房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)對管理的影響

黃青

摘 要：房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理信息的高度集成，也為相關(guān)的政府管理部門提供有效的監(jiān)管。房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)管理中是一條主線，將企業(yè)與政府的各個(gè)管理職能部門緊緊地聯(lián)系在一起。應(yīng)用房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)對企業(yè)的許多管理工作也產(chǎn)生了一定的影響。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；財(cái)務(wù)檔案；管理系統(tǒng)；信息化

1 引言

相對于傳統(tǒng)會計(jì)和審計(jì)而言，房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)是全新的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理手段，給企業(yè)帶來了新的財(cái)務(wù)檔案管理模式。房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)對企業(yè)帶來的影響主要體現(xiàn)在對核算工作和企業(yè)管理工作兩個(gè)方面。

在企業(yè)應(yīng)用財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)之后，核算工作將完全由電腦代替，對比以前手工記賬時(shí)期，會計(jì)人員的工作流程和工作方法將會有了很大的改變。以往會計(jì)人員的財(cái)務(wù)核算工作全部由手工完成，應(yīng)用財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)后，會計(jì)人員日常的工作變成只是正確輸入基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)工作崗位將根據(jù)企業(yè)所采用的財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)功能模塊進(jìn)行設(shè)置，并重新制定財(cái)務(wù)崗位內(nèi)部牽制制度。再者，許多以前由會計(jì)人員完成的制證任務(wù)可以由財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)中的賬務(wù)模塊自動從其他模塊取得數(shù)據(jù)完成。系統(tǒng)有了這些數(shù)據(jù)之后，就可以根據(jù)預(yù)先已經(jīng)定義好的程序進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理，形成財(cái)務(wù)人員或其他管理人員所需要的賬簿和報(bào)表，以及其他形式的財(cái)務(wù)報(bào)告等。財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)賬務(wù)處理流程基本上沿用了手工時(shí)期的一套操作方法，如先實(shí)行初始化，然后再登記憑證，審核并記賬匯總，這一些工作都結(jié)束之后，便可以查詢科目匯總表、日記賬、明細(xì)賬以及總賬和各種報(bào)表等。對簡單的企業(yè)管理架構(gòu)而言，操作流程在系統(tǒng)應(yīng)用前后基本相似，但在操作形式和方法上卻有了比較大的變化。

2 房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)對會計(jì)核算的影響

2.1 系統(tǒng)初始化設(shè)置工作

手工會計(jì)下的初始化工作包括建立會計(jì)科目、開設(shè)總賬、登錄余額等；而財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的初始化設(shè)置工作則較為復(fù)雜，且?guī)в幸欢ǖ碾y度，其內(nèi)容主要有財(cái)務(wù)系統(tǒng)的安裝、賬套的設(shè)置、網(wǎng)絡(luò)用戶的權(quán)限設(shè)置、操作員及權(quán)限的設(shè)置、軟件運(yùn)行環(huán)境的設(shè)置、科目級別與編碼長度的設(shè)置、會計(jì)科目及其代碼的建立、最終明細(xì)科目初始余額的輸入、憑證類型設(shè)置、自動轉(zhuǎn)賬分錄定義、會計(jì)報(bào)表名稱、格式及數(shù)據(jù)來源公式的定義等。另外，針對集團(tuán)企業(yè)而言，財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的初始化設(shè)置工作將還包括對集團(tuán)企業(yè)中特有的管理項(xiàng)目、管理對象等進(jìn)行定義，這一部分工作根據(jù)不同的財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)有許不同。

2.2 賬務(wù)處理程序

財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營方式和管理形式的不同，采用不同的會計(jì)核算形式，常用的賬務(wù)處理程序有記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等，對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采用了分散收集、分散處理、重復(fù)登記的操作方法，通過多人員、多環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部牽制和相互核對，目的是為了簡化會計(jì)核算的手續(xù)，以減少舞弊和差錯(cuò)。而在財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)中，一般要根據(jù)財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)在硬件系統(tǒng)中存在的文件內(nèi)容形式來確定，常用的是日記賬文件核算形式和憑證文件核算形式。在一個(gè)計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)中，通常只采用其中一種核算形式，對數(shù)據(jù)進(jìn)行集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方法。

2.3 會計(jì)工作的內(nèi)部控制體系設(shè)置

實(shí)行財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)后會計(jì)內(nèi)部控制的內(nèi)容主要包括：（1）組織控制。在財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)中劃分不同的職能部門；（2）授權(quán)控制。規(guī)定財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)有關(guān)人員業(yè)務(wù)處理的權(quán)限；（3）職責(zé)分工控制。規(guī)定同一人不能處理“職責(zé)不相容”的業(yè)務(wù)；（4）業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化控制。規(guī)定有關(guān)業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)程及制度；（5）軟件的安全保密控制。規(guī)定軟件維護(hù)、保管、使用的規(guī)程及制度；（6）數(shù)據(jù)文件的安全保密控制。規(guī)定數(shù)據(jù)維護(hù)、保管、使用的規(guī)程及制度；（7）運(yùn)行控制。應(yīng)用控制，包括輸入、處理和輸出控制三個(gè)方面；（8）信息檔案管理制度。建立和執(zhí)行信息檔案立卷、歸檔、保管、調(diào)閱、銷毀等管理制度。在應(yīng)用財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)對后，企業(yè)內(nèi)部控制的設(shè)置相應(yīng)也需要做些調(diào)整。實(shí)行財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)后，

3 應(yīng)用財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)對企業(yè)管理工作的影響

3.1 對企業(yè)預(yù)算管理的影響

全面預(yù)算是企業(yè)加強(qiáng)集權(quán)管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對下屬單位、分支機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制的重要手段，并被越來越多的企業(yè)作為開展集團(tuán)化管理行之有效的突破口。通過應(yīng)用財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，對企業(yè)實(shí)行財(cái)務(wù)集中管理，加速了對企業(yè)的預(yù)算編制、執(zhí)行監(jiān)控、分析考核等管理環(huán)節(jié)中大量信息和數(shù)據(jù)的收集和分析，保證了信息的及時(shí)性和完整性，改變了以前預(yù)算管理在企業(yè)管理中的“雞肋”局面。

3.2 對企業(yè)資金管理的影響

財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)對企業(yè)的物流和資金流進(jìn)行了有效的集成控制，使物流的每一個(gè)活動都能及時(shí)地反映為資金的變化。財(cái)務(wù)和資金成為控制企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的經(jīng)濟(jì)杠桿。與財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)預(yù)算機(jī)制相配合，財(cái)務(wù)系統(tǒng)可以有效地監(jiān)督各部門資金的使用情況，在超限額花費(fèi)時(shí)給予報(bào)警。對企業(yè)資金管理實(shí)現(xiàn)了有效的監(jiān)督和控制。

3.3 對企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的影響

在企業(yè)未應(yīng)用財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)之前，內(nèi)部審計(jì)部門對企業(yè)財(cái)務(wù)的審計(jì)僅僅涉及到相關(guān)的會計(jì)資料，而沒有對信息系統(tǒng)的審計(jì)。企業(yè)一旦實(shí)施信息系統(tǒng)進(jìn)行會計(jì)核算和財(cái)務(wù)檔案管理，審計(jì)人員就需要對其所應(yīng)用的信息系統(tǒng)進(jìn)行評估和審計(jì)。這是由信息系統(tǒng)本身的特性所決定的。信息系統(tǒng)的高度自動化運(yùn)行，會因程序設(shè)計(jì)、人為修改等問題而導(dǎo)致其輸出的結(jié)果與實(shí)際所應(yīng)輸出的結(jié)果存在很大的差別。通過進(jìn)行信息系統(tǒng)審計(jì)，對維護(hù)房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，有非常重大的意義。

3.4 對企業(yè)物流管理的影響

房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)將物流、資金流、信息流和工作流集成在一起，實(shí)現(xiàn)了賬務(wù)上的統(tǒng)一管理。在手工管理的企業(yè)中這四個(gè)流是分離的，例如管物的部門不管錢，庫存臺賬只記物料的數(shù)量不記金額。財(cái)會信息總是落后于物料的變動，財(cái)務(wù)總是事后算賬，因此資金起不到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的調(diào)控作用。手工管理的信息流更是斷裂的、支離破碎的，為企業(yè)管理和決策帶來很大困難。在應(yīng)用財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)以后會大大改善這種狀況，財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)使物流和信息流集成的系統(tǒng)，物流運(yùn)動的每一個(gè)狀態(tài)，都對應(yīng)資金的運(yùn)動，物流和資金流是同步的、緊密集成的。銷售產(chǎn)品后的銷售收入的管理通過應(yīng)收賬款管理模塊與財(cái)務(wù)總賬關(guān)聯(lián)；采購物料后應(yīng)支付貨款的管理通過應(yīng)付賬款管理模塊與財(cái)務(wù)總賬關(guān)聯(lián)；采購入庫驗(yàn)收以后通過材料核算管理模塊，并對應(yīng)財(cái)務(wù)總賬的存貨科目；生產(chǎn)過程中發(fā)生的費(fèi)用通過成本管理模塊，并與庫存、財(cái)務(wù)、車間管理等模塊相關(guān)聯(lián)，計(jì)算出各種零部件和產(chǎn)品的制造成本。

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