企業(yè)辦公室管理的優(yōu)化與完善淺談

張廣水

廣西建工集團(tuán)第二安裝建設(shè)有限公司

【摘 要】隨著社會(huì)不斷進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展，企業(yè)面臨的經(jīng)營(yíng)發(fā)展環(huán)境發(fā)生了質(zhì)的變化，企業(yè)管理工作也被提出新的更高要求，辦公室管理工作存在各種問(wèn)題，比如，員工工作壓力過(guò)大、工作職能范圍復(fù)雜化。為此，需要根據(jù)新時(shí)期的新形勢(shì)，以根源為切入點(diǎn)，客觀地分析辦公室管理工作存在的問(wèn)題，結(jié)合其具有的特點(diǎn)，采取各種有效的措施，加以解決，提高辦公室工作人員工作效率和質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；企業(yè)；辦公室；管理實(shí)踐；分析

一、企業(yè)辦公室基本職能

就企業(yè)而言，企業(yè)辦公室具有較強(qiáng)的綜合性，工作內(nèi)容繁雜，涉及方面較多，其基本職能主要體現(xiàn)在這些方面。一是日常工作、輔助決策。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是辦公室的常規(guī)工作，比如，處理公文、管理文書檔案，確保相關(guān)工作的順利開展。輔助決策是企業(yè)辦公室工作不可或缺的核心組成要素，使企業(yè)員工參與到?jīng)Q策中，為領(lǐng)導(dǎo)者決策提供關(guān)鍵性的參考依據(jù)，要詳細(xì)記錄應(yīng)到這相關(guān)決策，做好保存以及公布工作。二是協(xié)調(diào)各個(gè)部門，及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)。在日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，企業(yè)辦公室人員必須全方位了解企業(yè)運(yùn)行狀況，不同部門具備的職能、關(guān)系，加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系、溝通，順利完成任務(wù)，順利實(shí)現(xiàn)已制定的發(fā)展目標(biāo)。還要完成領(lǐng)導(dǎo)突然交給的任務(wù)，但不具備其規(guī)律性，不受時(shí)間限制，隨時(shí)都可能接收到不同類型的突發(fā)任務(wù)，必須按時(shí)保質(zhì)完成。

二、新時(shí)期下企業(yè)辦公室管理存在的問(wèn)題

就企業(yè)辦公室而言，是企業(yè)日常管理與執(zhí)行的重要部門，是傳遞各方面數(shù)據(jù)信息的重要窗口，能夠加強(qiáng)和員工之間的溝通、交流，提高更加優(yōu)質(zhì)的內(nèi)、外服務(wù)。

在新時(shí)代下，企業(yè)辦公室管理現(xiàn)狀并不樂(lè)觀，存在多方面的問(wèn)題。在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，缺乏完善的管理制度，辦公室管理工作執(zhí)行力度、落實(shí)力度不夠，特別是缺乏健全的責(zé)任制，不工作崗位職責(zé)模糊化，流于形式，權(quán)與責(zé)混淆，工作人員經(jīng)常不清楚自己的本職工作，加上考核工作沒(méi)有得到應(yīng)有的落實(shí)，員工工作積極性、主動(dòng)性不高，內(nèi)部管理處于混亂中，各項(xiàng)工作任務(wù)無(wú)法有效完成，大大增加了運(yùn)營(yíng)成本，不利于提高經(jīng)濟(jì)效益。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)缺乏必要的服務(wù)能力。在辦公室工作開展過(guò)程中，服務(wù)的廣度、深度都比較有限，加上社會(huì)市場(chǎng)環(huán)境復(fù)雜多變，工作內(nèi)容繁雜，無(wú)法滿足社會(huì)大眾的客觀需求，為他們提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。此外，在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，工作人員缺乏較高的綜合素質(zhì)，內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)、崗位結(jié)構(gòu)都不合理，導(dǎo)致已有的人力資源得不到優(yōu)化利用，沒(méi)有對(duì)辦公室員工進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，不具備相關(guān)工作崗位所需的知識(shí)、技能，不具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，專業(yè)的技能，不注重工作經(jīng)驗(yàn)的積累，無(wú)法有效解決工作中遇到的各種問(wèn)題，導(dǎo)致相關(guān)工作無(wú)法有序開展。同時(shí)，他們也不具備基本的職業(yè)素養(yǎng)，經(jīng)常違規(guī)操作，不認(rèn)真工作，工作效率低下，對(duì)辦公室工作的優(yōu)化創(chuàng)新無(wú)法很好地應(yīng)對(duì)，工作中經(jīng)常出錯(cuò)，服務(wù)質(zhì)量也不高。

三、新時(shí)期下企業(yè)辦公室管理實(shí)踐策略

1.健全企業(yè)辦公室規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)辦公室的均衡發(fā)展。

就企業(yè)而言，不論大小，必須綜合分析各種影響因素，健全已有的辦公室規(guī)章制度，約束并端正日常辦公室工作行為，確保辦公室工作有序開展。具體來(lái)說(shuō)，所構(gòu)建的辦公室規(guī)章制度必須客觀地呈現(xiàn)出辦公室工作程序、工作標(biāo)準(zhǔn)等，要制定可行的責(zé)任制，落到實(shí)處，明確不同工作崗位職責(zé)，避免辦公室管理人員權(quán)與責(zé)任混淆，在使用相關(guān)權(quán)利的同時(shí)，更好地履行自身職責(zé)，認(rèn)真做好本職工作，有效解決工作中遇到的各種問(wèn)題。在此基礎(chǔ)上，還要結(jié)合辦公室工作程序，制定相關(guān)的規(guī)定，使辦公室工作具有鮮明的規(guī)范化、程序化特點(diǎn)，能夠簡(jiǎn)化工作程序，減少工作人員工作量，提高功能工作效率與質(zhì)量。此外，要適當(dāng)強(qiáng)化那些工作量大且任務(wù)多的辦公室職能，結(jié)合辦公室管理人員已有能力，優(yōu)化調(diào)整人員結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)辦公室的均衡發(fā)展，確保相關(guān)工作任務(wù)順利完整。

2.強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)能力。

辦公室管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，難度較大，建設(shè)周期較長(zhǎng)，需要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的努力。企業(yè)要轉(zhuǎn)變負(fù)責(zé)接待工作員工的思想觀念，要堅(jiān)持為領(lǐng)導(dǎo)、基層服務(wù)的理念，必須強(qiáng)化管理人員的服務(wù)意識(shí)，要全方位分析工作中存在的問(wèn)題，采取可行的措施加以解決，為提高自身服務(wù)能力做好鋪墊。還要圍繞服務(wù)職能，進(jìn)一步提高服務(wù)職能的深度、廣度，確保領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)決策。此外，辦公室管理人員還要客觀地分析基層員工的具體訴求，根據(jù)了解的情況，及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，構(gòu)建健全的上、下級(jí)溝通渠道，領(lǐng)導(dǎo)者也能更好地了解基層員工各方面情況，合理調(diào)整相關(guān)決策，確要具備鮮明的人性化特征，堅(jiān)持以人為本理念，有序開展辦公室工作，在強(qiáng)化員工服務(wù)意識(shí)的同時(shí)，逐漸提高他們的服務(wù)水平。

3.培養(yǎng)辦公室管理人員綜合素養(yǎng)。

在辦公室管理中，提高管理人員綜合素質(zhì)至關(guān)重要，是辦公室工作正常開展的首要前提。在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，要定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并開展形式多樣的學(xué)習(xí)與交流活動(dòng)，認(rèn)真學(xué)習(xí)各方面技能，相關(guān)的政策規(guī)定，不斷完善自己已有的知識(shí)，熟悉業(yè)務(wù)操作流程，并可以正確進(jìn)行操作，具備較高的業(yè)務(wù)技能。還可以組織辦公室人員深入基地，親自體驗(yàn)與調(diào)研，積累實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，有效解決在工作當(dāng)中所出現(xiàn)問(wèn)題。還要注重人才的培養(yǎng)與引進(jìn)，采取各種激勵(lì)措施，留住人才，不斷為企業(yè)發(fā)展注入新鮮的血液。另外，還要提高人員的招聘要求，對(duì)各方面機(jī)能進(jìn)行檢測(cè)，合格者方可入職，并作好崗前的培訓(xùn)工作，使其可以更好地勝任本項(xiàng)工作。

4、注重接待來(lái)訪，做好基層工作，協(xié)調(diào)好內(nèi)外關(guān)系。

書信來(lái)訪、員工親自來(lái)訪是企業(yè)員工來(lái)訪的主要形式，有利于辦公室管理更好地了解企業(yè)運(yùn)營(yíng)情況，處理好企業(yè)、員工之間的關(guān)系。企業(yè)可以根據(jù)自身實(shí)際情況，科學(xué)設(shè)置專門的職員來(lái)訪窗口，及時(shí)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者等反映情況，企業(yè)運(yùn)營(yíng)者也要對(duì)他們的反映引起重視，全方面分析運(yùn)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，采取可行的措施，要多關(guān)心員工的工作、生活，不要拒絕員工的來(lái)訪，解決他們遇到的問(wèn)題，加強(qiáng)基層建設(shè)。此外，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，企業(yè)要隨時(shí)關(guān)注社會(huì)市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)變化，要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變已有的觀念，時(shí)刻擁有最新的數(shù)據(jù)信息，確保數(shù)據(jù)信息的暢通、更新，促使辦公室工作人員更好地利用這些數(shù)據(jù)信息，更好地開展相關(guān)工作。在此過(guò)程中，需要全方位分析各種影響主客觀因素，并協(xié)調(diào)好內(nèi)部與外部之間的關(guān)系，隨時(shí)了解內(nèi)部情況，促使企業(yè)和外界間的聯(lián)系，并隨時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)信息，利用外界的有利資源，提高工作效率與質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代化企業(yè)的快速發(fā)展，辦公室工作的重要性越顯突出，在這樣的背景環(huán)境下，企業(yè)要對(duì)辦公室工作予以重要認(rèn)知，能夠結(jié)合當(dāng)下發(fā)展形勢(shì)，對(duì)辦公室管理工作進(jìn)行改革。同時(shí)，企業(yè)要注重為辦公室員工提供較好的物質(zhì)保障，采取有效地激勵(lì)措施，提升員工工作積極性，促進(jìn)辦公室管理工作更好地發(fā)展和進(jìn)步。

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