淺議食品稽查文書檔案管理

扈婧婧

食品稽查文書檔案記錄著食品稽查工作的全過程，是判定食品進(jìn)貨渠道、產(chǎn)品質(zhì)量、管理監(jiān)控等流通環(huán)節(jié)存在問題的重要憑證。食品稽查是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，在食品稽查過程中，形成的大量文書檔案資料對食品稽查工作有著重要的參考憑證作用，但實(shí)際工作中，食品稽查文書檔案管理工作在檔案收集歸檔、整理、利用等方面還存在一些問題需要我們解決。

一、食品稽查文書檔案管理工作中存在的主要問題

1.對食品稽查檔案管理的重視程度不夠。長期以來，有相當(dāng)一部分部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對稽查檔案的管理工作存在一些認(rèn)識誤區(qū)，認(rèn)為稽查檔案管理工作就是把工作中形成的材料鎖進(jìn)櫥柜，不丟失、不霉?fàn)€，只要“守好攤”，不泄密，能應(yīng)付利用就可以了，它不是單位的主要工作，不能給單位帶來“政績”。重視業(yè)務(wù)輕視檔案工作的思想嚴(yán)重影響了文書檔案的管理質(zhì)量，使得食品稽查檔案管理工作無法適應(yīng)食品稽查工作管理需求。

2.管理力量薄弱，管理手段落后。食品稽查是一項(xiàng)經(jīng)常性的管理工作，每個(gè)環(huán)節(jié)都有詳細(xì)規(guī)范的文字記錄，它的工作性質(zhì)要求必須及時(shí)分類組卷歸檔，一旦發(fā)現(xiàn)問題即能做到有檔可查，依規(guī)依法處理，因此它的憑證作用非常凸顯，可是由于部分食品稽查檔案工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性及檔案材料的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)不太了解，直接影響了稽查工作的嚴(yán)肅性和完整性，且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)繁雜使得檔案管理人員只能將稽查文書資料放置于櫥柜，沒有及時(shí)整理歸檔，更無從談起根據(jù)這些檔案資料認(rèn)真研究，尋找線索，查找問題了。

3、檔案室環(huán)境差 ，設(shè)施設(shè)備不配套。有的縣市區(qū)食品稽查檔案管理部門不具備檔案保管的基本條件，檔案室狹小潮濕，有的單位一旦檔案多了，便將檔案隨地?cái)[放，“六防”要求無法得到落實(shí)，導(dǎo)致檔案材料霉變、蟲蛀；有的單位沒有專用檔案室，把檔案同雜物混放在一起，如同一處“百貨倉庫”。

二、食品稽查檔案管理工作的對策

1.提高部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度。一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的是單位的全部工作，而檔案工作只是其中的一項(xiàng)，檔案工作是其他工作正在進(jìn)行中或終結(jié)后的“事后工作”，它的自身性質(zhì)決定了它不會(huì)是“首當(dāng)其沖”的工作，也可以說不可能“立竿見影”出“政績”，因此單位領(lǐng)導(dǎo)不可能把它放在優(yōu)先位置去安排部署，同其他工作一樣投入同等的人力物力。但是現(xiàn)實(shí)生活中利用檔案解決矛盾糾紛的案例又不時(shí)地在我們身邊發(fā)生，一旦我們今日疏忽大意，那對將來造成的損失將是無法估量的，因此提高全社會(huì)尤其是目前提高部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度又迫在眉睫。

首先，把檔案工作納入單位領(lǐng)導(dǎo)的“責(zé)任制”和“一票否決制”。一是責(zé)任制，不少地方和部門把單位的工作分成若干項(xiàng)分配到了不同領(lǐng)導(dǎo)的名下，即責(zé)任制，同時(shí)實(shí)行了問責(zé)制，即失察問責(zé)，單位內(nèi)部、單位領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門之間層層簽訂責(zé)任狀，誰的任務(wù)誰負(fù)責(zé)，誰完不成任務(wù)或出了問題誰擔(dān)責(zé)，部門領(lǐng)導(dǎo)須把檔案工作放在同其他工作同等重要的位置，客觀上起到單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作的作用。二是“一票否決制”，目前各地的重大項(xiàng)目建設(shè)、農(nóng)村土地確權(quán)、美麗鄉(xiāng)村建設(shè)等工作都把檔案工作同其他工作一起放在了“一票否決”同等重要的位置，即任何一項(xiàng)工作不到位——其中包括檔案工作，都不能通過竣工驗(yàn)收。事實(shí)證明，這些項(xiàng)目中檔案工作都做得非常好。

其次，把發(fā)生在身邊活生生的案例反復(fù)向領(lǐng)導(dǎo)宣講，做到警鐘長鳴。例如幾年前某縣有眾多食用膠加工廠，部分個(gè)體老板為了追求利潤最大化，竟用工業(yè)膠和從廢品收購站購買來的舊皮衣、破皮鞋等經(jīng)過加工冒充食用膠投放市場，其結(jié)果被中央電視臺揭發(fā)出來并進(jìn)行了曝光，在全社會(huì)引起了巨大反響，涉及到的有關(guān)部門和個(gè)人受到了懲處。這個(gè)案例很值得我們深思，如果當(dāng)?shù)氐氖称坊椴块T工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，單從稽查文書檔案就能發(fā)現(xiàn)這些不法企業(yè)的貨源和進(jìn)貨渠道存在問題，若再深究下去，諸多不法行徑就能消滅在萌芽中。假如提前那樣做了，消費(fèi)者就不會(huì)受到傷害，該事件就不會(huì)在社會(huì)上造成那樣惡劣的影響，有關(guān)部門和人員也就不會(huì)受到黨紀(jì)政紀(jì)的處分，前車之鑒很值得人們特別是單位領(lǐng)導(dǎo)的借鑒。

2.提高食品稽查檔案管理人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)。食品稽查檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的自身素質(zhì)和工作態(tài)度，要注意加強(qiáng)檔案管理人員工作隊(duì)伍建設(shè)，一是要注重對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性，盡最大努力為他們減負(fù)減壓，少安排從事與檔案工作不相關(guān)的其他工作，使他們把更多的精力投入到檔案管理工作中去。二是充分認(rèn)識年輕檔案管理人員成長期工作崗位變動(dòng)頻繁的問題，給他們創(chuàng)造更多接受培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，使他們盡快適應(yīng)檔案管理工作的需要。三是作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的基本要求，努力掌握科學(xué)管理的方式和方法，提高工作效率。四是培養(yǎng)檔案管理人員的服務(wù)意識。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。把“增強(qiáng)服務(wù)意識”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。

3.健全食品稽查檔案管理制度。要按照規(guī)章制度合理性、科學(xué)性的要求，建立起符合食品稽查行業(yè)特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際需求的管理制度。要按照可操作性的要求，建立起以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)的食品稽查檔案規(guī)范要求；要按照制度約束的雙向性要求，建立起既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束單位職員的約束機(jī)制。要按照制度執(zhí)行嚴(yán)肅性的要求，建立起檔案管理追責(zé)獎(jiǎng)懲機(jī)制，對不按規(guī)定管理檔案的進(jìn)行追責(zé)、對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、管理規(guī)范的要獎(jiǎng)勵(lì)重用，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

4.加大食品稽查檔案管理建設(shè)的投入。食品稽查文書檔案是把工作過程作為歷史記錄保存起來以備查考的客觀資料，是對稽查情況、處罰結(jié)果、圖片資料、影像報(bào)表等文字材料進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用的一系列結(jié)果的物化。提升食品稽查檔案服務(wù)效率，需要在“存量數(shù)字化，增量電子化”的原則下，逐步實(shí)現(xiàn)食品稽查檔案的信息化管理，這就要加大投入，以滿足食品稽查文書檔案服務(wù)工作的需要。

（作者單位：衡水市食品和市場監(jiān)督管理局稽查局）