《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂內(nèi)容要點(diǎn)解讀（之四）

編者按：

2015年12月11日，新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部 國家檔案局令第79號(hào)）正式公布。為方便各單位更好地理解、貫徹和實(shí)施，本刊從第二期開始連續(xù)四期刊登國家檔案局經(jīng)科司蔡盈芳同志的文章，就《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行全方位解讀，本期對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》保管期限的修訂內(nèi)容進(jìn)行解讀。

向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交時(shí)間更加靈活

原《辦法》要求會(huì)計(jì)年度終了后，會(huì)計(jì)檔案可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，一年后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。實(shí)際工作中，很多單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的需要應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所的審計(jì)以及業(yè)務(wù)主管部門、審計(jì)部門、稅務(wù)部門等的檢查，通常近三年的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表需要隨時(shí)查閱。為此，新《辦法》第十一條規(guī)定，“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年后移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最多不超過三年?！?/p>

明確會(huì)計(jì)檔案出境要求

對(duì)于會(huì)計(jì)檔案能否攜帶出境，原《辦法》規(guī)定“我國境內(nèi)所有單位的會(huì)計(jì)檔案不得攜帶出境”。1999年經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)，國家檔案局發(fā)布的《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》（國家檔案局令第5號(hào)）規(guī)定檔案出境實(shí)行分級(jí)審批制度。據(jù)此，新《辦法》第二十四將其修改為“單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行?！?/p>

《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第十九條：“各級(jí)國家檔案館館藏的一級(jí)檔案嚴(yán)禁出境。各級(jí)國家檔案館館藏的二級(jí)檔案需要出境的，必須經(jīng)國家檔案局審查批準(zhǔn)。各級(jí)國家檔案館館藏的三級(jí)檔案、各級(jí)國家檔案館館藏的一、二、三級(jí)檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國家所有的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案及其復(fù)制件，各級(jí)國家檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個(gè)人需要攜帶、運(yùn)輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，海關(guān)憑批準(zhǔn)文件查驗(yàn)放行。”

會(huì)計(jì)檔案出境根據(jù)其等級(jí)不同由不同級(jí)別的檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個(gè)人的會(huì)計(jì)檔案需要攜帶、運(yùn)輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)。有關(guān)辦理方法可參見各地檔案行政管理部門主頁有關(guān)行政審批事項(xiàng)辦理方法。

《關(guān)于加強(qiáng)在境外發(fā)行證券與上市相關(guān)保密和檔案管理工作的規(guī)定》第三條規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開披露涉及國家秘密的文件、資料和其他物品的，應(yīng)當(dāng)依法報(bào)有審批權(quán)限的主管部門批準(zhǔn)，并報(bào)同級(jí)保密行政管理部門備案。是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應(yīng)當(dāng)報(bào)有關(guān)保密行政管理部門確定?！钡谒臈l規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的檔案的，應(yīng)當(dāng)依法報(bào)國家檔案局批準(zhǔn)。”

對(duì)單位間會(huì)計(jì)檔案交接的修改

會(huì)計(jì)檔案的移交有可能發(fā)生在以下兩種情況中：

第一種情況是因單位分立、合并等變動(dòng)而引起的檔案移交。新《辦法》第二十一條規(guī)定“單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。”上述要求中“復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案”和“單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存”均會(huì)發(fā)生會(huì)計(jì)檔案交接。

第二種情況是單位業(yè)務(wù)移交而引起的移交。新《辦法》第二十一條規(guī)定“單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)?！钡诙龡l規(guī)定“建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)?！鄙鲜鰳I(yè)務(wù)移交和建設(shè)項(xiàng)目移交也會(huì)發(fā)生會(huì)計(jì)檔案交接。

對(duì)于上述發(fā)生會(huì)計(jì)檔案交接，根據(jù)新《辦法》第二十四條規(guī)定，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的交接，“移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章?！睍?huì)計(jì)檔案交接文據(jù)的格式可參照《檔案交接文據(jù)格式》（GB/T 13968-1992）中第三條和第四條相關(guān)內(nèi)容執(zhí)行；新《辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案交接最大的修改是電子會(huì)計(jì)檔案的交接，電子會(huì)計(jì)檔案的交接的有關(guān)要求解讀請參照《中國檔案》2016年第3期《<會(huì)計(jì)檔案管理辦法>修訂內(nèi)容要點(diǎn)解讀（之二）》

對(duì)違反《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》處罰的修改

原《辦法》并沒有對(duì)違返其管理規(guī)定進(jìn)行處罰的條款，給會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任追究帶來了困難，不利于規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的管理。對(duì)原《管理辦法》修訂征求意見過程中，不少單位提出需要增加罰責(zé)的意見。為此，新《辦法》增加了第二十七條，規(guī)定“違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，由縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰?！北M管新《辦法》并沒有對(duì)違反有關(guān)規(guī)定如何處罰作出具體的規(guī)定，但由于違返新《辦法》均屬檔案違法違紀(jì)，可依據(jù)以下法律法規(guī)進(jìn)行處罰。一是依據(jù)《刑法》第三百二十九條 “搶奪、竊取國家所有的檔案的，處五年以下有期徒刑或者拘役”，“違反檔案法的規(guī)定，擅自出賣、轉(zhuǎn)讓國家所有的檔案，情節(jié)嚴(yán)重的，處三年以下有期徒刑或者拘役”的規(guī)定。二是依據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二十四條、第二十五條的規(guī)定；三是依據(jù)監(jiān)察部、人力資源和社會(huì)保障部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)的《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》（國家檔案局令第30號(hào)）中有關(guān)規(guī)定；四是依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》第四十二條、第四十四條規(guī)定。

其他修改內(nèi)容

一是完善會(huì)計(jì)檔案利用的有關(guān)要求。原《辦法》規(guī)定，“各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出”。實(shí)際工作中，在業(yè)務(wù)主管部門的檢查、國家審計(jì)部門的審計(jì)中或者司法工作中，會(huì)計(jì)檔案會(huì)被借出。因此新《管理辦法》規(guī)定，“單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。”

二是對(duì)不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位做出了特別規(guī)定。針對(duì)小微企業(yè)等不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位以及依法應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶，新《辦法》規(guī)定“其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行?！保ǖ诙藯l）。此外，隨著我國會(huì)計(jì)服務(wù)外包發(fā)展迅速，很多小微企業(yè)委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬，因此，新《辦法》明確了代理記賬中涉及的會(huì)計(jì)檔案管理問題，規(guī)定“單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任?！?/p>

三是對(duì)委托代理記賬機(jī)構(gòu)的檔案管理責(zé)任明確了要求。新《辦法》第二十六條規(guī)定，委托人委托代理記賬機(jī)構(gòu)代理記賬，應(yīng)當(dāng)在相互協(xié)商的基礎(chǔ)上，訂立書面委托合同。委托合同除應(yīng)具備法律規(guī)定的基本條款外，應(yīng)當(dāng)明確下列內(nèi)容：（1）雙方對(duì)會(huì)計(jì)資料真實(shí)性、完整性各自應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任；（2）會(huì)計(jì)資料傳遞程序和簽收手續(xù)；（3）編制和提供財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的要求；（4）會(huì)計(jì)檔案的保管要求及相應(yīng)的責(zé)任；（5）終止委托合同應(yīng)當(dāng)辦理的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)交接事宜。代理記賬機(jī)構(gòu)接受委托對(duì)單位的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理的，應(yīng)當(dāng)遵照《辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。代理記賬機(jī)構(gòu)如滿足新《辦法》第八條、第九條規(guī)定條件的，可以利用信息化手段管理委托人的電子會(huì)計(jì)檔案。

本文轉(zhuǎn)載自《中國檔案》

（作者單位：國家檔案局）