政府檔案的利用現(xiàn)狀及提高利用水平的建議

肖秀梅?オ?

摘要：檔案是國家寶貴的財(cái)富，而政府是信息的最大擁有者，政府檔案有著顯著的原始記錄性，詳細(xì)記錄了與政府行政管理職能相關(guān)的信息，是當(dāng)時、當(dāng)?shù)?、?dāng)事人留下的未經(jīng)任何改動的原始記錄，具有重要的憑證和參與價值。為此，本文強(qiáng)調(diào)了政府檔案的重要價值，分析了政府檔案的利用現(xiàn)狀，為提高政府檔案利用水平提出了具體建議，旨在促使檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

關(guān)鍵詞：政府檔案；價值；利用

引言

政府檔案是社會實(shí)踐的可靠憑證和依據(jù)，也是各地開展學(xué)術(shù)研究、文化教育、經(jīng)濟(jì)建設(shè)活動的依據(jù)。長期以來，我國檔案部門“重保密輕利用”，沒有切實(shí)發(fā)揮政府檔案的利用價值。隨著時代的的發(fā)展和政務(wù)公開的提速，我國對政府檔案的利用經(jīng)歷了從封閉到逐漸開放的過程。如何改變政府檔案的利用率仍然偏低的現(xiàn)狀，是檔案館及其管理人員需要認(rèn)真思考的問題。

一、政府檔案的重要價值

政府檔案具有高度的客觀性和真實(shí)性、權(quán)威性和可靠性，在資政決策、宣傳育人、傳承文化、服務(wù)于民等方面具有其他資料無法替代的重要價值。政府檔案是國家歷史的真實(shí)記錄，對特定時間、地點(diǎn)發(fā)生的特殊事件的記錄進(jìn)行研究分析，就能夠推斷出一段時期內(nèi)社會的發(fā)展規(guī)律、進(jìn)程，為國家宏觀發(fā)展、地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化教育活動提供有力參考；政府檔案是社會活動的客觀寫照，是令人信服的真憑實(shí)據(jù)，具有指導(dǎo)生產(chǎn)和實(shí)踐的實(shí)質(zhì)作用，能夠幫助政府以史為鑒，制定正確的政策和措施，推動社會穩(wěn)步發(fā)展；政府檔案是各行各業(yè)開展業(yè)務(wù)工作的查考憑據(jù)，通過政府檔案便可清晰了解政府決策規(guī)劃、事務(wù)處理的進(jìn)度和結(jié)果，掌握政府執(zhí)行公務(wù)、履行行政義務(wù)的完整情況，從而合理安排各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。

二、政府檔案的利用現(xiàn)狀

政府檔案類別廣泛，其中婚姻檔案、計(jì)生檔案、戶籍檔案、公證檔案、安置優(yōu)撫檔案和機(jī)關(guān)文書檔案等的利用率較高，而科技檔案、聲像檔案及實(shí)物檔案等則少人問津，各類檔案的利用存在明顯的不平衡特性。整體來看，與民生相關(guān)的檔案利用率極高，其中以婚姻檔案利用最為突出，主要用于婚姻糾紛、房產(chǎn)過戶、辦理戶口遷移、財(cái)產(chǎn)分割、辦理貸款、處理債務(wù)案件、辦理準(zhǔn)生證、辦理房產(chǎn)證等一系列手續(xù)；與企業(yè)相關(guān)檔案的利用率持續(xù)攀升，尤其是部分破產(chǎn)企業(yè)的職工需要辦理退休手續(xù)和繳納社會養(yǎng)老保險，有效保障了因個人檔案丟失而無法享受應(yīng)有養(yǎng)老、醫(yī)療待遇的職工權(quán)益；政府文件政策、史料編纂等對檔案利用需求明顯增大，政府相關(guān)部門開展政治、經(jīng)濟(jì)活動，社會組織、團(tuán)體以及個人開展學(xué)術(shù)研究都需要把政府檔案作為重要參考。

三、提高政府檔案利用水平的建議

1.夯實(shí)管理基礎(chǔ)，推進(jìn)檔案資源建設(shè)

各級檔案管理部門要正確認(rèn)識政府檔案管理的重要性，確立以人為本的檔案服務(wù)理念，對轄內(nèi)各區(qū)域檔案工作加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，督促檔案館完善檔案管理制度，落實(shí)檔案管理規(guī)范，全面推進(jìn)政府檔案資源建設(shè)，為做好政府檔案利用服務(wù)夯實(shí)管理基礎(chǔ)。檔案館庫管理是政府檔案服務(wù)工作的基礎(chǔ)，為進(jìn)一步提高政府檔案服務(wù)水平，檔案館要拓寬信息收集渠道，在歸檔階段按照不同門類、不同收錄載體進(jìn)行系統(tǒng)收集、排序、裝訂，還要在后期同步配置電子觸摸顯示屏、LED電子顯示屏、密集架、特藏檔案資料柜等現(xiàn)代科技設(shè)備，安裝氣體自動消防設(shè)施設(shè)備和報(bào)警系統(tǒng)，設(shè)置電子監(jiān)控系統(tǒng)，為檔案使用提供更便利的服務(wù)，保障檔案館庫達(dá)到現(xiàn)代檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和信息化要求。檔案館要采用靈活多樣的方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，大力宣傳檔案利用服務(wù)，讓廣大群眾及時了解檔案資源利用服務(wù)的重要意義和最新動態(tài)，

2.引入信息技術(shù)，提高檔案管理實(shí)效

數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)高效管理的有力手段，數(shù)字化管理是當(dāng)下政府檔案管理的大勢所趨，綜合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等現(xiàn)代科技于一體的電子政務(wù)系統(tǒng)為政府檔案信息服務(wù)拓展了廣闊空間。為進(jìn)一步發(fā)揮電子政務(wù)辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢，檔案館要注重以信息化技術(shù)引領(lǐng)檔案事業(yè)發(fā)展，以實(shí)際需求為導(dǎo)向，加大數(shù)字化設(shè)施投入，將傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)方式與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)相結(jié)合，將部門館藏檔案全部進(jìn)行數(shù)字化處理，建設(shè)數(shù)字檔案館。在做好新技術(shù)向檔案管理滲透的過程中，努力實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)和現(xiàn)代兩種服務(wù)方式的有機(jī)結(jié)合，促使兩者優(yōu)勢互補(bǔ)，提高檔案管理實(shí)效。同時，還要加強(qiáng)政府檔案數(shù)據(jù)安全管理，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器要采用主用和備用雙主機(jī)，相互鏡像備份，再利用光盤進(jìn)行數(shù)據(jù)額外備份，切實(shí)保障政府檔案信息的安全。

3.遵循政務(wù)公開，打造便民利用體系

當(dāng)前政府信息公開制度建設(shè)正在全面開展，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)與政府各職能部門的溝通和協(xié)作，加強(qiáng)對民生檔案的管理與利用，檔案館接收工作應(yīng)遵循民生檔案優(yōu)先的原則，設(shè)立“政府信息公開查詢中心”，為群眾提供便捷、高效的檔案服務(wù)。首先，各檔案部門要開拓“惠及民生”的新領(lǐng)域，重點(diǎn)加強(qiáng)勞動就業(yè)和社會保障檔案的規(guī)范管理，為勞動就業(yè)和全民創(chuàng)業(yè)的發(fā)展目標(biāo)提供依據(jù)。其次，落實(shí)當(dāng)?shù)刈》勘Ｕ虾头课莨芾頇n案工作的信息化建設(shè)工作，重視“智慧房管”檔案系統(tǒng)的建設(shè)和對大數(shù)據(jù)的開發(fā)運(yùn)用。另外，創(chuàng)新檔案資源開發(fā)與利用的形式，讓更多人民群眾享受檔案事業(yè)發(fā)展所帶來的紅利。例如，利用互聯(lián)網(wǎng)社交平臺定期推送檔案信息，出版地方政府檔案選編，舉辦以檔案為主題的展覽活動，讓政府檔案信息宣傳走進(jìn)社區(qū)和農(nóng)村，規(guī)范農(nóng)村土地確權(quán)登記頒證建檔等，全方位地為廣大群眾和社會團(tuán)體提供政府檔案服務(wù)，提高政府檔案利用的廣度與效率。

4.簡化工作流程，提高檔案服務(wù)水平

政府檔案部門要理順機(jī)構(gòu)職能，簡化工作流程，對檔案利用相關(guān)事項(xiàng)及政府信息公開工作的具體實(shí)施、組織、協(xié)調(diào)進(jìn)行規(guī)范，對檔案利用的具體內(nèi)容、時間、程序、標(biāo)準(zhǔn)、要求等作出明確規(guī)定。要加強(qiáng)對檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時、規(guī)范地完成政府檔案利用的申請受理、統(tǒng)計(jì)、上傳和上報(bào)等工作，與公文印發(fā)、確定公文屬性和備案發(fā)布等后續(xù)工作實(shí)現(xiàn)“無縫對接”，確保檔案利用工作整體順暢有序。檔案管理人員要主動適應(yīng)新形勢下政府面臨的新任務(wù)和新要求，著力檔案資源建設(shè)，延伸檔案工作觸角，加強(qiáng)對政府檔案資源的整合工作，將涉及社會事務(wù)、公共服務(wù)、民生服務(wù)等的檔案資料列入整合重點(diǎn)，重視民生檔案的形成、整理、保管、借閱、利用情況，并將這類與民生相關(guān)的資料納入政府公開信息范疇，使得檔案服務(wù)更貼近民生，不斷提升政府檔案服務(wù)的價值。

結(jié)語

政府檔案事關(guān)城市建設(shè)、社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，而且與廣大群眾息息相關(guān)，是解決群眾養(yǎng)老、醫(yī)療、就業(yè)等民生問題的重要依據(jù)。為深入貫徹《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，政府檔案管理部門要積極踐行國家檔案事業(yè)發(fā)展理念，全面創(chuàng)新檔案服務(wù)形式，強(qiáng)化檔案服務(wù)功能，完善檔案服務(wù)措施，采取多種形式為廣大群眾提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，切實(shí)提高政府檔案利用水平。

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（作者單位：阿爾山市林海街辦事處，內(nèi)蒙古 阿爾山 137800）