“檔案即工作”

封雪+王楠

河北衡水中學(xué)創(chuàng)建于1951年，是河北省首批示范性高中。近年來(lái)，學(xué)校牢牢把握立德樹(shù)人這一根本任務(wù)，圍繞學(xué)生核心素養(yǎng)培育，大力推進(jìn)責(zé)任教育，積極構(gòu)建卓越文化，學(xué)校教育質(zhì)量與人才培養(yǎng)質(zhì)量不斷提高。由此，全國(guó)文明單位等70余項(xiàng)國(guó)家級(jí)殊榮花落衡中，特色育人經(jīng)驗(yàn)先后以中央簡(jiǎn)報(bào)、國(guó)務(wù)院《送閱件》、《經(jīng)濟(jì)日?qǐng)?bào)》內(nèi)參的形式，三次送上中央領(lǐng)導(dǎo)案頭。衡中的優(yōu)質(zhì)、卓越發(fā)展，得益于學(xué)校的先進(jìn)理念、科學(xué)管理，特別是學(xué)校始終堅(jiān)持“檔案即工作”的理念，以?xún)?yōu)質(zhì)的檔案管理工作促進(jìn)了學(xué)校管理水平的全面提升。

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，夯實(shí)檔案管理工作基礎(chǔ)

“所有工作一定要產(chǎn)生檔案，沒(méi)有檔案就等于沒(méi)有做工作，就是常規(guī)工作做得不夠扎實(shí)?！毙ｉL(zhǎng)張文茂對(duì)檔案工作就是這樣理解的。為切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)校健立健全了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全校上下高度重視，各處室、各年級(jí)、各學(xué)科中心教研室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案工作，把做好檔案工作作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作來(lái)抓。

近年來(lái)，伴隨著學(xué)校檔案工作的發(fā)展，檔案室的設(shè)施設(shè)備、面積已不能滿(mǎn)足檔案工作的發(fā)展需要。2016年，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子實(shí)地考察、仔細(xì)研究后，決定投資近50萬(wàn)將學(xué)校綜合實(shí)踐樓一樓西側(cè)改為綜合檔案室，面積243平方米，實(shí)用庫(kù)房面積187平方米，檔案室實(shí)現(xiàn)了庫(kù)房、辦公室、借閱室三分設(shè)。庫(kù)房分門(mén)類(lèi)設(shè)置，建有文書(shū)、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物等五個(gè)庫(kù)房，配備了密集架、聲像專(zhuān)用檔案柜、書(shū)畫(huà)實(shí)物儲(chǔ)藏柜，以及計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件等現(xiàn)代化管理設(shè)施設(shè)備，并將綜合檔案室的辦公室、閱覽室采暖改為地板采暖，極大改善了綜合檔案室的辦公條件。在2016年學(xué)校被河北省檔案局評(píng)為“全省檔案目標(biāo)管理認(rèn)定AAAAA級(jí)先進(jìn)單位”。

健全制度，確保檔案管理規(guī)范化

精準(zhǔn)管理，理念為先。為充分發(fā)揮檔案在學(xué)校發(fā)展中的作用，學(xué)校加強(qiáng)了檔案管理工作的制度化和規(guī)范化建設(shè)，建立健全并貫徹實(shí)施了一整套檔案管理制度。2004年3月，學(xué)校出臺(tái)了《衡水中學(xué)檔案收集及量化管理辦法》，檔案室依據(jù)該辦法每周對(duì)各處室、年級(jí)、學(xué)科中心教研室所移交的檔案情況進(jìn)行量化，并由辦公室主任在每周五的校長(zhǎng)辦公會(huì)上通報(bào)，對(duì)于連續(xù)兩周不交檔案的科室進(jìn)行點(diǎn)名批評(píng)。同時(shí)，每周六檔案室根據(jù)周五校長(zhǎng)辦公會(huì)上各處室、年級(jí)、學(xué)科中心教研室的匯報(bào)材料，查看其本周工作完成情況，并與檔案移交情況對(duì)照，發(fā)現(xiàn)有未移交檔案的情況立即催要，這無(wú)形之中也促進(jìn)了工作的辦結(jié)率。該管理制度實(shí)施13年來(lái)，衡中管理工作更加環(huán)環(huán)相扣，正量循環(huán)。正是基于此，學(xué)校檔案工作始終如一，強(qiáng)化了全校教職員工的檔案意識(shí)，并使之成為常態(tài)化的工作習(xí)慣。

主動(dòng)服務(wù)，提升檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

做好檔案工作，離不開(kāi)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。為此，學(xué)校始終加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育管理及培訓(xùn)工作，要求每一個(gè)檔案管理人員嚴(yán)肅對(duì)待自己的崗位，嚴(yán)格履行自己的職責(zé)。同時(shí)，檔案室積極與學(xué)校開(kāi)展的系列主題實(shí)踐活動(dòng)相結(jié)合，每學(xué)期組織兼職檔案員開(kāi)展“檔案工作座談會(huì)”、“星級(jí)服務(wù)標(biāo)兵評(píng)選”、“學(xué)習(xí)央視主持人”、“師德報(bào)告會(huì)”、“微笑在衡中”等主題實(shí)踐活動(dòng)，充分利用各種途徑對(duì)檔案先進(jìn)個(gè)人進(jìn)行宣傳表彰，全面提升了檔案管理人員的素質(zhì)，促進(jìn)了檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展。如今，衡中的檔案工作人員，已然成為了衡中響當(dāng)當(dāng)?shù)摹按蠊芗摇?，日常工作的“好秘?shū)”，管理工作的“好參謀”，每一名工作人員用嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、責(zé)任、擔(dān)當(dāng)，踐行并詮釋了 “檔案即工作”的理念。

主動(dòng)創(chuàng)新，提高檔案管理服務(wù)水平

檔案是歷史發(fā)展的見(jiàn)證。衡中作為省級(jí)示范性高中、中國(guó)十大名牌中學(xué)，每次領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研、上級(jí)檢查無(wú)一例外都會(huì)查看學(xué)校檔案。為此，學(xué)校檔案管理人員在平時(shí)工作中就做到了檔案條目清晰、內(nèi)容詳實(shí)準(zhǔn)確，用豐富的數(shù)據(jù)、圖文等檔案全面展示了學(xué)校的發(fā)展歷程、輝煌業(yè)績(jī)。此外，為了方便老師們借閱檔案，檔案室注意做好電子檔案的分類(lèi)保管，在此基礎(chǔ)上，利用學(xué)校得天獨(dú)厚的智能OA辦公系統(tǒng)，檔案室可以通過(guò)此系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與每一名教職員工的文件傳遞，既方便了老師們借閱使用，又保證了重要原始檔案的安全性。

伴隨著電子信息化建設(shè)的發(fā)展，學(xué)校將檔案信息化建設(shè)納入了校園整體規(guī)劃建設(shè)之中。2003年，學(xué)校為檔案室配備了電腦、打印機(jī)，安裝了科怡檔案管理軟件，并將室藏檔案逐條錄入軟件中，實(shí)現(xiàn)了檔案微機(jī)查詢(xún)檢索管理。2013年，學(xué)校將檔案管理軟件升級(jí)為網(wǎng)絡(luò)版，并出資6萬(wàn)元為檔案室配備了服務(wù)器、高倍掃描復(fù)印一體機(jī)，對(duì)室藏永久和30年（長(zhǎng)期）文書(shū)檔案全部進(jìn)行了掃描，實(shí)現(xiàn)了電子檔案全文圖像管理。

彰顯特色，推進(jìn)檔案管理深入發(fā)展

伴隨著衡中知名度和名譽(yù)度的不斷提升，學(xué)校相繼產(chǎn)生一些特色檔案，如，2002年9月《中國(guó)教育報(bào)》頭版頭條以《素質(zhì)教育更能提高升學(xué)率》為題，介紹了學(xué)校的素質(zhì)教育經(jīng)驗(yàn)及辦學(xué)成績(jī)，并配發(fā)短評(píng)，之后連續(xù)四天以整版篇幅刊登了共計(jì)四萬(wàn)余字的專(zhuān)題文章——《一個(gè)教育函數(shù)式的解讀》，全方位報(bào)道了衡水中學(xué)的辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)。該報(bào)道在全國(guó)教育界引起了強(qiáng)烈反響，全國(guó)各地教育同仁紛紛到衡中取經(jīng)，僅2002年10月至12月三個(gè)月內(nèi)共收到錦旗25面。此外，2001年、2011年學(xué)校分別舉辦了建校50周年和60周年大型慶典活動(dòng)，國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、社會(huì)各界知名人士、歷屆校友等紛紛寄來(lái)賀電、賀信、書(shū)法、繪畫(huà)作品，等等。對(duì)于這些特色檔案，學(xué)校檔案室在衡水市檔案局的指導(dǎo)下，在實(shí)物檔案中設(shè)立了“獲獎(jiǎng)錦旗”、“贈(zèng)予錦旗”、“名人字畫(huà)”、“贈(zèng)予檔案”等科目，并給予相應(yīng)的目錄號(hào)，使學(xué)校的特色檔案歸檔準(zhǔn)確、提檔方便，彰顯了衡中特色。

檔案工作是黨和國(guó)家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作更是各單位的重要職責(zé)。在今后的工作中，衡中將進(jìn)一步完善檔案工作體制機(jī)制，加大對(duì)檔案工作的支持保障力度，推動(dòng)檔案工作科學(xué)發(fā)展，以?xún)?yōu)質(zhì)的檔案工作提升學(xué)校管理水平，助力學(xué)校辦好負(fù)責(zé)任的教育、辦好人民滿(mǎn)意的教育。

（作者單位：衡水市檔案局衡水中學(xué)）