新時期地方本科院校二級學(xué)院辦公室管理工作探析

鄭彩云

【摘要】本文著重探析了二級學(xué)院辦公室管理職能和提高辦事效率下管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)，以適應(yīng)高等學(xué)校新的發(fā)展形勢和新要求。

【關(guān)鍵詞】地方本科高校；二級學(xué)院；辦公室工作

在“雙創(chuàng)教育”的新形勢下，高等學(xué)校尤其新建地方本科院校面臨許多發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。它對外交流日益頻繁，辦學(xué)模式日趨靈活和日常工作管理更加精準(zhǔn)。作為行政基層組織的辦公室在高校教育教學(xué)發(fā)展中扮演著重要角色，它不僅是教學(xué)、科研、宣傳、資產(chǎn)管理、綜合治理和黨政管理等直接的組織者和協(xié)調(diào)者，更是為基層教學(xué)組織落實(shí)學(xué)校各項(xiàng)工作任務(wù)、為本院師生處理各種事務(wù)的基礎(chǔ)窗口。它也是學(xué)校管理理念和水平的具體體現(xiàn)。但是目前我國地方本科高校二級學(xué)院辦公室存在一些問題，如辦公室規(guī)章制度不健全，辦公室人員職責(zé)不明，管理覺悟不高和管理理念不先進(jìn)等，特別是新建地方本科院校，二級學(xué)院辦公室建設(shè)情況更加糟糕。這些問題的存在影響了二級學(xué)院正常的教學(xué)秩序運(yùn)轉(zhuǎn)和學(xué)校本科教學(xué)工作審核評估、專業(yè)綜合測評、教學(xué)質(zhì)量工程項(xiàng)目以及上級部門進(jìn)行的各種專項(xiàng)專題調(diào)研調(diào)查等。因此，如何做好新時期下地方高校院級辦公室工作，促進(jìn)專業(yè)的特色發(fā)展、內(nèi)涵發(fā)展和持續(xù)發(fā)展，更高效地為學(xué)校、學(xué)院建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，這是一個值得研究與探討的課題。

一、二級學(xué)院辦公室職責(zé)功能

根據(jù)二級學(xué)院作用與地位，其辦公室職能：日常事務(wù)管理、政治學(xué)習(xí)和參謀助手等。

（一）學(xué)院常規(guī)事務(wù)管理與安排職能。學(xué)院辦公室直接銜接學(xué)校各職能部門和全院師生員工。隨著高等教育教學(xué)改革步伐的加快，各種類型的教學(xué)改革、綜合測評和專項(xiàng)評比等活動日益增多，許多工作都是時間緊、任務(wù)重和涉及部門多。因此，辦公室需要合理統(tǒng)籌各種事務(wù)，按照輕重緩急原則，妥善安排好日常事務(wù)。同時，二級學(xué)院本身也有一些會務(wù)、教師進(jìn)修訪學(xué)、教師招聘解聘等工作開展，于是辦公室必須做好年度、學(xué)期工作計劃，避免沖突，影響正常院務(wù)工作。

（二）政治學(xué)習(xí)職能。院辦公室工作是為領(lǐng)導(dǎo)和教師服務(wù)的，是宣傳社會主義思想政治、道德修養(yǎng)的主陣地。所以院辦公室人員必須掌握黨和國家的方針、政策、法規(guī)、黨的教育方針及學(xué)校的規(guī)章制度。一方面，不斷加強(qiáng)自身的政治覺悟、思想素養(yǎng)和理論水平；另一方面，辦公室要成為全院師生學(xué)習(xí)黨的政策法規(guī)、了解黨的教育方針和落實(shí)黨的群眾路線教育實(shí)踐活動的主要場所，向廣大師生員工宣傳社會主義核心價值觀，傳播社會正能量。

（三）綜合服務(wù)職能。辦公室是二級學(xué)院一個特殊的綜合服務(wù)平臺，承擔(dān)著學(xué)院教學(xué)、科研、學(xué)生工作、人事、黨政管理和對外聯(lián)絡(luò)等十幾項(xiàng)管理工作。服務(wù)是其核心的職能，也是辦公室人員共同追求的目標(biāo)。同時，辦公室要與時俱進(jìn)，改進(jìn)工作方式、創(chuàng)新服務(wù)模式，為領(lǐng)導(dǎo)和師生員工排憂解難。

（四）參謀協(xié)調(diào)職能。院辦公室工作是院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，對教學(xué)、科研、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)、師資培訓(xùn)和專業(yè)建設(shè)等方面開展的工作和取得的實(shí)效進(jìn)行收集、匯總和分析，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有價值的信息和建議。根據(jù)各種評估的要求，及時收集、檢查評估資料的保存情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告處理。但要明確自身的定位，做到“到位不越位”“幫忙不添亂”“參與不決策”。其次，做好協(xié)調(diào)溝通工作，處理把握各種事務(wù)和各項(xiàng)工作的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，減少部門間、領(lǐng)導(dǎo)與教師間、師生間誤會，促進(jìn)不同部門、不同群體之間自覺合作和密切配合。

二、加強(qiáng)二級學(xué)院辦公室人員的思想政治，提高管理水平和服務(wù)意識

辦公室人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平高低與辦公室辦事的效率和服務(wù)的質(zhì)量密不可分。因此，我認(rèn)為工作人員必須具備較高的政治理論水平、業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。

（一）樂于奉獻(xiàn)，熱心辦公室管理工作。高等學(xué)校工作重點(diǎn)是教學(xué)、科研和服務(wù)社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)。一線教師和科研人員是學(xué)校發(fā)展和建設(shè)的主要貢獻(xiàn)者。他們在職稱評定、評先評優(yōu)和人才津貼等處于優(yōu)先考慮序列。與之相比，辦公室工作人員在聲譽(yù)、地位、待遇和受重視程度等都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及他們，并且懸殊差別較大。如果沒有堅(jiān)定的思想政治覺悟，無私奉獻(xiàn)的精神，對辦公室管理工作的熱愛情懷，很容易動搖自己熱愛本職崗位的初心，無法做好辦公室工作的。辦公室工作人員若缺乏敬業(yè)精神和責(zé)任感，也不可能積極主動、腳踏實(shí)地地干好辦公室工作。因此，辦公室工作人員首要是安心熱愛本職工作，才能認(rèn)真辦事，工作井然有序，不浮躁。另外，要淡泊名利，不計功名，才能禮貌待人，謙虛和藹，竭誠為教師、學(xué)生服務(wù)。

（二）敢于堅(jiān)持原則和靈活處理復(fù)雜事物的政治素養(yǎng)。二級學(xué)院辦公室是基層教學(xué)單位的“門戶”和“窗口”，它要與上級職能部門、其它二級學(xué)院、本院師生員工以及社會人員包括學(xué)生家長親屬等各種不同層次、不同類型的群體打交道。他們學(xué)歷結(jié)構(gòu)差異大、資歷深淺不一、性格迥異和思維方式不一樣，對事物的看法不同。他們提出的一些工作要求有時違反學(xué)校校紀(jì)校規(guī)，違背辦事流程。這就需要辦公人員掌握學(xué)校政策，按規(guī)矩辦事的工作作風(fēng)，又要禮貌待人，善于傾聽不同意見，消除誤會的能力，以贏得各方人員的支持和理解。

（三）具備較強(qiáng)的工作業(yè)務(wù)能力和組織協(xié)調(diào)能力。高等院校二級學(xué)院辦公室是一個綜合協(xié)調(diào)部門，它在履行職責(zé)時要與多個上級職能部門打交道，如教務(wù)處、科技處、教學(xué)質(zhì)量評價與監(jiān)控中心、宣傳部、人事處和學(xué)生工作部門等。工作頭緒多，關(guān)系錯綜復(fù)雜，內(nèi)容繁雜，既有教學(xué)科研管理服務(wù)，又有辦事、行政后勤等工作。因此，需要一定的行政管理能力和熟知辦事流程，既要把上級部門的會議精神和各種指示傳達(dá)給本院的領(lǐng)導(dǎo)和全體師生員工，更要將本部門在辦學(xué)過程中遇到困難和問題如實(shí)、恰當(dāng)?shù)胤从辰o相關(guān)部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。同時還要科學(xué)合理地安排好自己的日常工作時間，把分管的如院內(nèi)設(shè)備維修、綜合治理、物資采購領(lǐng)發(fā)保管、外事接待、日常事務(wù)的處理、后勤保障、員工福利、清潔衛(wèi)生的安排等工作組織好、處理好。這就要求辦公室人員工作思維清晰，目標(biāo)明確，管理科學(xué)，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)和協(xié)調(diào)能力好，才能促進(jìn)辦公室工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和高效化。

（四）駕馭現(xiàn)代文秘工作的能力。辦公室人員除具備上述能力外，還要有口頭表達(dá)能力。辦公室工作多半是工作匯報、轉(zhuǎn)達(dá)會議文件精神、接人待客和協(xié)調(diào)溝通等。因此，表達(dá)清楚是辦公室人員的必然要求；其次，辦公室人員還需具備一定的寫作實(shí)踐能力。會議總結(jié)材料、設(shè)備購置申請、對外聯(lián)系公函和宣傳信息等各種書面材料都需要辦公室人員起草、制定和審校。這些就要求辦公室人員平時多收集資料，多參加本院教學(xué)、科研、專業(yè)評估和學(xué)團(tuán)等各種活動，及時全面了解本院整體建設(shè)和發(fā)展情況。另外，還需要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的能力，尤其是辦公室辦公的自動化和網(wǎng)絡(luò)化。一些材料、文件、視頻和教學(xué)各環(huán)節(jié)中檢查的影像資料等需在院部網(wǎng)站上發(fā)布。因此，辦公室人員具備一定的計算機(jī)辦公軟件的操作能力是現(xiàn)代高校發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是二級學(xué)院辦學(xué)實(shí)效向外宣傳的必然要求。

三、 結(jié)束語

二級學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容雜、事情多。它涉及到教學(xué)、科研、學(xué)團(tuán)、人事和學(xué)生管理等部門工作。強(qiáng)化辦公室職責(zé)，加強(qiáng)辦公室人員政治思想覺悟，樹立愛崗敬業(yè)精神，提高業(yè)務(wù)管理水平，才能使二級學(xué)院辦公室工作有條不紊，辦事高效，才能使辦公室成為領(lǐng)導(dǎo)放心和師生滿意的基層行政組織。

【參考文獻(xiàn)】

[1]賴華紅.高校二級學(xué)院辦公室管理與建設(shè)問題分析及優(yōu)化策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（1）：144.

[2]吳昊.關(guān)于高校二級學(xué)院辦公室工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2011（2）：147.

[3]詹開卷.對新建本科院校二級學(xué)院辦公室工作的若干思考[J].湖北科技學(xué)院學(xué)報，2015（35）：149.