計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

李幸艷

辦公自動(dòng)化是指在企業(yè)的基本辦公流程中引入計(jì)算機(jī)信息化系統(tǒng)，包括對(duì)企業(yè)基本信息的錄入、更新及維護(hù)，以及日常文件流轉(zhuǎn)、信息傳遞等工作。不斷對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行開發(fā)、利用及更新，有助于提升辦公自動(dòng)化的水平。本文在分析辦公自動(dòng)化基本概念和現(xiàn)存問(wèn)題的基礎(chǔ)上，對(duì)如何加強(qiáng)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用進(jìn)行了分析和闡述。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化 計(jì)算機(jī)技術(shù) 應(yīng)用

1 基本概念

辦公自動(dòng)化是指在企業(yè)的基本辦公流程中引入計(jì)算機(jī)信息化系統(tǒng)，包括對(duì)企業(yè)基本信息的錄入、更新及維護(hù)，以及日常文件流轉(zhuǎn)、信息傳遞等工作，也就是說(shuō)企業(yè)的內(nèi)部信息全部實(shí)現(xiàn)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的傳遞、處理及存儲(chǔ)。通過(guò)應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，能夠大大提升企業(yè)內(nèi)部信息處理和工作效率，同時(shí)能夠?yàn)槠髽I(yè)的決策和發(fā)展提供安全可靠的參考信息。一般來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要是由工作人員、組織架構(gòu)、辦公信息、企業(yè)或單位內(nèi)部制度以及一般性的工具、技術(shù)和環(huán)境等組成。

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程中，是以工作人員為核心的以計(jì)算機(jī)技術(shù)為輔助工具的，目的是對(duì)企業(yè)內(nèi)部的資源和信息進(jìn)行有效的整合、傳遞以及利用、存儲(chǔ)。與傳統(tǒng)的辦公方式相比較，辦公自動(dòng)化能夠系統(tǒng)的、有效的對(duì)工作人員和工作信息、資源等進(jìn)行有機(jī)整合，為企業(yè)資源的有效利用、工作人員的能力發(fā)揮以及企業(yè)的發(fā)展等提供了便利的條件。本文在分析辦公自動(dòng)化基本概念和現(xiàn)存問(wèn)題的基礎(chǔ)上，對(duì)如何加強(qiáng)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用進(jìn)行了分析和闡述。

2 辦公自動(dòng)化的主要應(yīng)用形式

2.1 搭建網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)

辦公自動(dòng)化依托計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，因此能夠構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息交互平臺(tái)。網(wǎng)絡(luò)溝通方式大大降低了辦公過(guò)程中的溝通成本，使異地溝通、即時(shí)溝通等成為了可能。同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了不同層級(jí)的員工之間有效的溝通，還可以利用留言板、討論區(qū)等形式提供了一線員工反應(yīng)意見(jiàn)和建議的渠道。另外，依托網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)還能優(yōu)化一些工作流程和環(huán)節(jié)，提高工作效率。數(shù)字化方式的信息存儲(chǔ)，給企業(yè)的信息查詢、分析和應(yīng)用等提供了可能。

2.2 利用計(jì)算機(jī)功能提高工作效率

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的功能能夠大大提升工作效率。例如圖片處理功能，能夠使工作的展示和溝通手段更多樣化；文字處理功能，例如word、ppt、excel等，為企業(yè)內(nèi)部制度、信息和通知等的分發(fā)、流轉(zhuǎn)、編排等提供了高效的手段，也大大節(jié)省了紙張和印刷工作，為企業(yè)節(jié)省了成本；電視電話會(huì)議等，能夠?qū)崿F(xiàn)異地辦公人員的即時(shí)會(huì)議，減少了差旅等費(fèi)用；視頻監(jiān)控等功能為有效的監(jiān)督和管理提供了實(shí)現(xiàn)的可能。大量的計(jì)算機(jī)技術(shù)為辦公自動(dòng)化提供了服務(wù)，從而能夠大大提升企業(yè)的辦公效率。

3 辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用存在的問(wèn)題

3.1 工作人員素質(zhì)相對(duì)較低，應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的能力有限

在我國(guó)絕大多數(shù)單位和企業(yè)中，從事一線企業(yè)日常辦公處理工作的人員普遍能力有限，對(duì)于一些辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及系統(tǒng)中應(yīng)用的先進(jìn)技術(shù)很難理解和掌握，因此不能夠有效地利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

3.2 辦公自動(dòng)化管理制度落后

一些單位對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的理解和認(rèn)識(shí)程度不夠，沿用傳統(tǒng)的內(nèi)部辦公管理制度約束辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行，有些雖然建立了新的辦公流程管理制度，但是制度流于形式不能夠?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行有效管理。

3.3 辦公自動(dòng)化運(yùn)行環(huán)境較差

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用目的是提高企業(yè)內(nèi)部的辦公效率，但由于目前一些系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境較差，不能夠滿足系統(tǒng)高效運(yùn)行的要求，反而在一定程度上阻礙了企業(yè)內(nèi)部的辦公效率。

4 改進(jìn)辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平的幾點(diǎn)建議

4.1 構(gòu)建完善、科學(xué)的管理制度

企業(yè)在構(gòu)建制度的過(guò)程中，要充分借鑒和參考國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)以自身的企業(yè)特點(diǎn)出發(fā)，才能構(gòu)建完善、科學(xué)的管理制度，為更好地發(fā)揮辦公自動(dòng)化的功能提供基礎(chǔ)。

4.2 提供辦公自動(dòng)化運(yùn)行的基本環(huán)境

企業(yè)要為辦公自動(dòng)化的運(yùn)行提供必要的基本環(huán)境，適當(dāng)?shù)牟少?gòu)和安裝一些殺毒軟件、應(yīng)用軟件以及防火墻等安全設(shè)備，從而能夠保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全、高效運(yùn)行?；经h(huán)境的構(gòu)建必須結(jié)合企業(yè)的特點(diǎn)以及企業(yè)員工的具體計(jì)算機(jī)操作水平，通盤考慮。

4.3 不斷提升員工的計(jì)算機(jī)操作水平

企業(yè)要重視提高員工的計(jì)算機(jī)操作水平，包括基本的windows操作系統(tǒng)的使用，以及ppt、word、excel等日常辦公軟件的培訓(xùn)。另外也可以不斷引入具有較高計(jì)算機(jī)操作水平的員工，還可以定期邀請(qǐng)相關(guān)專家進(jìn)行知識(shí)和技能的培訓(xùn)。

5 辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展以及智能化、便捷化計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提出，辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)由傳統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)辦公流程自動(dòng)化和輔助日常辦公的開展等基本要求，逐漸向知識(shí)管理、人機(jī)交互、智能化處理等發(fā)展。另外，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，使用視頻會(huì)議、遠(yuǎn)程醫(yī)療會(huì)診、電子商務(wù)等也逐漸成為辦公自動(dòng)化中的重要內(nèi)容。

5.1 移動(dòng)辦公

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，便攜式終端包括移動(dòng)筆記本、平板電腦以及智能手機(jī)的廣泛應(yīng)用，移動(dòng)辦公成為了辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)。在利用3G網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)的信息交互、任務(wù)處理、知識(shí)管理等。

5.2 業(yè)務(wù)導(dǎo)向

辦公自動(dòng)化從單純滿足日常辦公需要逐漸提升為滿足業(yè)務(wù)需求的統(tǒng)一門戶，通過(guò)對(duì)單位的業(yè)務(wù)進(jìn)行分析和整合，在OA辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上充分引入供應(yīng)鏈管理、客戶管理、企業(yè)資源管理等業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向的辦公自動(dòng)化平臺(tái)。

5.3 智能化系統(tǒng)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過(guò)引入智能化技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)手寫輸入、生物特征識(shí)別、自然語(yǔ)言處理以及人機(jī)交互功能，大大提升了系統(tǒng)的智能化水平。例外，系統(tǒng)通過(guò)建立統(tǒng)一的門戶網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公和即時(shí)溝通，提升了日常辦公管理的能力。

5.4 以知識(shí)為驅(qū)動(dòng)

將知識(shí)管理概念融入到辦公自動(dòng)化中，一方面滿足員工日常辦公知識(shí)查詢和學(xué)習(xí)的需要，另一方面也能激發(fā)員工的創(chuàng)造力和創(chuàng)新能力，提升整體的知識(shí)化、綜合化水平，實(shí)現(xiàn)以辦公自動(dòng)化提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的更高要求。

參考文獻(xiàn)

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作者單位

鄭州商業(yè)技師學(xué)院 河南省鄭州市 450121