tǒng)有效運作的前提條件。三是要確保檔案數(shù)據(jù)庫錄入檔案數(shù)據(jù)的絕對安全，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和準確性，達到一次輸入、多次利用、信息共享的目的。

（四）大力加強地稅檔案人才的培養(yǎng)。針對檔案管理人員學歷、年齡、閱歷的不同，分層次分階段推進崗前培訓、在職教育和知識更新，著力解決檔案人員“觀念僵化、知識老化、工作一般化”等問題，想方設法幫助檔案人員加快知識更新，使他們不僅具有較高的業(yè)務素質(zhì)，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。