化工項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐與思考

吳志斌

【摘要】化工項(xiàng)目投資較大、工期較長(zhǎng)、工藝也比較復(fù)雜，因此會(huì)產(chǎn)生大量檔案資料。管理好化工項(xiàng)目檔案對(duì)于化工企業(yè)的發(fā)展有著巨大的作用。在文中就化工項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐進(jìn)行探討，以期為化工企業(yè)的發(fā)展提供更好的支持。

【關(guān)鍵詞】化工項(xiàng)目檔案；管理；制度

湖北化肥公司切實(shí)履行主體責(zé)任，從一開(kāi)始就提前謀劃，設(shè)立專班全程全面介入工程項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行檔案管理，為項(xiàng)目順利通過(guò)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收和工程全面竣工驗(yàn)收創(chuàng)造了條件，為湖北化肥公司的檔案管理工作再創(chuàng)新高臺(tái)階和企業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

一、統(tǒng)一部署，建立檔案管理機(jī)制

為了汲取在工程建設(shè)中曾經(jīng)出現(xiàn)的歸檔不全、散失嚴(yán)重的歷史教訓(xùn)，公司在組建項(xiàng)目管理部時(shí)，就統(tǒng)籌考慮將檔案管理納入項(xiàng)目管理職責(zé)范圍，在綜合部設(shè)立檔案工作組，指定一名副部長(zhǎng)專門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作，配備數(shù)名專職檔案管理員，提前介入，全程參與，不僅管理建設(shè)單位檔案，還對(duì)所有參建單位的檔案形成資源管理進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

二、建章立制，規(guī)范檔案管理流程

編制信息與文檔管理程序文件。項(xiàng)目啟動(dòng)后，檔案工作組編制了《信息與文檔管理程序文件》，從總體上提出了文檔管理計(jì)劃，具體明確了責(zé)任主體該做什么，如何做，確保文件流轉(zhuǎn)環(huán)環(huán)相扣，在保證文件有效使用的前提下，防止文件散失，使檔案的形成具有可追溯性。

編制項(xiàng)目歸檔文件資源體系。檔案工作組研究了項(xiàng)目工程檔案的構(gòu)成，從總體上把握檔案架構(gòu)，以項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程為總體脈絡(luò)，將項(xiàng)目檔案分為前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、試生產(chǎn)、竣工驗(yàn)收等階段檔案，并對(duì)每一階段將要產(chǎn)生的文件進(jìn)行分類，開(kāi)列文件“菜單”，進(jìn)而編制了《項(xiàng)目歸檔文件資源體系》，通過(guò)貫徹學(xué)習(xí)該體系，改變了檔案管理人員和工程技術(shù)人員在收集環(huán)節(jié)出現(xiàn)的茫然不知所措。

編制隨機(jī)資料管理規(guī)定。檔案工作組編制了《設(shè)備隨機(jī)文件收集、歸檔管理辦法》，明確了設(shè)備隨機(jī)資料的管理責(zé)任分工，確定了設(shè)備隨機(jī)文件的歸檔范圍，對(duì)設(shè)備隨機(jī)文件的分發(fā)與借閱作出了規(guī)定，同時(shí)提供了整理歸檔方法。

制定案卷歸檔整理規(guī)范。隨著工程交工，文件資料歸檔進(jìn)入倒計(jì)時(shí)，檔案工作組按照國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定《項(xiàng)目案卷歸檔整理規(guī)范》，側(cè)重于操作環(huán)節(jié)，為檔案工作人員提供具體可操作的方法流程。

三、培訓(xùn)交流，提高員工素質(zhì)能力

培養(yǎng)全員檔案意識(shí)。檔案工作組利用各種會(huì)議，見(jiàn)縫插針，強(qiáng)勢(shì)宣傳檔案法律法規(guī)，用檔案的實(shí)際利用價(jià)值體現(xiàn)強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要意義，用反面案例現(xiàn)身說(shuō)法，強(qiáng)調(diào)檔案缺失造成的嚴(yán)重后果，提高工程建設(shè)者的檔案意識(shí)，養(yǎng)成注重收集整理資料文件的習(xí)慣，為檔案管理工作營(yíng)造了廣泛的群眾基礎(chǔ)和來(lái)源基礎(chǔ)。

加強(qiáng)技能培訓(xùn)和技術(shù)交流。檔案管理人員的工程專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足使其管理行為受到制約，為了拓寬檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)的感性認(rèn)識(shí)，工作組聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員授課，從宏觀層面講述項(xiàng)目的形成和總體布局，介紹概略的工藝流程和土建安裝基本知識(shí)，還鼓勵(lì)檔案員經(jīng)常下現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地觀察，克服了他們對(duì)工程建設(shè)的生疏感，提振搞好工作的信息。

四、分門(mén)別類，抓住管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)

（一）項(xiàng)目前期檔案管理。由于立項(xiàng)之前沒(méi)有項(xiàng)目部統(tǒng)一管理，經(jīng)辦單位多，經(jīng)辦人員習(xí)慣于將文件留在手上，若等到工程竣工再來(lái)收集整理將存在極大的散失風(fēng)險(xiǎn)。作為建設(shè)單位不能將眼睛只盯著各承包單位，還要注重自身形成文件的歸檔，防止出現(xiàn)檔案管理的“燈下黑”，企業(yè)要早做準(zhǔn)備，要求經(jīng)辦單位隨辦隨歸。

（二）設(shè)計(jì)文件管理。檔案工作組應(yīng)要求各方設(shè)置文檔單點(diǎn)聯(lián)系人（DCC），所有圖紙文件經(jīng)由一人辦理交接手續(xù)，把好進(jìn)出口關(guān)，做好登記臺(tái)賬，保持工作的延續(xù)性，避免因錯(cuò)亂出現(xiàn)無(wú)謂的糾紛。工程竣工圖是具有法律效力的圖紙文件，必須如實(shí)反映現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際?，F(xiàn)代檔案管理理論要求檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不僅是對(duì)檔案形式的驗(yàn)收，還注重對(duì)內(nèi)容的檢查，竣工圖除了要求設(shè)計(jì)資質(zhì)章、竣工圖章要齊全，簽字要到位外，確保圖紙歸檔合格。

（三）交工技術(shù)文件管理。工程建設(shè)期間，施工單位必須按照《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件規(guī)定》（SH/T3503-2007）等標(biāo)準(zhǔn)正確選用表格，記錄準(zhǔn)確翔實(shí)，簽字蓋章齊全，編制移交交工技術(shù)文件，要做到卷冊(cè)類別清晰，層次分明；對(duì)于電力、交通、港務(wù)等獨(dú)立系統(tǒng)工程，要求施工單位提供相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并按其行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制移交交工技術(shù)文件。

（四）設(shè)備隨機(jī)資料管理。設(shè)備抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，項(xiàng)目部組織供應(yīng)商、施工、監(jiān)理開(kāi)箱共檢，普通設(shè)備由采購(gòu)部門(mén)逐一登記保管，整體移交歸檔；重要設(shè)備則由檔案工作組直接接收管理。設(shè)備隨機(jī)資料版面大小不一，樣式繁多，內(nèi)容龐雜，檔案工作組要做好分類，保證資料一臺(tái)一檔，內(nèi)容完整。

五、思維創(chuàng)新，力行全程主動(dòng)作為

湖北化肥公司屬于煉化生產(chǎn)企業(yè)，對(duì)工程管理不是強(qiáng)項(xiàng)，對(duì)項(xiàng)目檔案管理更沒(méi)有成熟的經(jīng)驗(yàn)作支撐，但是檔案工作組不斷學(xué)習(xí)、創(chuàng)新思維、巧借經(jīng)驗(yàn)、主動(dòng)作為，擔(dān)當(dāng)起乙二醇項(xiàng)目檔案管理重任，并一次通過(guò)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。歷經(jīng)乙二醇項(xiàng)目建設(shè)，對(duì)比其它化工項(xiàng)目，我們感到，項(xiàng)目檔案管理應(yīng)該提前謀劃，統(tǒng)一布局，從源頭抓起，強(qiáng)化過(guò)程管控，強(qiáng)調(diào)主動(dòng)作為，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案的“全生命周期”管理。

【參考文獻(xiàn)】

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