ERP下企業(yè)采購成本管理

何蘇杭

摘 要：采購成本下降可減少企業(yè)現(xiàn)金流出、降低生產(chǎn)成本、增加利潤，提升企業(yè)競爭力。通常物資成本高于企業(yè)生產(chǎn)成本的50%，有效控制這部分成本影響著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的改善，可以使生產(chǎn)成本降低、資金周轉(zhuǎn)周期的縮短、利潤增加。ERP系統(tǒng)是一個管理平臺，該平臺依靠信息技術(shù)，并與現(xiàn)代管理思想相結(jié)合，幫助決策層做出能夠有效運行的決策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)采購成本；ERP；成本控制

中圖分類號：F279.23 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2016）29-0147-02

物資采購是企業(yè)投產(chǎn)前必需的準(zhǔn)備工作，也是企業(yè)開源節(jié)流的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)要正常運營，就需要不間斷投入生產(chǎn)資料，通常物資成本高于企業(yè)生產(chǎn)成本的50%，如何有效控制這部分成本，影響著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的改善、生產(chǎn)成本的降低、資金周轉(zhuǎn)周期的縮短、利潤的增加，是需要重視的問題。

ERP系統(tǒng)是一個管理平臺，該平臺依靠信息技術(shù)，并與現(xiàn)代管理思想相結(jié)合，幫助決策層做出能夠有效運行的決策。該系統(tǒng)反映了當(dāng)代市場激烈競爭環(huán)境下企業(yè)如何合理配置資源，最大化創(chuàng)造社會財富對履行社會責(zé)任有著積極意義，是信息化時代企業(yè)加快生產(chǎn)經(jīng)營步伐的有效手段。物資采購成本是企業(yè)為生產(chǎn)經(jīng)營或提供勞務(wù)而提前付出的商品的進(jìn)價成本。

一、影響企業(yè)物資采購成本的因素

利潤最大化是企業(yè)所有者和經(jīng)營者追求的生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)。收入和成本是影響企業(yè)利潤的重要因素，采購成本又是企業(yè)成本的重要組成部分，重點分析影響企業(yè)物資采購成本的因素可有效降低企業(yè)生產(chǎn)成本。采購成本的構(gòu)成具有靈活性和多樣性，其主要影響因素有以下方面。

1.采購價格指企業(yè)購買與生產(chǎn)經(jīng)營活動有關(guān)的各種物資時，與一個或多個供應(yīng)商之間通過討價還價方式最終確定的購買商品和為此支付的價格。采購價格的高低決定著采購成本的高低。

2.采購數(shù)量的多少應(yīng)結(jié)合批量生產(chǎn)和合理的物品核算定額以及最低庫存量。批量采購可減少采購次數(shù)并保證企業(yè)生產(chǎn)所需物資的不間斷供應(yīng)。

3.企業(yè)運營崗應(yīng)及時獲取物資信息，如所需物資的近期價格波動情況、物資質(zhì)量、物資儲存成本、物資廢品率、物資運費等，分析獲取的信息，最終選擇綜合成本低的物資。

4.在運輸物資方面應(yīng)縮短運輸路程、降低運輸費用，快速、安全、高效地實現(xiàn)物資空間上的轉(zhuǎn)移，減少運輸過程中的損耗。

5.物資儲存要控制人力和運費支出，減少占用資金。

6.關(guān)注物資價格波動及供需狀況，要有靈活性和預(yù)見性。

7.提高員工的素質(zhì)。具有良好采購行為的員工對產(chǎn)品質(zhì)量有高水平的要求，可提高產(chǎn)成品質(zhì)量、降低廢品率、改善企業(yè)銷售狀況。

二、ERP體現(xiàn)先進(jìn)的生產(chǎn)管理思想表現(xiàn)在以下幾方面

1.管理整個供應(yīng)鏈

如今，企業(yè)間的競爭更加復(fù)雜和激烈，不再是單一的企業(yè)間競爭，而是企業(yè)所處的整個供應(yīng)鏈間的競爭。企業(yè)不僅要依賴自身資源，還應(yīng)把經(jīng)營過程中相關(guān)聯(lián)的各方如供應(yīng)商、生產(chǎn)商、分銷商、客戶等資源納入一個緊密完整的供應(yīng)鏈中，獲取供應(yīng)鏈上的資源優(yōu)勢，才能獲得穩(wěn)定的市場份額。ERP系統(tǒng)把企業(yè)經(jīng)營各方都納入企業(yè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)中，企業(yè)之間可以實現(xiàn)信息共享，提高資源使用效率，方便企業(yè)了解市場供銷行情。

2.精益生產(chǎn)與敏捷制造

該系統(tǒng)支持對離散-連續(xù)生產(chǎn)方式的管理，表現(xiàn)在兩個方面：精益生產(chǎn)和敏捷制造。企業(yè)間不是簡單的業(yè)務(wù)往來關(guān)系，而是利益和信息共享的合作伙伴關(guān)系。這種合作伙伴關(guān)系提高了資源利用效率，體現(xiàn)了精益生產(chǎn)核心思想。企業(yè)在接受特殊訂貨時，企業(yè)的日常合作伙伴可能不能滿足該企業(yè)的訂貨需求，企業(yè)會組織一個由特定供應(yīng)商和營銷渠道的短暫的或一次性的供應(yīng)鏈，生產(chǎn)特定產(chǎn)品。該方式具有較大靈活性，能適應(yīng)市場競爭，并對市場變化做出快速反應(yīng)，是“敏捷制造”思想的體現(xiàn)。

3.事前計劃和事中控制

ERP系統(tǒng)通過制訂運營相關(guān)計劃，如采購計劃、投產(chǎn)計劃、銷售訂單執(zhí)行計劃、利潤計劃、財務(wù)預(yù)算和人力資源計劃等，將計劃與實際執(zhí)行情況對比，找出差異，避免企業(yè)運行出現(xiàn)異常波動。此外，在計劃實施中，ERP系統(tǒng)實時追溯資金來龍去脈，并找出對應(yīng)的業(yè)務(wù)活動，便于實現(xiàn)事中控制和做出決策。

三、采購業(yè)務(wù)在ERP系統(tǒng)中的實現(xiàn)

ERP系統(tǒng)中采購管理的重點是確定合理的訂貨量、選擇最佳的供應(yīng)商、持有合適的安全儲備、減少倉儲費用、避免生產(chǎn)線空閑、簽訂合適的采購訂單。ERP系統(tǒng)實現(xiàn)的采購管理目標(biāo)是隨時提供采購、驗收的信息；對外購和委托加工收回的物料進(jìn)行跟蹤；確保按時到貨；避免停工待料；建立供應(yīng)商信息檔案；提供最新價格信息；調(diào)整庫存成本，保證合理的庫存；提高企業(yè)資金利用效率，實現(xiàn)利潤最大化的目標(biāo)。具體流程如圖。

1.貿(mào)易型采購

2.制造業(yè)采購

3.采購合同完成過程

四、成本控制措施

1.編制采購計劃環(huán)節(jié)

編制采購計劃是采購工作的開始，也是企業(yè)成本控制的首要環(huán)節(jié)。在企業(yè)連續(xù)生產(chǎn)過程中，因缺料停工造成的損失或倉庫中物料堆積造成的過多倉儲費會給企業(yè)帶來成本浪費，這與企業(yè)的采購計劃相關(guān)聯(lián)。在ERP系統(tǒng)中，根據(jù)市場部的銷售訂單和銷售預(yù)測，結(jié)合產(chǎn)品屬性及現(xiàn)有可用庫存量，自動計算并生成原材料建議采購計劃量；采購部門根據(jù)生成的原材料采購計劃，確定實際需要的原材料，制成采購訂單，下達(dá)采購任務(wù)。

2.選擇供應(yīng)商環(huán)節(jié)

在ERP系統(tǒng)中，運用信息化手段構(gòu)建供應(yīng)商評分模型，以供應(yīng)商的售價、 預(yù)計到貨期、物資合格率、供應(yīng)商信譽度、納稅人劃分種類等作為評定指標(biāo)，設(shè)定相應(yīng)權(quán)重，然后把潛在供應(yīng)商按模型評估排名，選擇綜合得分最高的供應(yīng)商。還可實行“配額采購”，即如果同一存貨有多個供應(yīng)商，企業(yè)采購某種存貨時，可在多個供應(yīng)商之間進(jìn)行比例分配，維護(hù)與供應(yīng)商的長期合作關(guān)系。這樣，既可保證綜合采購成本最低，又可創(chuàng)造更好的采購條件。

3.采購合同簽訂環(huán)節(jié)

通常，企業(yè)批量物資采購要經(jīng)過簽訂采購合同、生成訂單、發(fā)貨、驗收入庫、開票、付款等環(huán)節(jié)，如果不能及時掌握合同執(zhí)行情況，未發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行中出現(xiàn)的偏差，可能導(dǎo)致采購成本增加。ERP系統(tǒng)能實時追蹤各環(huán)節(jié)合同執(zhí)行情況，如合同、合同結(jié)算單、付款單等單據(jù)的完成情況，對采購合同完成全過程實施監(jiān)督，避免環(huán)節(jié)上出錯；在合同的數(shù)量、金額、付款期限等關(guān)鍵要素出現(xiàn)異常時，系統(tǒng)會自動報警，并準(zhǔn)確記錄造成每次合同變更的原因，避免頻繁變更合同出現(xiàn)的混亂。

4.采購過程監(jiān)控環(huán)節(jié)

該環(huán)節(jié)是對價格、數(shù)量和質(zhì)量的監(jiān)控。采購價格的監(jiān)控主要建立在采購物料的價格信息庫，如制定采購價格表、及時付款獲取現(xiàn)金折扣、批量采購獲取批量價差。ERP系統(tǒng)設(shè)計了多種采購價格監(jiān)控方式，如最高進(jìn)價控制、自動比價生單、價格政策等方式。采購數(shù)量的監(jiān)控，根據(jù)采購訂單確定的采購到貨單和采購入庫單，對比采購入庫單上的數(shù)量與采購訂單上的數(shù)量是否一致，如不一致及時找出原因。采購質(zhì)量的監(jiān)控，ERP系統(tǒng)設(shè)置不同的檢驗計劃以適應(yīng)不同的存貨類別，根據(jù)采購訂單、到貨單，系統(tǒng)自動形成采購報驗單，防止檢驗入庫環(huán)節(jié)漏檢和不報檢的情況發(fā)生，未經(jīng)檢驗的物資不得入庫。此外，分析供貨商歷史交貨質(zhì)量，選擇質(zhì)量最好的供貨商，從源頭上把控質(zhì)量，控制采購風(fēng)險。

5.驗收入庫環(huán)節(jié)

物資驗收是按照驗收業(yè)務(wù)規(guī)定程序，核對采購訂單與實際收到物資的數(shù)量、質(zhì)量、品種等的經(jīng)濟活動總稱。企業(yè)采購合同中規(guī)定的物資在入庫前經(jīng)過供方檢驗發(fā)貨、運輸?shù)竭_(dá)、檢驗入庫等中間環(huán)節(jié)，物資的質(zhì)量、數(shù)量、型號、規(guī)格等都可能與采購訂單存在差異；另外，盡管發(fā)貨前供貨商已按照合同內(nèi)容對物資進(jìn)行了檢驗，但也會存在疏忽，如錯驗或漏驗、發(fā)錯貨或發(fā)出貨物中混雜有不合格品等，這些都違背了合同簽訂內(nèi)容。經(jīng)過嚴(yán)格的入庫驗收，可減少殘次品的產(chǎn)出率，提高產(chǎn)成品質(zhì)量，減少生產(chǎn)損失。

6.及時退貨，減少壞料成本

結(jié)合ERP的管理思想，采購?fù)素洷仨毰c采購訂單對應(yīng)，即退回的訂單與來料不合格的訂單是一致的。如果未及時進(jìn)行退貨處理，且已支付賬款，關(guān)閉了采購訂單，ERP系統(tǒng)無法將該部分壞料按正常流程退還給供應(yīng)商，這就迫使庫管人員和采購人員對不合格物資進(jìn)行及時跟蹤，從而減少不合格物資成本發(fā)生的可能性。

結(jié)語

ERP系統(tǒng)為企業(yè)有效控制物資采購成本提供了方便快捷的平臺，在該平臺可有效管控采購計劃的制訂、供應(yīng)商的選擇并監(jiān)督采購合同執(zhí)行情況，可加強對采購過程的有效控制，實現(xiàn)事前預(yù)防、事中控制及事后及時處理三方面的協(xié)作，減少企業(yè)生產(chǎn)過程中不必要的成本支出，有效降低企業(yè)的采購成本，提升企業(yè)的盈利能力，使企業(yè)在行業(yè)中處于有利的競爭地位。

綜上所述，ERP系統(tǒng)是先進(jìn)的企業(yè)成本管理控制平臺，生產(chǎn)制造類企業(yè)應(yīng)充分運用到生產(chǎn)決策中，并不斷完善該系統(tǒng)。

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