新時(shí)期人事檔案信息化管理問題探討

劉長安

【摘要】在我國人事管理制度改革過程中，分析測試中心人事檔案管理工作面臨巨大考驗(yàn)，也出現(xiàn)了很多新的問題，需要充分利用信息技術(shù)手段，提升人事檔案管理工作效率。本文將簡述新時(shí)期人事檔案管理工作信息化的意義，通過分析其中存在的問題，有針對性地提出解決對策。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；人事檔案；信息化管理

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都實(shí)現(xiàn)了信息化。對于分析測試中心而言，傳統(tǒng)人事檔案管理方法已經(jīng)難以滿足新時(shí)期要求，需要盡快進(jìn)行更新，轉(zhuǎn)變理念，加大對信息技術(shù)的利用，提升工作效率。通過提升人事檔案管理信息化水平，才能真正共享信息資源，保證人事檔案資料的完整性和真實(shí)性，并充分發(fā)揮檔案信息的作用，更好地服務(wù)于分析測試中心各項(xiàng)工作。

一、新時(shí)期人事檔案信息化管理的意義

人事檔案信息化管理，就是將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理活動(dòng)中，實(shí)行對檔案信息資源的數(shù)字化管理，確保檔案資料得到有效利用?，F(xiàn)階段信息技術(shù)發(fā)展速度很快，人事制度改革也不斷深入，在分析測試中心日常工作中，會(huì)產(chǎn)生很多的人事檔案資料，人才流動(dòng)也更加頻繁。對人事檔案管理工作而言，需要盡快轉(zhuǎn)變理念，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，將已有資源充分整合在一起，改變以往單一紙質(zhì)管理方法。要將信息化管理手段充分利用起來，加大對人事檔案的開發(fā)利用，確保其得到便捷、高效利用，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作效率的提升。此外，加強(qiáng)人事檔案信息化管理工作，還能實(shí)現(xiàn)對檔案資料的自動(dòng)化管理，更好地共享信息資源，最大限度發(fā)揮出分析測試中心人事檔案資料的價(jià)值。

二、新時(shí)期人事檔案信息化管理中的問題

（一）硬件設(shè)施不完善。在分析測試中心人事檔案信息化管理工作中，計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備必不可少，這是實(shí)現(xiàn)其利用率提升的關(guān)鍵。只有具備完善的硬件設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施，才能讓人事檔案資料得到有效管理，共享信息資源。但是當(dāng)前很多分析測試中心由于缺乏足夠經(jīng)費(fèi)，硬件設(shè)備不完善，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，這樣人事檔案信息化管理工作很難正常開展，工作效率也不高。

（二）信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。在人事檔案信息化管理工作中，首先需要及時(shí)收集日常工作中形成的人事檔案，并集中進(jìn)行整理，之后利用聲像技術(shù)、掃描、打字等手段，將檔案材料錄入計(jì)算機(jī)中，讓人事檔案信息的收集與整理更加科學(xué)。此外，還要通過建立信息數(shù)據(jù)庫，便于今后的檢索，這樣能夠充分發(fā)揮出檔案的服務(wù)功能，體現(xiàn)出檔案資料的利用價(jià)值。分析測試中心要實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，這是提升其信息化管理效率的關(guān)鍵，但是目前還沒有落實(shí)人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，且人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)也很緩慢，并存在信息數(shù)據(jù)不完整、準(zhǔn)確性不高等問題。

（三）存在檔案信息安全隱患。從分析測試中心人事檔案信息化管理工作現(xiàn)狀來看，信息失真問題非常嚴(yán)重。一方面，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，工作疏忽大意，且在檔案信息化管理中，由于缺乏專業(yè)技術(shù)，在人事檔案信息傳遞、加工和利用過程中，容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)缺損，從而出現(xiàn)失真問題。另一方面，檔案信息不完整，存在安全隱患。在人事檔案信息化管理中，網(wǎng)絡(luò)安全問題也不容忽視。在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展過程中，人事檔案信息的可靠性、安全性問題越來越凸顯，尤其是各種網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅、黑客的入侵等，為人事檔案信息安全帶來巨大威脅，容易發(fā)生信息泄密的情況。

（四）檔案管理人員素質(zhì)偏低。在以往人事檔案管理工作中，技術(shù)含量不高，對檔案管理人員的要求也不高，現(xiàn)有檔案管理人員未掌握先進(jìn)信息化管理手段，這導(dǎo)致缺少檔案信息化管理人才。例如：在開展人事檔案信息化管理工作時(shí)，檔案管理人員大多根據(jù)軟件程序進(jìn)行操作，缺少計(jì)算機(jī)管理知識，雖然配備了現(xiàn)代設(shè)備，但是只要系統(tǒng)發(fā)生問題，就無法解決，從而為人事檔案信息化管理工作的正常開展帶來不利影響。此外，在信息化背景下，檔案管理人員的工作方式、服務(wù)手段等也有了變化，對人才的需求量也在增加，需要掌握更多信息化手段，才能滿足檔案人事檔案管理工作的需要。

三、新時(shí)期人事檔案信息化管理的對策

（一）加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為提升分析測試中心人事檔案信息化管理水平，需要盡快配置完整的硬件設(shè)備，從而加快檔案信息資源的開發(fā)與利用。為確保檔案信息順利傳輸與交換，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，分析測試中心檔案管理部門還要增加資金投入，及時(shí)購置先進(jìn)設(shè)備，如自動(dòng)化辦公設(shè)備等，并建立起完善的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。只有這樣才能最大限度發(fā)揮信息資源的作用，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作效率的提升，讓其更加現(xiàn)代化、信息化和智能化。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化。在人事檔案信息化管理工作中，不僅有紙質(zhì)材料，還有很多電子文件，檔案管理部門要做好這些檔案的收集工作，加強(qiáng)管理，尤其是要儲存好信息，并將工作重心放在信息的二次開發(fā)上。在將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)以后，要及時(shí)進(jìn)行分類，做好加工工作，同時(shí)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。此外，還要建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)，在原始檔案資料的基礎(chǔ)上，利用信息維護(hù)系統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)中錄入檔案信息，確保人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的完整與準(zhǔn)確。為實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，還要采用規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的軟件，避免數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)發(fā)生混亂，從而讓上下級數(shù)據(jù)得到更好的共享。

（三）依法保障檔案信息安全。對于分析測試中心人事檔案信息化管理工作而言，還要重視人事檔案信息的安全工作，防止出現(xiàn)信息泄露、丟失等問題。要將對人事檔案信息的安全保護(hù)措施做到位，避免信息資料被破壞，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》中相關(guān)規(guī)定，確保人事檔案信息的安全性與真實(shí)性。這對檔案管理人員政治素質(zhì)要求較高，需要掌握一定計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，能夠做好對數(shù)據(jù)庫的備份工作，將數(shù)據(jù)庫使用權(quán)限明確下來，將制定的規(guī)章制度落到實(shí)處。

（四）提升檔案管理人員素質(zhì)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，新時(shí)期對人事檔案管理工作有了更高的要求，需要將信息技術(shù)充分運(yùn)用到人事檔案管理工作中，從而簡化工作流程，讓檔案資料價(jià)值得到體現(xiàn)。這對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要熟知政策法規(guī)，還要精通計(jì)算機(jī)管理。這需要加大對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們掌握更多先進(jìn)的信息技術(shù)知識，懂得網(wǎng)絡(luò)管理的方法，同時(shí)提升他們的操作技能。此外還要積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，通過打造一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)的專業(yè)化人才隊(duì)伍，才能保證分析測試中心人事檔案信息化管理工作的順利開展。

四、結(jié)語

總之，提升人事檔案信息化管理水平，能夠讓檔案資料的利用更加科學(xué)、便捷。分析測試中心檔案管理部門應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，改變以往被動(dòng)的工作狀態(tài)，要主動(dòng)開展人事檔案收集和整理工作，并充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升人事檔案管理工作效率。此外，還要建立完善的規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，避免檔案資料出現(xiàn)丟失、泄密的問題，確保檔案信息的完整性。只有這樣才能讓人事檔案資料的價(jià)值得到最大體現(xiàn)，更好地服務(wù)于分析測試中心的各項(xiàng)工作。

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