工業(yè)工程視角下藝術(shù)檔案管理的優(yōu)化分析

曾 欣

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工業(yè)工程視角下藝術(shù)檔案管理的優(yōu)化分析

曾 欣

南京農(nóng)業(yè)大學(xué)工學(xué)院

文化館藝術(shù)檔案管理體系建設(shè)是一項(xiàng)具有科學(xué)性、開拓性、前瞻性的系統(tǒng)工程。該文針對目前文化館藝術(shù)檔案借閱管理中存在的問題，從工業(yè)工程視角對存在的問題進(jìn)行優(yōu)化改善，提出工作改進(jìn)建議與意見，促進(jìn)藝術(shù)檔案管理水平的提高。

藝術(shù)檔案管理 工業(yè)工程 文化館

1 藝術(shù)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 選題背景

文化藝術(shù)檔案是民族文化、先進(jìn)文化的重要載體，其中各類非物質(zhì)文化遺產(chǎn)更是中華民族幾千年傳承下來的瑰寶。文化館的文化藝術(shù)檔案涉及面廣、收藏量大，強(qiáng)化文化藝術(shù)檔案管理，提升資料利用水平，對檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)的優(yōu)化分析是促進(jìn)文化事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

1.2 文化館藝術(shù)檔案管理中存在的問題

(1)利用率低。2006 年，中國出版科學(xué)研究所為了解國人的閱讀狀況，進(jìn)行了“全國國民閱讀調(diào)查”。調(diào)查結(jié)果顯示，我國國民圖書閱讀率連續(xù) 6 年持續(xù)走低，網(wǎng)絡(luò)閱讀率大幅增長[1]。

(2)文化館圖書館在借閱流程管理上存在操作僵化等問題。

(3)一部分地方的文化館、圖書館，整理各類藝術(shù)檔案工作效率低下、方法極不科學(xué)。

1.3 目的與意義

規(guī)范文化館藝術(shù)檔案制度有利于形成文化館檔案管理科學(xué)體系。藝術(shù)檔案編研工作是指對檔案內(nèi)容的研究、編輯、出版，并以檔案加工品的形式走進(jìn)社會，進(jìn)行文化傳播。編研成果的傳播在弘揚(yáng)民族傳統(tǒng)優(yōu)秀文化，建設(shè)社會主義先進(jìn)文化中有著極其重要的價(jià)值[2]。

1.4 相關(guān)研究

學(xué)者林秀榮提到，藝術(shù)文化對于文明的傳承和發(fā)展具有重大的現(xiàn)實(shí)意義，提升文化館檔案管理工作質(zhì)量很有必要[3]。相關(guān)研究資料表明，人們不斷尋找和優(yōu)化保護(hù)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的方法。如何采取有效措施對珍貴的藝術(shù)檔案資料進(jìn)行管理是當(dāng)前面臨的一個(gè)重要問題。

2 工業(yè)工程視角下藝術(shù)檔案管理方案

2.1 工業(yè)工程的內(nèi)涵

工業(yè)工程是完整而系統(tǒng)的應(yīng)用體系。人是工業(yè)工程應(yīng)用的重要組成部分，工業(yè)工程使人的主觀能動性作用發(fā)揮到最大[4]。5S 管理等一系列質(zhì)量改進(jìn)工具是提高企業(yè)現(xiàn)場管理水平和產(chǎn)品質(zhì)量的工具，其科學(xué)和定量的特點(diǎn)十分有利于文化館服務(wù)質(zhì)量的改進(jìn)。

2.2 研究方法

工業(yè)工程的基本技術(shù)和方法多種多樣，工作研究作為工業(yè)工程方法中最基礎(chǔ)的一項(xiàng)，包含了方法研究和作業(yè)測定兩方面，用到的主要方法是“5W”提問技術(shù)和“ECRS”原則。本文主要利用程序分析方法，通過工藝分析圖以及程序圖對藝術(shù)檔案管理流程進(jìn)行完善。

2.3 文化館藝術(shù)檔案借閱工藝流程分析

由于館藏藝術(shù)文獻(xiàn)資料較多，檔案室分類多，在借閱過程中，讓讀者高效、快速地找到所需檔案成為一個(gè)關(guān)鍵問題。現(xiàn)有流程（見圖1）讓借閱者先通過電子查詢是否有符合需求的資料后，再發(fā)送信息給管理人員，由管理人員代為尋找，這一過程復(fù)雜繁瑣，浪費(fèi)許多時(shí)間。改善后的借閱流程圖（見圖2）將工作人員分在各個(gè)檔案室，借閱人查找完畢后再找負(fù)責(zé)人取資料，雖然需要增添人力，但節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率。

圖1 改善前的借閱流程

圖2 改善后的借閱流程圖

2.4 文化館藝術(shù)檔案整理歸類程序流程分析

改善前，藝術(shù)檔案整理歸類流程如表1所示。

表1 改善前藝術(shù)檔案整理歸類流程

由于搬運(yùn)次數(shù)較多，應(yīng)減少搬運(yùn)次數(shù)和縮短搬運(yùn)距離。

（1）應(yīng)用“5W1H”提問技術(shù)進(jìn)行提問

問：對什么進(jìn)行改善？

答：對檔案歸還后整理流程進(jìn)行改善。

問：為什么要做這樣的改善？

答：因?yàn)椴僮鞯牟灰?guī)范、復(fù)雜且浪費(fèi)時(shí)間。

問：什么時(shí)候進(jìn)行改善？

答：在整理過程中改善。

問：在哪個(gè)地方進(jìn)行改善？

答：在歸還檔案時(shí)，工作人員應(yīng)先對其進(jìn)行分類并掃描條形碼，隨后進(jìn)行歸檔。

問：由誰來進(jìn)行改善？

答：管理人員。

問：如何做到改善后的效果？

答：讓操作者多次標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)后熟悉并形成規(guī)范。

（2）應(yīng)用5Why法進(jìn)行提問

問：為什么要多次檢查和尋找檔案室？

答：因?yàn)闄n案雜亂堆疊在一起，只能一份一份歸檔。

問：為什么不方便？

答：因?yàn)槭孪葲]有分類整理。

改善后的檔案整理歸類程序流程見表2。整理歸類流程改善后，達(dá)到了如下效果：

（1）簡化了作業(yè)工序，大大提升工作效率。

（2）按照動作經(jīng)濟(jì)原則安排作業(yè)工具和順序，大大縮短了搬運(yùn)過程中所需要的時(shí)間，一方面提高了效率，另一方面減少了工作人員的疲勞程度。

（3）對操作中出現(xiàn)的重復(fù)浪費(fèi)動作和時(shí)間的操作，用ECRS分析原則進(jìn)行分析和改善，節(jié)省了時(shí)間，提高了效率。

表2 改善后的檔案整理歸類流程

2.5 基于 5S 管理的圖書館服務(wù)質(zhì)量管理

5S現(xiàn)場管理法是一種現(xiàn)代企業(yè)管理模式，“5S”即整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISOU）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE），又被稱為“五常法則”?！?S”整理法起源于日本，是指在生產(chǎn)現(xiàn)場中對人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效的管理[6]。

表3 文化館5S管理制度

3 藝術(shù)檔案管理優(yōu)化分析

3.1 工業(yè)工程視角下藝術(shù)檔案管理要求

（1）簡化流程，以人為中心。人是生產(chǎn)活動中最能動的要素，其他要素必須通過人的參與才能發(fā)揮自身的效益。自工業(yè)工程產(chǎn)生以來，工作簡單化、專門化和標(biāo)準(zhǔn)化（即所謂“3S”），就一直是它所推崇的主要理念[6]。

（2）注重全局和整體。不能局限于系統(tǒng)局部的優(yōu)化，而是要從系統(tǒng)整體需求出發(fā)，明確研究對象具體的內(nèi)外條件，據(jù)此選擇合適分析方法。

（3）規(guī)范整理工作。各門類紙質(zhì)歸檔文件分類科學(xué)，保管期限劃分準(zhǔn)確，排列、編號有序，目錄和備考表填寫完整，裝訂、裝盒規(guī)范，整齊美觀。聲像、電子及實(shí)物檔案整理規(guī)范。

3.2 存在的不足和下一步研究方向

本文僅針對文化館藝術(shù)檔案管理的借閱及整理兩個(gè)方面進(jìn)行了分析與改善，但檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不只局限于這些。檔案管理作為文化館管理工作的重要內(nèi)容，需要做到與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能更好地為文化館各項(xiàng)工作的開展奠定良好基礎(chǔ)。但少部分檔案管理工作人員依然存在錯(cuò)誤觀念，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，這種錯(cuò)誤的觀念明顯制約了檔案管理工作的開展。對此，我們要以前瞻性思維，繼續(xù)開發(fā)先進(jìn)的管理模式，為我國文化事業(yè)發(fā)展起到積極作用。

[1] 李雅文. 文化館圖書管理中促進(jìn)圖書借閱的策略探究[J]. 中國管理信息化, 2013, 16(9):90.

[2] 王蓓. 淺談文化館群文藝術(shù)檔案管理之編研工作分析[J]. 才智, 2014(9): 187.

[3] 林秀榮.關(guān)于提升文化館檔案管理工作質(zhì)量的思考[J].才智, 2016(3): 271.

[4] 卓德保,劉曉芬.工業(yè)工程（IE）及其廣泛適用性[J].鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院學(xué)報(bào)(管理科學(xué)版),1997(2):10-13.

[5] 百度文庫. 5S現(xiàn)場管理法[EB/OL].(2012-12-03). https://wenku.baidu.com/ view/82397120915f804d2a16c106.html.

[6] 王知津, 周鵬,韓正彪. 工業(yè)工程視角下的圖書館管理創(chuàng)新[J]. 圖書館雜志, 2013, 32(2):4-13.