企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)思考

劉臨蘭

[摘 要]企業(yè)想要獲得持續(xù)性發(fā)展就要提高對(duì)自身發(fā)展的認(rèn)識(shí)，企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的良好反應(yīng)，為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分挖掘檔案信息價(jià)值，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，做好信息管理工作。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案；管理；信息化

中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）14-0208-01

1、引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在快速發(fā)展，現(xiàn)如今已經(jīng)進(jìn)入了信息化和大數(shù)據(jù)時(shí)間，現(xiàn)代化信息技術(shù)被應(yīng)用到了各行業(yè)和各領(lǐng)域中。我國(guó)企業(yè)也因?yàn)樯鐣?huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息化技術(shù)的沖擊開始了改革。企業(yè)的管理也應(yīng)用了信息化技術(shù)，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸被電子檔案所替代，這也是企業(yè)順應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析

2.1 對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)

檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對(duì)檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對(duì)此缺乏正確的認(rèn)識(shí)，未認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響，信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個(gè)部門的職能效率；二是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個(gè)人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)是影響檔案管理效率的因素之一。

2.2 企業(yè)檔案管理工作的不足

企業(yè)想要在未來求得更好的發(fā)展就要對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，提升檔案管理水平，進(jìn)而為企業(yè)的發(fā)展決策提供基礎(chǔ)和指導(dǎo)。但是目前很多企業(yè)在檔案管理工作中仍然存在很多不足之處，為此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)分析檔案管理工作的不足及原因，進(jìn)而采取針對(duì)性的解決措施。

2.3 來自網(wǎng)絡(luò)的威脅

互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)也覆蓋了社會(huì)生活的各個(gè)方面。但是由于網(wǎng)絡(luò)的架構(gòu)不完善、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議不夠強(qiáng)大以及人為的原因等，使得網(wǎng)絡(luò)在使用過程中存在諸多的安全隱患。一方面，一些非人為因素造成的安全隱患，比如計(jì)算機(jī)硬件受潮、電源斷電或漏電、受到其他輻射或者干擾等，會(huì)使得電子檔案信息安全問題無法得到保障，甚至?xí)斐呻娮訖n案的丟失。另一方面，電子檔案的開放利用中會(huì)出現(xiàn)人為的操作失誤而造成安全漏洞，使電子檔案管理系統(tǒng)發(fā)生癱瘓，電子檔案信息受到威脅。而這些漏洞常常會(huì)使檔案信息發(fā)生丟失或者篡改等情況，使得檔案信息無法讀取或者讀取錯(cuò)誤，嚴(yán)重影響電子檔案開放利用中的信息安全問題。

2.4 信息化建設(shè)和安全管理滯后

近年來，在電子檔案管理上，我國(guó)已經(jīng)逐漸向信息化建設(shè)發(fā)展，有關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)也已經(jīng)建立了一定的數(shù)據(jù)庫。然而，這些數(shù)據(jù)庫的管理和規(guī)范沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，而且數(shù)據(jù)庫之間相互獨(dú)立，沒有建立起一定的聯(lián)系，這就給電子檔案信息安全造成了巨大的安全問題。此外，網(wǎng)絡(luò)安全的管理和發(fā)展也是制約電子檔案開放利用中信息安全的一大因素，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)要不斷進(jìn)步，如果只是在出現(xiàn)信息安全問題以后，才進(jìn)行技術(shù)的更新和改良，那信息安全問題就不能得到有效的解決，起不到真正的預(yù)防作用。在安全管理方面，電子檔案相關(guān)管理人員在日常的檔案管理工作中，沒有意識(shí)到信息安全的重要性，缺乏對(duì)電子檔案開放利用中信息安全的認(rèn)識(shí)，加之對(duì)一些工作人員的培訓(xùn)工作做得不到位，使得他們對(duì)電子檔案信息安全不重視，工作態(tài)度缺乏嚴(yán)密性，直接影響電子檔案信息安全。

3、檔案信息化管理措施

3.1 提高電子檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

電子檔案管理工作者是電子檔案安全工作的主體，檔案管理工作者的綜合素質(zhì)直接決定了電子檔案的安全和管理效果。所以，要重點(diǎn)培養(yǎng)電子檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力，提高其綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，定期對(duì)其進(jìn)行專門的電子檔案管理培訓(xùn)，使其數(shù)量掌握電子檔案管理技術(shù)和實(shí)際操作能力，并且提高其電子檔案的安全意識(shí)。不僅如此，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷更新，電子檔案管理工作者也要適應(yīng)這種發(fā)現(xiàn)，掌握新的信息技術(shù)，熟練操作新的設(shè)備，不斷的提高自身的技術(shù)、技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)電子檔案管理的發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)檔案管理工作

隨著計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實(shí)踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價(jià)值最大化，具有重要意義。因此，加強(qiáng)電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點(diǎn)：一是建立管理電子信息與維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強(qiáng)電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時(shí)進(jìn)行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時(shí)間短，能否長(zhǎng)期儲(chǔ)存缺乏驗(yàn)證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對(duì)于長(zhǎng)期儲(chǔ)存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

3.3 加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)，因此安全問題尤為重要。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，包括很多方面，比如數(shù)據(jù)庫的建立、數(shù)據(jù)的鏈接等。隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，必須培養(yǎng)互聯(lián)網(wǎng)人才，利用多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段，開發(fā)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件和系統(tǒng)，減少對(duì)電子檔案信息安全的威脅。及時(shí)備份數(shù)據(jù)，避免因硬件損壞造成信息丟失，從而可以補(bǔ)救電子檔案信息。在現(xiàn)階段，電子檔案信息安全有著滯后性，而這種滯后性不能得到有效解決，因此電子檔案信息安全隱患無處不在，在這樣的情況下，建立檔案信息備份和恢復(fù)具有十分重要的意義。這樣能夠避免信息丟失，使系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保證檔案信息的完整性。

3.4 重視信息安全，確保企業(yè)檔案信息的絕對(duì)安全

首先，企業(yè)管理者和檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷更新觀念，全面認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，充分做好檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案的應(yīng)用。同時(shí)，檔案信息是檔案價(jià)值的重要體現(xiàn)，所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視信息安全性和準(zhǔn)確性。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，很多企業(yè)都利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案信息的管理，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用能夠有效提升檔案管理工作效率，檔案的應(yīng)用價(jià)值也有所提升，但是需要注意的是，互聯(lián)網(wǎng)面對(duì)著復(fù)雜的環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)安全成為威脅企業(yè)檔案信息的重要因素。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全保障體系，國(guó)家政府部門應(yīng)當(dāng)積極制定相應(yīng)的法律規(guī)定，為企業(yè)檔案信息管理創(chuàng)造良好的條件。企業(yè)的管理人員應(yīng)當(dāng)完善檔案管理制度和責(zé)任，由專門的管理人員定期進(jìn)行檔案安全管理隱患的排查，確保每個(gè)環(huán)節(jié)處于安全環(huán)境中。

4、結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，信息化時(shí)代的到來，在我國(guó)的檔案管理工作中，信息化和數(shù)據(jù)化體現(xiàn)得越來越突出，但是電子檔案信息安全管理機(jī)制不夠完善，管理不夠規(guī)范，加之網(wǎng)絡(luò)自身存在著一定的不穩(wěn)定性，使得檔案信息安全受到很大的威脅。因此，要加強(qiáng)基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)和互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，對(duì)提高電子檔案開放利用中的信息安全有著十分重要的意義。

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