淺談如何加強(qiáng)基層土地檔案管理工作

梁英

摘 要：隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和逐步深入，土地檔案管理的作用日益顯現(xiàn)出來(lái)。土地檔案管理作為宏觀調(diào)控的重要手段和土地管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在社會(huì)生活中起著越來(lái)越重要的作用，具體表現(xiàn)為對(duì)現(xiàn)有的土地資源是否能夠合理地進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用、對(duì)現(xiàn)有的土地資源是否能夠有效地進(jìn)行管理。

關(guān)鍵詞：土地檔案；現(xiàn)狀；管理；對(duì)策

1 土地檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.1 土地檔案思想認(rèn)識(shí)不到位

當(dāng)前，國(guó)土資源管理部門(mén)都把加強(qiáng)土地檔案管理工作放在重要位置，積極開(kāi)展檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)活動(dòng)，但有些同志思想認(rèn)識(shí)上存在著偏差和誤區(qū)，檔案意識(shí)淡薄現(xiàn)象依然存在。一是思想觀念陳舊。沒(méi)有把土地檔案工作放到夯實(shí)基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度去認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案工作缺乏必要的了解，存在檔案工作是一般事務(wù)性工作、沒(méi)有業(yè)務(wù)工作重要的思想，對(duì)土地檔案管理工作流程和方法不清楚，不知道如何做好檔案工作和怎樣加強(qiáng)檔案管理工作；二是重視程度不夠。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到土地檔案在當(dāng)前信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，往往是得不償失；三是管理意識(shí)不強(qiáng)。不注重日常土地資料的收集與積累，不用時(shí)檔案資料隨意亂擺亂放，要用時(shí)到處翻箱倒柜查找，一些涉及土地重要信息的資料沒(méi)有及時(shí)歸檔保存，造成檔案資料丟失、遺漏，無(wú)據(jù)可查，給工作造成了隱患。

1.2 土地檔案收集整理不規(guī)范

在土地檔案文件收集整理環(huán)節(jié)上，常常曝露出一些問(wèn)題，存在“四重四輕”的現(xiàn)象。一是重文件，輕報(bào)表。收集的大多數(shù)是單位和部門(mén)的紅頭文件，而本級(jí)在工作活動(dòng)中形成向上報(bào)送的各類(lèi)材料和表格存檔相當(dāng)少。二是重文書(shū)，輕實(shí)物。注重收集文件、會(huì)議材料、內(nèi)部刊物等經(jīng)收發(fā)登記和流轉(zhuǎn)的資料，忽視照片檔案、電子聲像、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)、科技檔案等實(shí)物檔案的整理，實(shí)物檔案庫(kù)存量較少。三是重類(lèi)別，輕單項(xiàng)。重視加強(qiáng)綜合文秘類(lèi)、地籍管理類(lèi)、建設(shè)用地類(lèi)等檔案資料的歸檔，采取限時(shí)催交、全面核查、及時(shí)歸檔等措施，確保保存完整，但是對(duì)突擊、臨時(shí)的單獨(dú)項(xiàng)目檔案卻很少收集，有的雖然收集了，也是隨意堆放，或私自留存?zhèn)洳?，沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)整理。四是重?cái)?shù)量，輕質(zhì)量。土地規(guī)劃、土地登記、土地出讓、土地征（轉(zhuǎn)）用等檔案都能做到門(mén)類(lèi)齊全、案卷完整，數(shù)量清楚，但質(zhì)量不高，要求不嚴(yán)，圖紙折疊、頁(yè)碼標(biāo)注、檔案裝訂等不符合規(guī)定，有的甚至對(duì)檔案的全宗號(hào)、目錄號(hào)、類(lèi)別號(hào)、案卷號(hào)、保管期限混淆不清，出現(xiàn)編錯(cuò)號(hào)、蓋錯(cuò)章的情況，制約了檔案規(guī)范化管理進(jìn)程。

1.3 管理體制不健全

一是職責(zé)不明確。國(guó)土資源管理工作量大、任務(wù)重，由于受編制限制，檔案管理人員一般由辦公室人員或勤雜人員兼任，職責(zé)不明確，文件資料收集整理歸檔知識(shí)缺乏，難以獨(dú)立完成立卷歸檔工作任務(wù)。二是制度不健全。土地檔案有的規(guī)章制度沒(méi)有建立健全，管理流于形式，隨意性大，工作中形成的文件資料在歸檔、保管、利用方面缺乏制約機(jī)制，檔案資源個(gè)別流失，存在斷代現(xiàn)象。三是管理力量薄弱。土地檔案管理人員缺乏，兼職過(guò)多，變動(dòng)頻繁，不能專(zhuān)心從事檔案管理工作，有的甚至沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)檔案知識(shí)系統(tǒng)培訓(xùn)就上崗，檔案專(zhuān)業(yè)化程度不高，業(yè)務(wù)不熟悉，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段較少，致使檔案管理水平差，質(zhì)量不高，檔案使用利用率低。

2 加強(qiáng)土地檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

2.1 統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)更新土地檔案工作的新觀念

一是端正態(tài)度，提高認(rèn)識(shí)。土地檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是國(guó)土資源管理工作一個(gè)不可缺少的方面，要切實(shí)提高對(duì)土地檔案工作重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，把檔案管理工作真正列入議事日程，貫穿工作始終，作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性工作常抓不懈。二是深刻理解，增強(qiáng)責(zé)任感。增強(qiáng)做好土地檔案工作的責(zé)任感和使命感，提高檔案工作的自覺(jué)性。全面加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，增加必要的投入，積極主動(dòng)匯報(bào)檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，不斷提升土地檔案管理質(zhì)量和公共服務(wù)水平，發(fā)揮檔案的信息資源共享作用。

2.2 強(qiáng)化培訓(xùn)，健全制度，不斷注入土地檔案事業(yè)發(fā)展新動(dòng)力

一是著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，加強(qiáng)土地檔案隊(duì)伍建設(shè)。做好土地檔案工作，需要一支精通業(yè)務(wù)、求真務(wù)實(shí)的高素質(zhì)隊(duì)伍，將熱愛(ài)檔案管理工作、細(xì)心勤快的人員選配到土地檔案管理的崗位上來(lái)。二是著眼長(zhǎng)期建設(shè)，強(qiáng)化土地檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。一方面積極選拔檔案人員參加檔案部門(mén)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力，另一方面根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要，適時(shí)舉辦土地檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí)，并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障，培養(yǎng)適應(yīng)檔案工作發(fā)展的合格人才，促進(jìn)檔案工作健康、平衡發(fā)展。三是著眼長(zhǎng)久建設(shè)，完善土地檔案工作制度。按照檔案工作目標(biāo)管理考核制度的要求，將文件材料的形成、積累、整理、歸檔納入業(yè)務(wù)工作程序，納入崗位目標(biāo)管理機(jī)制考核內(nèi)容進(jìn)行考核，切實(shí)調(diào)動(dòng)檔案工作的積極性和創(chuàng)造性。

2.3 突出重點(diǎn)，規(guī)范管理，努力開(kāi)創(chuàng)土地檔案工作發(fā)展新局面

一是完善制度，規(guī)范材料收集工作。制定、完善、健全收集制度，嚴(yán)格按照文件材料分類(lèi)方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集，遵循土地檔案的形成規(guī)律，創(chuàng)新收集手段，采取廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合，運(yùn)用事前監(jiān)控文件、主動(dòng)尋求等形式，既收集紙質(zhì)載體，又收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價(jià)值的實(shí)物。二是嚴(yán)格要求，規(guī)范檔案整理工作。嚴(yán)格按照土地檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明、保管期限準(zhǔn)確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實(shí)美觀。三是改善條件，規(guī)范檔案管理工作。積極改善土地檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，落實(shí)檔案庫(kù)房、辦公用房和閱檔室三分開(kāi)，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲(chóng)等安全保管和保護(hù)設(shè)備，實(shí)行各種門(mén)類(lèi)、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用，堅(jiān)決杜絕檔案丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的發(fā)生。

2.4 瞄準(zhǔn)目標(biāo)，提高效能，全面拓展土地檔案工作發(fā)展新思路

一是加強(qiáng)土地檔案信息化建設(shè)，提高科技含量。切實(shí)加強(qiáng)電子文件的管理，確保電子文件的真實(shí)、完整、安全，開(kāi)展檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建立和完善內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上資源共享，積極開(kāi)發(fā)應(yīng)用檔案管理軟件，確保檔案信息及時(shí)、準(zhǔn)確地輸入、檢索和利用，實(shí)現(xiàn)土地檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)代化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、查詢(xún)簡(jiǎn)便科學(xué)化，為檔案信息全方位服務(wù)奠定基礎(chǔ)，使土地檔案成為宣傳工作、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)群眾的重要窗口。二是加強(qiáng)土地檔案資源建設(shè)，開(kāi)發(fā)信息資源。建立檔案征集工作新機(jī)制，主動(dòng)了解工作動(dòng)態(tài)，積極探索重大活動(dòng)和重大事件檔案管理機(jī)制，調(diào)查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開(kāi)發(fā)挖掘檔案信息資源，主動(dòng)開(kāi)展土地特色檔案材料的收集工作，加大對(duì)散存散失檔案的征集力度，著力做好檔案的維護(hù)工作，使“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y料”，優(yōu)化結(jié)構(gòu)、豐富藏量，更好地為國(guó)土資源管理工作發(fā)展服務(wù)。三是大力推進(jìn)檔案服務(wù)功能建設(shè)，改進(jìn)服務(wù)措施。立足自身優(yōu)勢(shì)，依托有效載體，注重研究土地檔案的利用的規(guī)律和特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案信息資源的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，完善檔案管理、改進(jìn)服務(wù)功能，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系，突破傳統(tǒng)單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況，

參考文獻(xiàn)

[1]沈彥.淺議土地電子檔案管理[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2010，（4）.