事業(yè)單位檔案管理新思路

丁巧仙

摘 要：本文主要分析了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的一些問(wèn)題，提出了加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)思路。

關(guān)鍵詞：檔案管理 事業(yè)單位 思路

現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于事業(yè)單位的運(yùn)作來(lái)說(shuō)，建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對(duì)其生存與發(fā)展極為重要。檔案建設(shè)是全面建設(shè)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展最基礎(chǔ)性的、不容缺失的重要內(nèi)容。事業(yè)單位檔案工作制度建設(shè)，就是按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率，適應(yīng)事業(yè)單位協(xié)作化、規(guī)范化、科學(xué)化運(yùn)行的需要，并便于監(jiān)督和評(píng)價(jià)。

一、事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀

1.檔案工作的重視程度不夠

事業(yè)單位對(duì)檔案管理不夠重視，監(jiān)督力度不強(qiáng)，沒(méi)有樹(shù)立良好的檔案管理意識(shí)。未能對(duì)檔案工作所需的資源給予充分的保證，雖然各部門(mén)把檔案工作列入年度工作計(jì)劃，但沒(méi)有真正把檔案管理工作作為各部門(mén)工作有效機(jī)制來(lái)抓。

2.檔案室保管條件還比較差

檔案管理的要求是整齊、規(guī)范、統(tǒng)一，多數(shù)單位還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也不統(tǒng)一，比較零亂。而且個(gè)別單位檔案室設(shè)防意識(shí)不強(qiáng)，設(shè)施設(shè)備不完善，管理體制不到位，使部分檔案信息泄露，缺失等問(wèn)題。

3.檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對(duì)薄弱

檔案管理工作不僅要求政策性很強(qiáng)，還要求專業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)，檔案人員必須具備較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。部分單位檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問(wèn)題上不夠精確，出現(xiàn)檔案不能按時(shí)立卷歸檔或未及時(shí)移交綜合檔案室等情況。同時(shí)個(gè)別檔案人員對(duì)檔案的責(zé)任性認(rèn)識(shí)還不夠，存在隨意應(yīng)付了事現(xiàn)象，其原因是各科室對(duì)整理歸檔監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠，思想上存在著為難情緒。

二、事業(yè)單位檔案制度建設(shè)的原則

首先，統(tǒng)一化與差異化兼顧。事業(yè)單位檔案工作制度的制定必須要按照國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行。這使得制度執(zhí)行更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。但這意味著所有事業(yè)單位的檔案工作制度都是一樣的，規(guī)模，工作特點(diǎn)都是事業(yè)單位所存在的差異，其管理方式與制度規(guī)范自然不能一樣。檔案部門(mén)應(yīng)依靠自身特點(diǎn)不斷地實(shí)踐、探索和總結(jié)，建立一套以國(guó)家檔案管理制度為基礎(chǔ)，符合單位自身的檔案管理制度。

其次，明確檔案管理人的職責(zé)與權(quán)益。檔案管理員是事業(yè)單位檔案管理工作的主要執(zhí)行者。所以檔案管理員的積極性影響著檔案管理工作。在制定制度時(shí)，要主要把“職責(zé)”調(diào)整到崗位標(biāo)準(zhǔn)中，明確職責(zé)范圍及權(quán)限。在明確責(zé)任時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)工作人員的合法權(quán)益，使檔案管理員能夠在履行職責(zé)的基礎(chǔ)上，明確自身的合法權(quán)益。

再次，制定與執(zhí)行并重。制度建設(shè)根據(jù)單位檔案部門(mén)的實(shí)際需要，制定一系列系統(tǒng)、科學(xué)、合理的檔案管理規(guī)章制度。但是，如果只注重制度的制訂，那么檔案管理制度就會(huì)成為空談。所以要想適合于單位的發(fā)展、有效調(diào)動(dòng)工作人員積極性，更為關(guān)鍵的是制度的有效執(zhí)行。單位領(lǐng)導(dǎo)在管理單位時(shí)要注重制度的落實(shí)并強(qiáng)化監(jiān)督制度、獎(jiǎng)懲制度。此外還要在實(shí)踐檢驗(yàn)的基礎(chǔ)上不斷完善，使制度更加合理化、規(guī)范化。

最后，動(dòng)態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合。制度一經(jīng)形成，便在一定時(shí)期內(nèi)保持不變，具有相對(duì)的穩(wěn)定性，這是事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的前提。但是，制度并不是一成不變的。隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位的各項(xiàng)制度當(dāng)然也要隨之改變。特別是我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)逐步和世界接軌，事業(yè)單位也逐步走上國(guó)際化道路。對(duì)檔案部門(mén)而言，應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)國(guó)外的一些先進(jìn)的檔案管理辦法，取其精華，并結(jié)合自身情況，不斷完善現(xiàn)有的檔案工作制度。

三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考

1.創(chuàng)新檔案管理制度

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的不斷變革，事業(yè)單位檔案管理制度也要順應(yīng)時(shí)代的要求，創(chuàng)新管理體制。事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中需要不斷完善自己的檔案管理制度。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的需要。盡可能的在減少人力物力的基礎(chǔ)上是信息檔案更加規(guī)范化。

2.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

對(duì)于檔案管理工作要大力宣傳，對(duì)檔案管理責(zé)任要加以明確。各級(jí)事業(yè)單位要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。通過(guò)不斷的宣傳，讓相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和職員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。建立起檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)檔案工作實(shí)行定性、定量考核。同時(shí)應(yīng)參考國(guó)家檔案建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立起以國(guó)家為標(biāo)準(zhǔn)適應(yīng)各單位自身的檔案管理體系。

3.開(kāi)展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提高人事檔案利用效率

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。當(dāng)今社會(huì)高科技越來(lái)越應(yīng)用于我們的生活中，對(duì)于檔案管理同樣應(yīng)該重視吧高科技應(yīng)用于工作中來(lái)，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的目的。各級(jí)事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要提高信息管理的時(shí)效性，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸信息。同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

4.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案保密工作

首先，要改善保管方式，檔案的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)，庫(kù)房不宜設(shè)在辦公樓的最底層，以防盜竊。庫(kù)房應(yīng)該與辦公室和閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，借閱檔案需要審批，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。

其次，做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本行政事業(yè)單位工作的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。

總之，事業(yè)單位檔案工作地存在一些問(wèn)題，影響了檔案工作為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。在新的歷史條件下，事業(yè)單位檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展的新任務(wù)、新特點(diǎn)、新要求。事業(yè)單位檔案工作要?jiǎng)?chuàng)造性地開(kāi)展，推進(jìn)檔案工作跨越式發(fā)展的重要一步，這是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是檔案工作維護(hù)好、保管好、服務(wù)好主要職能的體現(xiàn)。

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