淺談檔案管理工作的重要性

魏瓊英

摘要：隨著我國的全面發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上同樣需要改變，利用新的理念與方式從全面角度反映出現(xiàn)狀和成果。因此加強檔案管理工作非常重要，可以從最大程度上發(fā)揮出檔案管理的社會價值?；诖?，文章從不同角度針對檔案管理工作的重要性進(jìn)行了闡述與研究，供大家參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工作；重要性

近年來人們開始認(rèn)識到了檔案管理的重要作用。隨著改革開放的不斷深入，社會注意市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，這種情況下加強事業(yè)單位檔案管理顯得尤為重要，然而縱觀近年來我國事業(yè)單位檔案管理的情況，其中始終存在著這樣那樣的問題，為我國事業(yè)單位發(fā)展造成了不利影響。因為企業(yè)或單位的資源取向、戰(zhàn)略及未來發(fā)展都可能會受到檔案管理工作的影響，所檔案管理工作對于企業(yè)或單位在市場競爭中獲得生存及全面發(fā)展有著重要的意義。因此，人們必須充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，并在工作中進(jìn)一步完善檔案管理工作，在現(xiàn)有檔案管理工作方法基礎(chǔ)上實現(xiàn)創(chuàng)新。

一、檔案管理工作的社會價值

合理科學(xué)的對檔案進(jìn)行管理，不但可以對企業(yè)或單位的業(yè)績給予衡量，還可以對企業(yè)或單位的管理水平給予衡量，因此我們必須充分重視這項工作，尤其是檔案管理人員必須認(rèn)識到檔案管理工作在社會各項工作中的重要性，進(jìn)而有效把握檔案管理工作的原則，切實將檔案管理工作做好。檔案管理工作的作用可以從兩方面分析：首先，作為考察依據(jù)。檔案是歷史的一種鑒證，它與其它的文獻(xiàn)不同，具有一定的法律的效應(yīng)。由于檔案自身特點、自然形成方式的影響，使其中的記錄更具客觀性，將其作為依據(jù)更加令人信服；其次，作為參考。由于檔案是最有價值的一種參考材料，它從未被篡改，很多檔案甚至都涉及到當(dāng)事人的親筆簽名或手稿，還有一些檔案中包含照片或錄音帶等，因此是最有利的實事憑據(jù)。所以，事業(yè)單位檔案管理在社會中具有非常重要的價值。

二、當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題

由于受到長期以來傳統(tǒng)檔案管理理念、管理模式的影響，事業(yè)單位檔案管理工作中普遍存在著檔案資料收集不齊全、檔案資料管理不規(guī)范、檔案管理人員素質(zhì)不高等一系列問題，這主要是因為我國剛剛從原來的計劃經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌鼋?jīng)濟(jì)，這一轉(zhuǎn)變使得檔案管理模式也必須從原來的舊體制轉(zhuǎn)變?yōu)樾麦w制。

（一）檔案資料收集不齊全

長期以來，很多部門工作人員為了自己使用起來方便，在工作中不懂得顧全大局，將大量資料據(jù)為己有，很多應(yīng)歸檔的檔案材料都收集不上來，整體檔案材料收集不全。例如人事檔案，一些出國考察的資料嚴(yán)重短缺，由考察人員從國外帶來的文件資料、科技成果等材料保存于個人手中，對單位、企業(yè)信息資源造成了嚴(yán)重?fù)p失。同時一些設(shè)備驗收開箱都做不到通知檔案人員到場，因此整體設(shè)備材料不齊全。

（二）檔案資料管理不規(guī)范

具體來說主要體現(xiàn)在以下幾方面：首先，歸檔格式不統(tǒng)一，整體排列無序，對歸檔立卷工作造成了不利影響，例如在案卷封皮書寫、卷內(nèi)文件目錄及備考表格等方面沒有統(tǒng)一的規(guī)格；其次，在立卷過程中，很多環(huán)節(jié)都與歸檔要求不符合，存在著大量的組卷不合理、分類不準(zhǔn)確、案卷標(biāo)題草擬不當(dāng)?shù)葐栴}；第三，案卷整理不規(guī)范，資料檔案收集以后，多數(shù)人認(rèn)為只要將這些檔案保存起來就行了，因此在整理、編目方法上不注重，不排架，因此整體檔案管理工作變成一團(tuán)亂麻，直接影響到了檔案的利用價值。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

首先，檔案管理人員不重視檔案管理工作，具體體現(xiàn)在兩個方面，其一，檔案管理人員工作中缺少主動性，不能主動對生成的資料進(jìn)行收集，其二，多數(shù)檔案管理人員認(rèn)為只要將檔案資料保存起來即可，用到的時候可以找得到就行，至于材料整理、編目等都是沒有必要的，在這種思想影響下出現(xiàn)了大量“你查我閱”“坐等上門”等問題，因此整體檔案管理工作是越管越亂。其次，檔案管理人員專業(yè)知識不豐富、專業(yè)素質(zhì)不高。實際上檔案管理工作也是要講究管理方法的科學(xué)性的，若沒有一定理論知識、專業(yè)技能，則很難勝任檔案管理這項工作，加上很多企業(yè)、單位不重視這項工作，頻繁的更換檔案管理人員，因此整體檔案管理隊伍不穩(wěn)定，各項工作的銜接出現(xiàn)了“斷層”現(xiàn)象。

三、檔案管理工作的改進(jìn)對策與措施

面對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中暴露出的上述問題，需要檔案管理人員及相關(guān)部門加大對檔案管理這項工作的重視程度，了解到檔案管理工作的重要性，同時強化檔案管理工作。下面結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，談一談應(yīng)如何改進(jìn)檔案管理工作。

（一）爭取獲得領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持

要想將檔案管理工作做好，首先應(yīng)在單位上下對這項工作重視起來，而要想全員重視檔案管理，首先需要爭取獲得領(lǐng)導(dǎo)的重視及支持。首先，應(yīng)從思想上改變以往對檔案管理工作的理解，真正重視檔案管理工作，并將其納入正常工作日程之中。其次，應(yīng)定期將檔案管理工作以及工作中遇到的問題上報領(lǐng)導(dǎo)，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)的支持和幫助，這樣就可以在基礎(chǔ)建設(shè)、穩(wěn)定隊伍及相關(guān)待遇上加大傾斜力度。

（二）做好企業(yè)檔案工作的重點

首先，應(yīng)在單位中制定多項規(guī)章制度，確保檔案工作可以有章可依，為檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展提供依據(jù)，各項規(guī)章制度制定以后，檔案管理人員就可以有歸檔的范圍，立卷就可以有目標(biāo)，從而為檔案保管、利用等奠定基礎(chǔ)，這樣一來檔案管理工作就可以有檢查的依據(jù)、考核的標(biāo)準(zhǔn)。其次，應(yīng)進(jìn)一步明確職責(zé)，建立起崗位責(zé)任制。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合其實際情況制定崗位責(zé)任制，進(jìn)一步明確工作標(biāo)準(zhǔn)及職責(zé)范圍，以保證檔案管理人員的工作可以有章可循、有據(jù)可依。

（三）認(rèn)真做好檔案收集工作

檔案資料收集是檔案資料管理的主要工作途徑，因此必須將檔案收集工作做好，同時加強檔案管理工作的力度，更加有效的為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。具體來說，首先，應(yīng)充分重視對檔案收集工作重要性的宣傳，其次應(yīng)完善材料歸檔制度，確保檔案資料收集可以有章可循，切實將檔案收集工作落到實處，第三應(yīng)把握好檔案收集的線索，進(jìn)行調(diào)查研究及跟蹤收集，最后還要注意針對不同對象采用不同的檔案收集方式。

（四）加強檔案管理的現(xiàn)代化

當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入到了信息時代，這種情況下檔案管理現(xiàn)代化必然會成為所有事業(yè)單位的發(fā)展趨勢，各企業(yè)單位必然會隨著社會的發(fā)展實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。而要想實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)，必須首先將檔案著錄工作做好，注意加強檔案管理人員的培訓(xùn)工作，不僅要加強對檔案業(yè)務(wù)及著錄知識進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，同時還要培訓(xùn)檔案管理人員學(xué)習(xí)電腦等電子設(shè)備，加大這方面基礎(chǔ)知識及使用方法的培訓(xùn)力度。

四、結(jié)語

綜上，從本文的分析和研究可見，由于檔案管理工作中每個環(huán)節(jié)都經(jīng)過嚴(yán)格的管理機制把關(guān)，所有工作都要求在檔案工作人員規(guī)范監(jiān)督下完成，這樣檔案的完整、保密，以及安全性才能得到保證，這就需要事業(yè)單位不斷提升檔案管理工作的重視程度，從多角度分析問題，認(rèn)真對待檔案管理工作，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膮^(qū)分和判定檔案管理工作所具有的重要性?？傊?，檔案管理工作必須突出重點，將檔案管理的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化及現(xiàn)代化抓好，科學(xué)、規(guī)范的管理檔案，檔案管理有很多有效的方法，因此在以后的工作中還需要進(jìn)行深入分析和探究。

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