淺談機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案管理經(jīng)驗(yàn)談

谷濤

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位中形成的專門檔案，是檔案管理中不可缺少的一部分，也是各單位不容忽視的歸檔類別。由于專門檔案星城的規(guī)律和特點(diǎn)各不相同，其收集和管理工作就要不同于文書檔案而具有相對的獨(dú)立性，筆者近日拜訪了幾家事業(yè)單位，看到了專門檔案管理的種種現(xiàn)狀，從專門檔案的歸檔、收集和管理三個(gè)方面分別闡述做好專門檔案管理工作的重要性，并就管理經(jīng)驗(yàn)提出了自己的相關(guān)意見和建議。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；專門檔案；管理；經(jīng)驗(yàn)

1 什么是專門檔案

專門檔案顧名思義就是專門的檔案，指的是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會組織，在從事某些專業(yè)性較強(qiáng)的活動(dòng)中，為了實(shí)現(xiàn)相關(guān)職能目標(biāo)而形成和使用的，具有查考、利用和保存價(jià)值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態(tài)的歷史記錄。

專門檔案是一個(gè)群體概念，不是說某一個(gè)檔案專門。具體而言，可以分為訴訟檔案、工程檔案、學(xué)籍檔案、藝術(shù)檔案、出版刊物等等。它作為一種有效劃分檔案類別的途徑而廣泛應(yīng)用于檔案分類當(dāng)中，由于專門檔案的特定形成規(guī)律，其收集和管理工作就有別于文書檔案而相對具有獨(dú)立性。

2 專門檔案分類的優(yōu)勢

專門檔案相較于文書檔案，其歸檔效果更強(qiáng)烈，更便于查找和借閱。類似我國古代史書中的“紀(jì)傳體”與“編年體”，專門檔案就如同紀(jì)傳體，以某一類人、某一類事作為統(tǒng)一記載序列，而文書檔案則一般是以年度為界。比較來說，專門檔案在技術(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在某些專業(yè)方面的工作情況比文書檔案更有優(yōu)勢。

同時(shí)，由于專門檔案的分類方式，諸如音頻、視頻、圖片等媒介能夠單獨(dú)分類、單獨(dú)存儲，同時(shí)其存放條件也與一般文書檔案不同，避免了目前傳統(tǒng)紙質(zhì)分類方式的管理人員混雜、管理方式雜亂的現(xiàn)象。

3 如何更好地建設(shè)專門檔案的管理工作

3.1 要掌握靈活性

管理專門檔案要根據(jù)專門檔案的靈活性靈活調(diào)整。比如我們保存出版刊物時(shí)，由于不同的出版刊物有不同的受眾閱覽，也面向不同的地域閱覽，因此，我們在存儲這類專門檔案的時(shí)候可以選擇按照出版時(shí)間加以分類，也可以選擇按照出版地點(diǎn)加以分類，還可以按照面向人群進(jìn)行分類，類似1999年1月1日的《新華日報(bào)》可以和同時(shí)間的《人民日報(bào)》一同歸檔，也可以按照地域和同一時(shí)間的《揚(yáng)子晚報(bào)》一同歸檔。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照現(xiàn)實(shí)要求，分情況分類進(jìn)行歸檔。

另外需要特別說明的是，對于非紙介檔案的專門歸檔，要根據(jù)每種檔案的不同特質(zhì)靈活對待，借助磁材料保存的文字、聲音、影像檔案，例如光盤、磁盤等要單獨(dú)放置，避免消磁。同時(shí)因?yàn)槁曄駲n案的瞬時(shí)性和階段性，此類檔案還應(yīng)該及時(shí)歸檔。采用膠片、相紙等感光材料的，還應(yīng)當(dāng)留存?zhèn)浞荨τ诟泄獠牧虾痛挪牧系慕栝唵栴}上，應(yīng)該嚴(yán)格控制原件借閱。

3.2 要重視完整性

專門檔案以類別劃分，如果檔案不全將對查閱造成極大不便。比如訴訟檔案，我們要從公安機(jī)關(guān)立案偵查、檢察機(jī)關(guān)提起訴訟到審判機(jī)關(guān)審查宣判，全部記錄，缺一不可。無論時(shí)間再長，也要逐一記錄。再比如基建檔案，涉及到規(guī)劃、勘察、施工、建立、設(shè)備、財(cái)會、驗(yàn)收等方方面面，其參與部門之多、時(shí)間之長、工程之復(fù)雜等都非?？简?yàn)機(jī)關(guān)單位專門檔案管理工作。這種檔案一旦缺失某一點(diǎn)，在后期的核查及糾錯(cuò)將會出現(xiàn)重大干擾。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要特別注意，確保此類檔案的齊全和完整。

對于非紙介檔案，除了應(yīng)留存?zhèn)浞葜?，在記錄中還應(yīng)當(dāng)對檔案生產(chǎn)的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、工作內(nèi)容和活動(dòng)等一一注明。明確一線責(zé)任人的責(zé)任，加強(qiáng)系統(tǒng)監(jiān)督。

3.3 要強(qiáng)調(diào)時(shí)效性

不同的專門檔案有不同的管理方式?，F(xiàn)實(shí)社會中，信息量冗雜且繁復(fù)，很難對全部的檔案管理做到全面、準(zhǔn)確，紙質(zhì)材料的存檔更是如此，往往紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的推移越積越多，給檔案管理和查閱帶來了諸多不便。這就要求檔案管理人員對歸檔整理要有時(shí)效性概念，尤其是專門檔案的分類管理工作，比如說訴訟檔案中若存檔超過一定時(shí)限，在法律意義上講已經(jīng)喪失了利用的價(jià)值，這時(shí)我們可以將超時(shí)的這類訴訟檔案再逐一進(jìn)行專門管理；教學(xué)工作的學(xué)籍檔案根據(jù)學(xué)生是否在校，分類管理，按照在籍學(xué)生、未畢業(yè)保留學(xué)籍者、畢業(yè)未提走檔案者等歸類存檔。這樣相對獨(dú)立的管理模式，將為檔案的查考利用提供便利條件， 也為檔案的管理工作提供相應(yīng)的支持。

對待非紙介檔案，不僅要考慮傳統(tǒng)檔案的時(shí)效性，還要從其本身的材質(zhì)出發(fā)，視情況整理。磁介質(zhì)的檔案需要隔一段時(shí)間檢查檔案質(zhì)量，光材料檔案要選用遮光避光場所，同時(shí)也要注意保質(zhì)期限。

如此歸檔，很多查找檔案的專門檔案需求人員直接可以查閱本專業(yè)的檔案材料，不需要檔案管理部門的協(xié)助即可，方便又快捷。

4 結(jié)束語

專門檔案歸根到底仍舊歸屬于檔案，我們要破開云霧見日月，雖然很容易被忽視和遺忘，但是作為檔案工作者卻必須高度重視專門檔案管理工作，機(jī)關(guān)事業(yè)單位更應(yīng)該按照上級頒發(fā)的專門檔案管理辦法和各自的行業(yè)規(guī)范，遵循各專門檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，根據(jù)他們之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行收集、整理、保管和利用，為豐富館藏檔案奠定物質(zhì)基礎(chǔ)，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供信息資源，為增強(qiáng)單位整體檔案管理工作的合理化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)揮重要作用。