電子文件檔案管理存在的問題及對策分析

丁麗娟

摘 要：隨著現(xiàn)代化技術(shù)逐步發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息存儲方式已經(jīng)讓位于電子文件檔案管理辦法，這不僅與創(chuàng)新型技術(shù)的推廣有關(guān)系，還與文件檔案類型的多樣化密切相關(guān)。電子管理的模式能夠解決文檔信息較多、類別繁雜的問題，從多個角度思考信息的管理。然而，由于電子文件檔案管理剛出現(xiàn)不久，使得實(shí)際管理工作還存在很多不足，資料的完整性、安全性都很容易受到破壞。針對這樣的現(xiàn)象，電子文件檔案的管理必須堅持從實(shí)際出發(fā)，掌握網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的技術(shù)，從而解決目前存在的管理問題，保證檔案信息的完整度。

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案管理；問題；對策

電子文件是基于數(shù)字化技術(shù)推廣應(yīng)用的文檔形式，其中包含了很多數(shù)碼形式，如光盤、磁帶、移動硬盤等等，它與現(xiàn)代化信息的環(huán)境相適應(yīng)，能夠解決紙質(zhì)檔案管理存在的不足，提高工作的效率。另外，電子文件檔案最突出的特點(diǎn)是，可以實(shí)現(xiàn)信息的交互使用和共享利用，更快的傳輸文檔。但是，在現(xiàn)階段的背景下，實(shí)際管理還存在許多不完善的地方。本文就結(jié)合電子文件檔案管理的實(shí)際，從它的特點(diǎn)和優(yōu)勢入手研究，為實(shí)現(xiàn)信息的高效利用打基礎(chǔ)。

1 電子文件檔案管理存在的問題

1.1 思想意識落后

從技術(shù)手段入手的管理方式，是電子文件檔案管理的特殊方法，與創(chuàng)新應(yīng)用息息相關(guān)。不過很多文件檔案管理者由于思想的局限性和技術(shù)能力的阻礙，使得管理工作沒有受到重視，大部分單位還處于技術(shù)應(yīng)用的初期，辦公自動化水平較低，甚至出現(xiàn)無人管理的現(xiàn)象。

1.2 文件檔案的完整性受到影響

作為紙質(zhì)文檔的創(chuàng)新形式，電子文件檔案的內(nèi)容應(yīng)該與文件信息相一致，但是在電子信息的創(chuàng)建中，難免會出現(xiàn)疏漏，在錄入的過程中對資料進(jìn)行了修改，有些信息也存在被篡改的可能性。這樣一來，檔案的完整性和真實(shí)性就受到了影響，無法為決策和查詢提供準(zhǔn)確的信息。

1.3 安全性減弱

有些文件檔案涉及到國家和企業(yè)的保密信息，隨著互聯(lián)網(wǎng)和計算機(jī)技術(shù)的推廣普及，任何人都能夠訪問和自由進(jìn)入因特網(wǎng)。不法分子就會借助這樣的機(jī)會竊聽和修改文件內(nèi)容，降低檔案的安全性。

2 強(qiáng)化電子文件檔案管理的有效對策

2.1 提高電子文件檔案的管理技術(shù)

電子文件檔案的管理技術(shù)是指確保電子文件檔案的高效率、可靠性與規(guī)范性，促使電子文件更為真實(shí)、完整與安全。所以，電子文件檔案管理必須依據(jù)一定的科學(xué)技術(shù)模式對電子文件實(shí)施高效管理。還要與國際通用標(biāo)準(zhǔn)相對接，對電子文件檔案信息的傳遞、存儲、組織進(jìn)行規(guī)范，最大程度降低因管理系統(tǒng)平臺之間的不同而帶來的資源浪費(fèi)，提升整體運(yùn)作效率。同時，還要對電子文件檔案的管理、復(fù)制、鑒定以及調(diào)閱等程序進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，對管理人員進(jìn)行消息認(rèn)證與身份驗(yàn)證，預(yù)防電子文件檔案被惡意損壞。

2.2 以法律的形式規(guī)定電子文件檔案管理的方法

從根源上防止文件檔案的丟失，提高保存的安全性和完整性，就要從法律上進(jìn)行規(guī)定，各級政府也要對管理工作加以支持，通過法律形式規(guī)范實(shí)際行為。例如，涉及到高技術(shù)開發(fā)的企業(yè)就可以在不違背國家法律的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身的情況細(xì)化管理辦法，從人防和技防兩方面入手，在計算機(jī)內(nèi)部加入黑客入侵防護(hù)手段等等。與此同時，還要建立文件檔案歸檔的統(tǒng)一結(jié)構(gòu)，鑒定信息的真實(shí)性，從收集、整理、歸檔等方面推行嚴(yán)格管理，確保電子文件檔案更好的服務(wù)。

2.3 建立一支高水平的電子文件檔案管理隊伍

從某種意義上而言，檔案管理人員的技術(shù)能力、素質(zhì)修養(yǎng)直接關(guān)系到信息的保存和管理的水平，也是避免信息丟失的關(guān)鍵。因此，相關(guān)部門必須加強(qiáng)對文檔管理的重視度，在招聘和用人中選擇高校畢業(yè)、接受過專業(yè)學(xué)習(xí)、素質(zhì)能力強(qiáng)、技術(shù)水平高的人員進(jìn)入隊伍，并有意識的儲備青年干部，防止出現(xiàn)人員斷層的現(xiàn)象。另一方面，還要積極開展培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，定期組織管理者學(xué)習(xí)電子技術(shù)，讓他們掌握最新的管理對策，建立起現(xiàn)代化的檔案管理方式。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著我國電子信息技術(shù)的持續(xù)推進(jìn)，電子文件檔案管理工作面臨的壓力與挑戰(zhàn)愈來愈大，與此同時在電子文件檔案管理運(yùn)行過程中反映出來的問題也日益增多，這在很大程度上阻礙了電子文件檔案的效率性與完整性。所以，在新時代發(fā)展環(huán)境下，各個部門只有不斷強(qiáng)化對電子文件檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)電子文件檔案管理工作的復(fù)合型人才建設(shè)，建立健全電子文件檔案的管理體制與機(jī)制。

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