高校學(xué)生管理系統(tǒng)信息共享中存在的問(wèn)題探討

秦文麗 李英蓮 付稚茹 陳軍 張玲 張敏

【摘 要】隨著高校學(xué)生人數(shù)的劇增，高校學(xué)生管理工作難度增加，同時(shí)也迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)。學(xué)生信息在業(yè)務(wù)部門(mén)間的共享是高校信息化管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。文章從實(shí)際工作出發(fā)，針對(duì)高校學(xué)生管理系統(tǒng)信息共享中存在的問(wèn)題，從外部因素和內(nèi)部因素2個(gè)方面進(jìn)行了詳細(xì)剖析，并針對(duì)每一類(lèi)問(wèn)題提出了有效的解決方法。

【關(guān)鍵詞】學(xué)生管理系統(tǒng)；信息共享；信息化

【中圖分類(lèi)號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2017）12-0143-03

0 前言

隨著高校的快速發(fā)展、招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大及學(xué)生人數(shù)的不斷增長(zhǎng)，高校學(xué)生管理工作的難度越來(lái)越大。學(xué)生信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)因其量大、瑣碎、復(fù)雜，所以管理起來(lái)難度較大，而且涉及眾多業(yè)務(wù)部門(mén)（教務(wù)處、研究生院、學(xué)工部、宿舍管理辦公室、招生就業(yè)處、財(cái)務(wù)處、信息管理中心、學(xué)院等）。傳統(tǒng)模式下，部門(mén)間學(xué)生基礎(chǔ)信息的傳遞是通過(guò)紙質(zhì)文件傳遞，傳遞速度慢、周期長(zhǎng)、易出錯(cuò)、信息分散。隨著信息化的發(fā)展，如何將眾多業(yè)務(wù)部門(mén)的學(xué)生信息實(shí)現(xiàn)及時(shí)共享和有效的利用，簡(jiǎn)化學(xué)生辦事流程，提高工作效率，成為高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)信息化建設(shè)新的挑戰(zhàn)。

學(xué)生信息共享概念的提出，能從根本上解決傳統(tǒng)模式下數(shù)據(jù)傳遞時(shí)存在的問(wèn)題，降低人工紙質(zhì)傳遞中的錯(cuò)誤率。例如，以前學(xué)生在辦理退宿時(shí)，需要先在宿舍管理辦公室開(kāi)具紙質(zhì)證明，然后再到財(cái)務(wù)處辦理，整個(gè)過(guò)程繁瑣費(fèi)時(shí)。信息共享平臺(tái)的建設(shè)和使用，簡(jiǎn)化了學(xué)生的辦事流程，學(xué)生只需在宿管辦辦理退宿，無(wú)需再持紙質(zhì)的傳遞單到各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)辦理蓋章手續(xù)，財(cái)務(wù)處在收到宿管辦傳輸?shù)膶W(xué)生退宿信息后，系統(tǒng)自動(dòng)處理，整個(gè)環(huán)節(jié)簡(jiǎn)單、省時(shí)，既節(jié)省了學(xué)生的辦事時(shí)間，也提高了老師的工作效率，同時(shí)也避免了傳統(tǒng)手工處理容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

信息共享平臺(tái)的建設(shè)和使用，在初期為基礎(chǔ)工作帶來(lái)了一定的便利性，但隨著業(yè)務(wù)量的增大，數(shù)據(jù)量越來(lái)越大，數(shù)據(jù)信息也出現(xiàn)了多樣化，導(dǎo)致信息共享過(guò)程中暴露出各種問(wèn)題。本文圍繞財(cái)務(wù)部門(mén)學(xué)生管理系統(tǒng)信息共享中出現(xiàn)的問(wèn)題，分別從外部因素和內(nèi)部因素2個(gè)方面進(jìn)行剖析，詳細(xì)分析了目前存在的突出問(wèn)題。

1 高校學(xué)生管理系統(tǒng)信息共享中存在的問(wèn)題

1.1 信息共享外部影響因素

（1）硬件設(shè)備落后，運(yùn)行穩(wěn)定性差。數(shù)據(jù)源頭業(yè)務(wù)部門(mén)在搭建學(xué)生信息管理系統(tǒng)時(shí)可能因?yàn)闀r(shí)間緊迫、經(jīng)費(fèi)不足等原因，沒(méi)有購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)門(mén)的服務(wù)器，僅臨時(shí)搭建在普通PC機(jī)或者閑置過(guò)時(shí)的服務(wù)器上，這些機(jī)器因性能差、老化等原因無(wú)法承受24小時(shí)的不間斷運(yùn)轉(zhuǎn)，容易出現(xiàn)卡頓、死機(jī)、癱瘓等現(xiàn)象。目前，大部分高校以信息管理中心作為數(shù)據(jù)中轉(zhuǎn)站，建立中間數(shù)據(jù)庫(kù)，將各業(yè)務(wù)部門(mén)數(shù)據(jù)匯聚到中間庫(kù)中，再根據(jù)各個(gè)部門(mén)的需求進(jìn)行數(shù)據(jù)的再分配和輸送，信息中心不重視中間庫(kù)的建設(shè)，認(rèn)為只是一個(gè)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容器，服務(wù)器配置低，運(yùn)行速度差，存儲(chǔ)容量小，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)無(wú)法及時(shí)向外傳輸?shù)默F(xiàn)象。

（2）開(kāi)發(fā)系統(tǒng)對(duì)接接口難度大。系統(tǒng)建設(shè)初期，學(xué)校在學(xué)生管理系統(tǒng)采購(gòu)上未全局考慮，未進(jìn)行統(tǒng)一的采購(gòu)和管理，每個(gè)部門(mén)的軟件基于不同的計(jì)算機(jī)語(yǔ)言編寫(xiě)（如VC，VB，VF，Delphi，C++，python，java等）。而且，數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)也存在異構(gòu)性（包括Oracle、SQL Server、MySQL、DB2等），這些問(wèn)題導(dǎo)致后期進(jìn)行部門(mén)系統(tǒng)對(duì)接時(shí)難度加大，即使勉強(qiáng)集成在一起，在使用中也是問(wèn)題頻出。

（3）信息化建設(shè)意識(shí)不強(qiáng)，系統(tǒng)建設(shè)落后。一些部門(mén)對(duì)學(xué)生管理信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不到位，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到系統(tǒng)管理的重要性，在學(xué)生數(shù)據(jù)管理上仍采用最傳統(tǒng)的手工記錄、Excle表記錄，或者簡(jiǎn)易開(kāi)發(fā)一些小程序僅滿(mǎn)足小數(shù)據(jù)的管理，沒(méi)有健全完整的管理系統(tǒng)，在部門(mén)間信息共享中無(wú)法與其他部門(mén)對(duì)接，重要的數(shù)據(jù)不能共享，也不能被有效利用。

（4）共享的數(shù)據(jù)信息缺乏完整性和全面性。信息中心作為數(shù)據(jù)中間庫(kù)，在接收各部門(mén)數(shù)據(jù)時(shí)，未進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查，對(duì)數(shù)據(jù)源部門(mén)提供的數(shù)據(jù)沒(méi)有設(shè)置反饋機(jī)制和進(jìn)行錯(cuò)誤篩選，在功能上僅僅是一個(gè)存儲(chǔ)容器，沒(méi)有起到真正的共享中心的作用。對(duì)于一些部門(mén)的源頭數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)管理人員在處理初始數(shù)據(jù)時(shí)沒(méi)有反復(fù)檢查、核對(duì)，將錯(cuò)誤、信息缺失的數(shù)據(jù)（如學(xué)號(hào)錯(cuò)誤、姓名錯(cuò)誤、學(xué)院代碼缺失、專(zhuān)業(yè)代碼缺失、貸款金額缺失、入學(xué)年月缺失等）共享至中間庫(kù)，導(dǎo)致其他部門(mén)接收到此類(lèi)數(shù)據(jù)無(wú)法使用。

（5）共享數(shù)據(jù)流向單一、數(shù)據(jù)資源未被充分利用。高校信息管理中心作為高校信息化建設(shè)的核心部門(mén)，牽頭完成了多個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)數(shù)據(jù)共享庫(kù)的搭建，共享庫(kù)中存儲(chǔ)了教務(wù)處、財(cái)務(wù)處、宿管辦、學(xué)工部、學(xué)院、圖書(shū)館等部門(mén)學(xué)生數(shù)據(jù)。目前，共享庫(kù)數(shù)據(jù)未被充分利用，教務(wù)處學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)數(shù)據(jù)僅單向傳輸給財(cái)務(wù)處，學(xué)工部、宿管辦因內(nèi)部系統(tǒng)建設(shè)不完善，無(wú)法使用共享庫(kù)中教務(wù)處傳輸?shù)膶W(xué)生學(xué)籍基本信息，造成學(xué)工部、宿管辦在辦理學(xué)生貸款、住宿異動(dòng)時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)號(hào)、姓名錯(cuò)誤等現(xiàn)象。共享庫(kù)中財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也未被有效利用，學(xué)工部、學(xué)院、宿管辦等都無(wú)法獲取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，學(xué)工部在辦理學(xué)生學(xué)費(fèi)代償時(shí)仍采用傳統(tǒng)方式，由財(cái)務(wù)處查詢(xún)后簽字蓋章確認(rèn)。宿管辦也因系統(tǒng)建設(shè)欠缺，無(wú)法有效利用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，在學(xué)生欠費(fèi)的情況下仍可以入住寢室，畢業(yè)離校的學(xué)生也可以繼續(xù)申請(qǐng)寢室。因共享數(shù)據(jù)阻塞造成資源浪費(fèi)、管理混亂、辦事流程繁瑣，也無(wú)法通過(guò)各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)作有效地控制學(xué)生的欠費(fèi)行為和催收學(xué)雜費(fèi)。

（6）數(shù)據(jù)管理人員專(zhuān)業(yè)技能欠缺。在軟硬件配置都到位的情況下，管理人員的計(jì)算機(jī)水平、工作態(tài)度、整體素質(zhì)直接影響到系統(tǒng)科學(xué)有效的使用。大部分老師未進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，對(duì)計(jì)算機(jī)的使用不夠嫻熟，尤其遇到數(shù)據(jù)量較大時(shí)出現(xiàn)無(wú)從下手的現(xiàn)象。還有一些老師因工作態(tài)度不端正，在處理數(shù)據(jù)時(shí)不仔細(xì)、不認(rèn)真，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門(mén)共享出的源頭數(shù)據(jù)缺失各種各樣的關(guān)鍵信息。因此，專(zhuān)門(mén)的崗位培訓(xùn)和引入既懂管理又懂計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才是建設(shè)信息系統(tǒng)的前提，否則，相關(guān)人員素質(zhì)較差可能會(huì)使系統(tǒng)處于癱瘓狀態(tài)，即使能夠運(yùn)行，其運(yùn)行效率也會(huì)大大降低。

（7）部門(mén)間數(shù)據(jù)共享滯后，傳輸不及時(shí)。在實(shí)際工作中經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)生在辦理退學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退寢室時(shí)，已在教務(wù)處、宿管辦辦理了相關(guān)手續(xù)，財(cái)務(wù)處卻沒(méi)有收到異動(dòng)信息的現(xiàn)象。學(xué)生不停地往返于幾個(gè)部門(mén)之間，引起學(xué)生的負(fù)面情緒，激化學(xué)生與老師之間的矛盾。數(shù)據(jù)共享庫(kù)的建立是為了簡(jiǎn)化學(xué)生的辦事流程和有效地利用數(shù)據(jù)資源，部門(mén)間數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟患皶r(shí)，就會(huì)造成負(fù)面的效果。

1.2 信息共享內(nèi)部影響因素

（1）獲取數(shù)據(jù)信息量有限。財(cái)務(wù)處學(xué)生管理系統(tǒng)主要接收來(lái)自教務(wù)處學(xué)籍異動(dòng)、宿管辦住宿異動(dòng)、學(xué)工部國(guó)家助學(xué)貸款、學(xué)生緩交異動(dòng)這4類(lèi)數(shù)據(jù)。因其他業(yè)務(wù)部門(mén)管理系統(tǒng)不完善、未建設(shè)管理系統(tǒng)等原因，所以大部分學(xué)生的相關(guān)數(shù)據(jù)未納入共享庫(kù)中，例如生源地貸款數(shù)據(jù)、迎新系統(tǒng)新生綠色通道數(shù)據(jù)、學(xué)生注冊(cè)系統(tǒng)學(xué)生學(xué)籍狀態(tài)、購(gòu)買(mǎi)基本醫(yī)療保險(xiǎn)、申請(qǐng)校內(nèi)住宿等。

（2）未建立健全的錯(cuò)誤反饋機(jī)制。財(cái)務(wù)處學(xué)生管理系統(tǒng)異動(dòng)平臺(tái)沒(méi)有建立健全的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)攔截和反饋機(jī)制，導(dǎo)致經(jīng)常接收到學(xué)號(hào)錯(cuò)誤、姓名錯(cuò)誤和學(xué)院、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)信息缺失的數(shù)據(jù)。也不能及時(shí)將錯(cuò)誤、信息缺失的數(shù)據(jù)反饋給源數(shù)據(jù)提供部門(mén)進(jìn)行修改。

（3）未實(shí)現(xiàn)共享數(shù)據(jù)全自動(dòng)處理?，F(xiàn)有的學(xué)生管理系統(tǒng)在處理接收到共享數(shù)據(jù)后，基本上是人工處理，未能實(shí)現(xiàn)真正意義上的及時(shí)，有一定的滯后性。而且還需要專(zhuān)門(mén)設(shè)置崗位和人員來(lái)進(jìn)行管理，既耗時(shí)又耗人力。

2 應(yīng)對(duì)策略

（1）樹(shù)立校園信息化建設(shè)全局意識(shí)，制定長(zhǎng)期規(guī)劃。高校學(xué)生管理系統(tǒng)信息化建設(shè)要打破傳統(tǒng)的多頭管理的模式，杜絕職能部門(mén)各自為營(yíng)的現(xiàn)象，從學(xué)校整體發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，建立統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一購(gòu)置軟硬件設(shè)備，既節(jié)約資金，又避免資源的浪費(fèi)。

（2）建立健全的多環(huán)節(jié)監(jiān)督機(jī)制。學(xué)生管理系統(tǒng)信息共享中如何確保共享數(shù)據(jù)完整、唯一、準(zhǔn)確，成為信息共享研究討論的重點(diǎn)，共享平臺(tái)的建設(shè)歸根結(jié)底是為了學(xué)生數(shù)據(jù)在職能部門(mén)間的有效利用，提高工作效率，簡(jiǎn)化辦事流程。不僅要在終端接收數(shù)據(jù)的部門(mén)設(shè)置檢查反饋機(jī)制，而且要在源頭數(shù)據(jù)就設(shè)置關(guān)卡，在系統(tǒng)中設(shè)置檢查機(jī)制，降低終端數(shù)據(jù)接收部門(mén)接收數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率。只有在職能部門(mén)數(shù)據(jù)共享中實(shí)現(xiàn)層層控制、層層篩選，才能確保共享數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。

（3）加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能隊(duì)伍的建設(shè)。打破傳統(tǒng)工作方式，有一些工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)操作不熟悉，習(xí)慣手工記錄、紙質(zhì)文件傳遞，認(rèn)為計(jì)算機(jī)操作復(fù)雜繁瑣。管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和整體素質(zhì)決定了信息化管理是否能得到良好的實(shí)現(xiàn)。因此，需要提升高校管理人員的整體素質(zhì)，針對(duì)不同崗位的工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)（計(jì)算機(jī)基本操作、軟件使用、故障處理、數(shù)據(jù)整理、業(yè)務(wù)知識(shí)等）。根據(jù)工作人員的專(zhuān)業(yè)背景安排崗位，充分調(diào)動(dòng)工作人員的工作、學(xué)習(xí)積極性。制定每個(gè)崗位標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，將每個(gè)工作事項(xiàng)處理方法記錄下來(lái)，形成規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，避免因人員調(diào)動(dòng)、崗位變動(dòng)造成不同的人采用不同的處理方式。

（4）建立學(xué)生管理系統(tǒng)新型綜合服務(wù)平臺(tái)。學(xué)生管理系統(tǒng)新型綜合服務(wù)平臺(tái)如圖1所示，該平臺(tái)同時(shí)允許學(xué)生和部門(mén)數(shù)據(jù)管理員登錄，集成了教務(wù)處、財(cái)務(wù)處、學(xué)工部、學(xué)院、宿管辦等相關(guān)部門(mén)的學(xué)生信息，學(xué)生只需登錄該平臺(tái)便可查詢(xún)相關(guān)信息（學(xué)籍信息、學(xué)分、成績(jī)、繳費(fèi)情況等），即圖1所示業(yè)務(wù)層內(nèi)所有信息。部門(mén)數(shù)據(jù)管理員不僅可以登錄該平臺(tái)維護(hù)本部門(mén)的學(xué)生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也可以查閱由其他部門(mén)共享的學(xué)生數(shù)據(jù)。綜合服務(wù)平臺(tái)上的所有的數(shù)據(jù)信息都存放在云平臺(tái)上，該平臺(tái)對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，制定統(tǒng)一的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。杜絕了信息傳輸滯后、數(shù)據(jù)缺失等現(xiàn)象。與高校傳統(tǒng)的綜合平臺(tái)相比，學(xué)生管理系統(tǒng)新型平臺(tái)的查詢(xún)速度快而且運(yùn)行穩(wěn)定，不容易出現(xiàn)死機(jī)、卡頓等現(xiàn)象。舊綜合服務(wù)平臺(tái)僅允許學(xué)生登錄，通過(guò)單點(diǎn)登錄（Single Sign On）的方式訪(fǎng)問(wèn)其他業(yè)務(wù)部門(mén)的學(xué)生管理系統(tǒng)查詢(xún)基本信息，這種方式經(jīng)常造成無(wú)法訪(fǎng)問(wèn)、無(wú)法連接。所以，新型綜合服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)能從根本上解決信息共享中存在的各種問(wèn)題。

3 結(jié)語(yǔ)

高校學(xué)生管理系統(tǒng)對(duì)信息的共享，提高了高校學(xué)生管理工作的效率，成為未來(lái)高校發(fā)展的重要內(nèi)容。因此，各高校要不斷地完善高校學(xué)生管理系統(tǒng)信息共享平臺(tái)，將高校學(xué)生管理工作提升到科學(xué)化、高效化、信息化的層面，實(shí)現(xiàn)具有時(shí)代特征的高校學(xué)生管理工作。本文的研究也為后期信息共享平臺(tái)的改進(jìn)提供了可靠的理論依據(jù)，能推進(jìn)信息共享建設(shè)的快速發(fā)展。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]李燕，王靜，趙仲麟，等.高校學(xué)生管理工作的信息化建設(shè)[J].農(nóng)業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息，2013（1）.

[2]杜大鵬.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生管理工作的挑戰(zhàn)與對(duì)策分析[J].科技展望，2016，26（16）：80.

[責(zé)任編輯：陳澤琦]