創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

周亞君

【摘 要】隨著數(shù)字化技術(shù)及遠(yuǎn)程通信技術(shù)的不斷發(fā)展及有機(jī)整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的遠(yuǎn)程傳輸和社會(huì)共享的完整服務(wù)體系已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。新時(shí)代的檔案管理要不斷轉(zhuǎn)變觀念，緊跟科技發(fā)展步伐，改變現(xiàn)有檔案管理單純依靠手工檢索的舊有模式，以不斷適應(yīng)檔案管理信息化的需求。對(duì)此本文就創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化提出了具體對(duì)策，希望能不斷提高我國(guó)檔案的管理水平。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；創(chuàng)新理念

隨著高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)的普及，使得綜合文書(shū)檔案的建立與管理急需向?qū)I(yè)化方向發(fā)展。為了實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期保存和高效管理，實(shí)現(xiàn)快速查詢和節(jié)省檔案存放空間的目的，就迫切需要實(shí)施檔案的信息化管理，不斷促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化水平。

一、文書(shū)檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

檔案管理信息化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)不但需要運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，還要求檔案管理人員在管理觀念上加快觀念轉(zhuǎn)變，不斷解放思想，開(kāi)拓創(chuàng)新，只有如此才能使得文書(shū)檔案管理信息化效用達(dá)到最大發(fā)揮。以下就文書(shū)檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行了詳細(xì)闡述。

1、提高了辦公效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作中工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求資料收集完整齊全，避免漏寫(xiě)或漏抄。在用筆規(guī)范及字跡方面要求嚴(yán)格，在分類和統(tǒng)計(jì)方面要做到準(zhǔn)確無(wú)誤。而在應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理之后，在文件資料的收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等方面就變得十分方便快捷，無(wú)論是起草文件還是辦理傳遞都變得簡(jiǎn)單易行，有效的提高了辦公效率。

2、方便資源的共享

傳統(tǒng)的手工操作管理由于不能做到信息共享，致使大量信息閑置，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成了文件和信息難以快速查找。在運(yùn)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征管理發(fā)展到內(nèi)外部特征合并管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，把檔案信息與載體分離利用可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，這極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)還可以了解其他檔案工作部門(mén)的概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)，真正做到了資源共享。

3、保存具有穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的最大優(yōu)點(diǎn)就是保存時(shí)間久。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，而纖維素在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下容易受到破壞，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能造成無(wú)法挽回的損失。采用信息化的電子文件后就可有效避免這類情況的發(fā)生。電子檔案載體的普遍特點(diǎn)是存取和讀取方便快捷且易于傳遞，儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。隨著電子技術(shù)的發(fā)展及讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，工作中可以根據(jù)不同的需要選擇不同的電子載體。

4、有效提高了傳遞速度和傳遞的安全性

公文辦理過(guò)程中，常會(huì)發(fā)生辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況，傳統(tǒng)的文件傳遞是靠郵政系統(tǒng)，由于傳送時(shí)間受到距離長(zhǎng)短的限制，加之文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，這就給檔案人員歸檔和其他人員檢索造成了很多不便。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理后，可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，有效的提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。

二、推進(jìn)檔案信息化的策略

檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，需要采取必要的措施才能使得檔案信息化管理落到實(shí)處。

1、建立健全檔案規(guī)范體系

檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)存在基礎(chǔ)差和案卷質(zhì)量不高的問(wèn)題，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，導(dǎo)致的系統(tǒng)軟件移植性差的問(wèn)題也很突出。由于檔案信息化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，目前僅著眼于某一個(gè)專業(yè)，無(wú)法達(dá)到全面實(shí)施和統(tǒng)一推廣的標(biāo)準(zhǔn)。另外現(xiàn)行的檔案整理及分類和著錄的有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。綜上可見(jiàn)，只有制定一部統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，才能切實(shí)推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2、完善檔案管理安全措施

檔案的信息化建設(shè)最終都是需要依靠人來(lái)執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護(hù)屏障。由于電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式使得文件保密性變?nèi)?。為此，要提高檔案人員的警惕性從根本上鏟除黑客對(duì)信息系統(tǒng)的威脅可以采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施。

3、健全檔案管理制度

要不斷建立健全檔案工作的管理制度，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性，建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際以適應(yīng)單位檔案管理的需要。另外，還要做到制度的簡(jiǎn)明實(shí)用。制度只有具有可操作性，所以其建立就應(yīng)方便實(shí)用和簡(jiǎn)便易行，以可操作性強(qiáng)為目標(biāo)更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者，所以要堅(jiān)持制度約束的雙向性，既要有效約束領(lǐng)導(dǎo)又要有效約束職工。堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，由于檔案部門(mén)既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)，所以在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到嚴(yán)格執(zhí)行，從而充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

4、提供技術(shù)支撐

技術(shù)條件是檔案信息化建設(shè)的生命線，如果沒(méi)有過(guò)硬的技術(shù)支撐檔案的信息化管理就形同空話。信息化管理要配備質(zhì)量可靠及性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾和輻射，從源頭上減少自然毀損概率。信息化管理還要設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合貫通。還要采取有效的措施保證軟硬件的安全運(yùn)行，建立集成系統(tǒng)來(lái)豐富檔案的儲(chǔ)藏，增加信息的儲(chǔ)存量。另外，增強(qiáng)綜合開(kāi)發(fā)功能，實(shí)行全方位多角度及多層次地收集檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化逐步形成檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)以保證檔案的完整。

三、結(jié)語(yǔ)

在檔案管理信息時(shí)代，文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全等都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的，這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子檔案的全程規(guī)范管理，而且還要掌握好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。具體實(shí)踐中，檔案管理人員要立足本職工作，不斷強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)積極參與信息化教育培訓(xùn)，通過(guò)更新專業(yè)知識(shí)提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。為了不斷提高檔案管理人員的信息化工作技能，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的盡快轉(zhuǎn)變，還應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，加大培訓(xùn)力度，在培訓(xùn)內(nèi)容上要涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門(mén)還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展的最新趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。