海外項(xiàng)目投標(biāo)中的采辦工作概述

戴群

摘 要：本文闡述了海外項(xiàng)目投標(biāo)工作中的采辦工作所涵蓋的內(nèi)容，并對工作中的重點(diǎn)和注意事項(xiàng)做了描述。

關(guān)鍵詞：海外項(xiàng)目；投標(biāo)；采辦工作

采辦是海外項(xiàng)目投標(biāo)中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，工程承包合同或招標(biāo)文件中對于承包方的采辦工作內(nèi)容有明確的界定。采辦在工程項(xiàng)目中專指生產(chǎn)物資采購和管理，它的工作內(nèi)容涵蓋從物資需求計(jì)劃的提報(bào)至貨到施工現(xiàn)場的全過程，包括供應(yīng)商資質(zhì)報(bào)批、計(jì)劃申報(bào)、采購、催交催運(yùn)、清關(guān)運(yùn)輸、報(bào)驗(yàn)、儲存保管、發(fā)放控制等等。

當(dāng)獲取了海外項(xiàng)目標(biāo)書、投標(biāo)組織機(jī)構(gòu)組建完成后，投標(biāo)工作得以正式展開。在投標(biāo)的過程中，采辦方面需要做哪些工作，我們在這里做一個(gè)簡單的描述：

1、標(biāo)書翻譯、解讀與澄清

投標(biāo)團(tuán)隊(duì)組建后，應(yīng)馬上組織投標(biāo)團(tuán)隊(duì)仔細(xì)研讀招標(biāo)文件，必要的時(shí)候先要對標(biāo)書進(jìn)行翻譯（特別對于非英語標(biāo)書）。

招標(biāo)文件解讀的目的主要是詳細(xì)了解招標(biāo)人的需求；發(fā)現(xiàn)招標(biāo)文件中的錯(cuò)誤、含糊不清或相互矛盾之處，提請招標(biāo)人澄清；找出合同中含有的不合理規(guī)定或投標(biāo)人要承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的條款，以便采取相應(yīng)的對策。

招標(biāo)文件一般包括投標(biāo)須知、工程范圍、合同條款（專用條款和通用條款）、技術(shù)要求及計(jì)劃安排、各種書函的格式及FEED文件等。海外項(xiàng)目招標(biāo)文件一般組成復(fù)雜，內(nèi)容繁多，投標(biāo)時(shí)間短，每位投標(biāo)人員不可能、也沒必要閱讀完全部招標(biāo)文件，因此投標(biāo)團(tuán)隊(duì)在標(biāo)書解讀方面可以進(jìn)行分工合作：投標(biāo)負(fù)責(zé)人要通讀所有文件，以求對工程范圍、招標(biāo)人的意圖、要求、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行總體把握；采辦人員重點(diǎn)要閱讀合同條款、技術(shù)要求、BOQ、MTO、設(shè)備材料技術(shù)規(guī)格書以及數(shù)據(jù)表及FEED等文件，以求了解業(yè)主對采購、運(yùn)輸、包裝及檢驗(yàn)等的詳細(xì)要求，識別采購方面的風(fēng)險(xiǎn)；其他各專業(yè)人員則閱讀招標(biāo)文件中與本專業(yè)相關(guān)的內(nèi)容即可。

在標(biāo)書解讀基本完成后，投標(biāo)負(fù)責(zé)人將召開標(biāo)書解讀會(huì)，檢查并討論投標(biāo)人員的解讀成果，編寫解讀文件匯總，供投標(biāo)人員共享，用作投標(biāo)方案編制的參考。各專業(yè)負(fù)責(zé)人將標(biāo)書解讀過程中提出的問題發(fā)文控匯總后，發(fā)業(yè)主進(jìn)行標(biāo)前澄清。

2、現(xiàn)場考察

現(xiàn)場考察可分為業(yè)主組織的現(xiàn)場踏勘和投標(biāo)方自己現(xiàn)場考察。不論哪種考察，都需要投標(biāo)方組織好現(xiàn)場考察、以達(dá)到現(xiàn)場考察的目的：進(jìn)一步了解投標(biāo)項(xiàng)目背景、項(xiàng)目所在地各種詳細(xì)情況及業(yè)主詳細(xì)要求，為準(zhǔn)確報(bào)價(jià)及風(fēng)險(xiǎn)控制提供基礎(chǔ)。

考察小組中的采辦人員負(fù)責(zé)編制采辦部分的考察內(nèi)容、執(zhí)行考察任務(wù)、編寫考察報(bào)告并對考察報(bào)告內(nèi)容準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

3、技術(shù)標(biāo)中采辦程序文件的編制

投標(biāo)過程中，采辦人員要參考項(xiàng)目工期計(jì)劃和采購周期，編制主材到貨計(jì)劃。同時(shí)，根據(jù)投標(biāo)項(xiàng)目的實(shí)際情況，編制采辦執(zhí)行方案、采辦人力計(jì)劃和倉儲設(shè)備配置計(jì)劃。

主材到貨計(jì)劃要列出主要材料的采辦節(jié)點(diǎn)，如供應(yīng)商資質(zhì)報(bào)批時(shí)間、詢價(jià)及合同簽訂時(shí)間、生產(chǎn)時(shí)間、運(yùn)輸時(shí)間、報(bào)驗(yàn)時(shí)間。主材到貨計(jì)劃是項(xiàng)目編制施工計(jì)劃的重要依據(jù)。

采辦執(zhí)行方案是項(xiàng)目采辦工作的整體策劃，一般包括采辦崗位設(shè)置、工作地點(diǎn)設(shè)置以及供應(yīng)商資質(zhì)報(bào)批程序、采辦計(jì)劃的報(bào)批程序、招標(biāo)采購的工作程序、生產(chǎn)過程中的監(jiān)造程序、催交催運(yùn)工作程序、物流運(yùn)輸方法、報(bào)驗(yàn)程序、倉儲管理程序、倉儲設(shè)備配置等等。采辦執(zhí)行方案應(yīng)該對采辦工作的開展方法進(jìn)行描述，展示投標(biāo)人在物資采辦工作上的實(shí)力，塑造一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)承包商的良好形象。

另外，有的招標(biāo)文件中還要求投標(biāo)人列出本項(xiàng)目潛在的供貨商和分包商名單，采用的采辦和倉儲管理軟件等。

4、商務(wù)標(biāo)中采辦費(fèi)用的確定

4.1制定采辦方案/策略

根據(jù)業(yè)主要求，制定項(xiàng)目的物資采辦方案/策略，也就是解決從哪買、怎么賣的問題：業(yè)主有供應(yīng)商名單的，從名單中選擇合適的供應(yīng)商詢價(jià)；業(yè)主沒有短名單的，根據(jù)調(diào)研情況，分析業(yè)主以往的習(xí)慣，對不同種類的物資，選擇國際采購、本地采購、國內(nèi)采購等不同方式，向不同類型的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)。

4.2采辦費(fèi)用的確定

采辦詢價(jià)是投標(biāo)活動(dòng)中獲取價(jià)格信息的重要手段，詢價(jià)包括設(shè)備材料的價(jià)格咨詢，同樣也包括運(yùn)輸費(fèi)、關(guān)稅咨詢等。在詢價(jià)工作開展之前，應(yīng)根據(jù)采辦策略編制詢價(jià)文件RFQ（Request for Quotation）。RFQ通過函電形式發(fā)給供應(yīng)商或其它報(bào)價(jià)人，催其按RFQ要求報(bào)價(jià)。收到廠商報(bào)價(jià)后，詢價(jià)人員應(yīng)首先將報(bào)價(jià)的技術(shù)方案發(fā)給相關(guān)專業(yè)人員核對，如有偏差需立即澄清，只有符合技術(shù)要求的報(bào)價(jià)才是有效報(bào)價(jià)。對所有有效報(bào)價(jià)進(jìn)行綜合對比分析，選出最合理的價(jià)格用于測算采辦成本。

采辦成本應(yīng)包含物資的采買價(jià)格、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)、關(guān)稅、清關(guān)費(fèi)、備品備件、現(xiàn)場服務(wù)、安裝維修、第三方檢測等費(fèi)用，另外還應(yīng)包含采辦人員的財(cái)務(wù)費(fèi)用、倉庫的建設(shè)和運(yùn)營費(fèi)用、業(yè)主代表考察、駐廠建造，培訓(xùn)費(fèi)用等等。

4.3總價(jià)評審

采辦報(bào)價(jià)匯總完畢后，應(yīng)組織總價(jià)評審。首先是投標(biāo)小組內(nèi)部評審，然后是各級專家評審。

5、采辦風(fēng)險(xiǎn)評估

風(fēng)險(xiǎn)評估的程序通常包括風(fēng)險(xiǎn)識別，風(fēng)險(xiǎn)描述及分析，制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施及風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告的編寫。

采辦風(fēng)險(xiǎn)識別的過程就是收集與項(xiàng)目采辦執(zhí)行相關(guān)的各類信息、整理分析，從中識別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)并分類列出風(fēng)險(xiǎn)清單。風(fēng)險(xiǎn)識別的信息來源主要包括：現(xiàn)場考察報(bào)告、招標(biāo)文件（包括附件）、合同文本、投標(biāo)階段的澄清與回復(fù)、其他參考資料。

風(fēng)險(xiǎn)描述和分析主要是對風(fēng)險(xiǎn)清單中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)逐一進(jìn)行詳細(xì)描述、闡述風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的根源、對工期或成本可能造成的影響（如可能的話應(yīng)量化為對工期影響多長時(shí)間，成本增加多少）、以及發(fā)生的概率或頻次。風(fēng)險(xiǎn)造成的危害影響分為高、中、低三類。風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率，分為大、中、小三類。風(fēng)險(xiǎn)危害程度及發(fā)生概率的級別可通過調(diào)查和專家打分法確定。

風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對的措施主要包括風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)自留。

風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告由專人負(fù)責(zé)編寫，通常合同管理人員牽頭，商務(wù)、采辦及技術(shù)人員共同參與，最終形成完整的風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告。

6、投標(biāo)資料移交和失標(biāo)分析報(bào)告

投標(biāo)結(jié)束后，無論中標(biāo)與否，投標(biāo)團(tuán)隊(duì)采辦人員都應(yīng)按要求整理投標(biāo)過程資料，進(jìn)行存檔和移交。項(xiàng)目開標(biāo)后，投標(biāo)經(jīng)理組織投標(biāo)小組人員認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對未中標(biāo)項(xiàng)目要及時(shí)編寫失標(biāo)分析報(bào)告。

結(jié)束語

投標(biāo)階段的采辦工作，對于海外項(xiàng)目能否中標(biāo)、以及中標(biāo)后項(xiàng)目的執(zhí)行有著極其重要的影響， 因此一定要重視，選拔有海外項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)，按制度、按程序完成好此項(xiàng)工作。