檔案管理工作現(xiàn)代化的新方向

摘 要：檔案管理工作的發(fā)展方向應(yīng)該符合現(xiàn)代化的要求，即相關(guān)的檔案管理單位需要利用一些現(xiàn)代化的技術(shù)手段來(lái)進(jìn)行日常的所有檔案管理得工作，從而全面提升檔案服務(wù)的質(zhì)量以及水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)化。目前，檔案管理工作應(yīng)該跟上時(shí)代的潮流，做出質(zhì)的改變，檔案管理的相關(guān)工作人員一定要對(duì)這一點(diǎn)有明確的認(rèn)識(shí)。本文對(duì)檔案管理工作在現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中的幾個(gè)主要方向進(jìn)行了針對(duì)性的分析以及探討，希望可以為從事檔案管理的相關(guān)工作者提供一些參考，更好的開展檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；無(wú)紙?zhí)摂M化；微縮數(shù)字化

0 引言

檔案管理是記錄以及存儲(chǔ)各類技術(shù)信息與生產(chǎn)知識(shí)的重要手段。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，以及實(shí)現(xiàn)了信息化，越來(lái)越多的高科技手段被用做檔案的管理工作，推動(dòng)了檔案管理行業(yè)的飛速發(fā)展。這些先進(jìn)的方式方法對(duì)檔案管理工作起到了很大的影響，不斷推動(dòng)著檔案管理工作的發(fā)展與進(jìn)步，并同時(shí)，在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中的檔案管理工作發(fā)展還出現(xiàn)了許多新的方向，重點(diǎn)的幾個(gè)方面如下文所示。

1 無(wú)紙?zhí)摂M化發(fā)展方向

隨著社會(huì)的進(jìn)步，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，應(yīng)用到了社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域之中。就檔案管理這個(gè)行業(yè)來(lái)說(shuō)，引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，辦公方式實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化，以往使用多年的紙質(zhì)管理檔案的方法已經(jīng)跟不上時(shí)代的發(fā)展，需要被摒棄。雖然檔案管理中一些最原始的記錄方式已經(jīng)傳承了好幾千年，但是對(duì)于如今的時(shí)代來(lái)說(shuō)，已經(jīng)符合不了人們的需求，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，僅僅經(jīng)過(guò)了數(shù)十年的時(shí)間就替代了舊有檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)了辦公的無(wú)紙化，并從根本上改變了檔案管理工作的模式。檔案管理這項(xiàng)工作具有很重要的作用，可以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，前提基礎(chǔ)是檔案館的藏量應(yīng)該足夠多，與此同時(shí)，采用虛擬化的管理模式就是根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)全球范圍內(nèi)的檔案資源的共享，從而對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行豐富。若是把整個(gè)人類所有的檔案全部在互聯(lián)網(wǎng)中輸入，那么可以發(fā)現(xiàn)，此時(shí)的資源儲(chǔ)存量快要接近于無(wú)限大，不管你身在何地，都可以在第一時(shí)間內(nèi)獲取到想要了解的資源信息，從而將傳統(tǒng)檔案管理中所出現(xiàn)的根本性問(wèn)題進(jìn)行了解決。資金投入少、可存儲(chǔ)容量大、資源占用的面積較小，同時(shí)管理工作也會(huì)更方便，用戶對(duì)資源的查找工作將會(huì)變得很方便、快捷。因此可知，檔案管理工作未來(lái)的發(fā)展方向應(yīng)該朝著上文所提到的趨勢(shì)進(jìn)行。

2 微縮數(shù)字化發(fā)展方向

通過(guò)將微縮攝影與數(shù)碼影像等技術(shù)手段應(yīng)用在檔案管理工作中，可以更直接的推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展越來(lái)越數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化從本質(zhì)層面來(lái)看就是利用一些現(xiàn)代化手段，對(duì)所有的檔案館的信息資源進(jìn)行處理，將其直接轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息，在完成微縮數(shù)字化的處理之后，便能夠利用計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)實(shí)現(xiàn)智能化的搜索，并且具有極高的搜索效率，這樣覆蓋的范圍會(huì)更寬。數(shù)碼縮微技術(shù)運(yùn)用的好處為：面對(duì)舊有的文件資源的數(shù)量極多，難以處理的特點(diǎn)，將其進(jìn)行占用面積的縮小直到它們成為不能再小的微縮品，接著將其轉(zhuǎn)化成電子文件，而數(shù)碼影像技術(shù)則是指處理影像時(shí)，使用光磁轉(zhuǎn)換以及數(shù)碼相機(jī)可以實(shí)現(xiàn)高清晰度的特點(diǎn)，上述的所有技術(shù)手段共同的特點(diǎn)就是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)電子化文件資源進(jìn)行存儲(chǔ)、甄別和管理，通過(guò)對(duì)一定數(shù)量的電子文件資源進(jìn)行積累就能產(chǎn)生相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。由此將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件過(guò)多時(shí)會(huì)形成實(shí)體空間的極大占用問(wèn)題進(jìn)行了有效的改善。應(yīng)用數(shù)碼影像技術(shù)和縮微攝影技術(shù)可以對(duì)影像信息進(jìn)行精確的拷貝以及較長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)，這樣的方式還可以更好的實(shí)現(xiàn)人們使用計(jì)算機(jī)對(duì)這些信息進(jìn)行查找與使用。隨著上述技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理的工作發(fā)展朝著數(shù)字化方向的腳步逐漸加快，有相當(dāng)大的增長(zhǎng)空間。電子文件資源具有較為顯著的可塑性和高效性，這種優(yōu)勢(shì)特性是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件沒有辦法相比擬的。傳統(tǒng)文件收發(fā)的相關(guān)流程也被電子文件所改變。借助于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)有形的信息資源進(jìn)行登記并存儲(chǔ)時(shí)，不需要重復(fù)的進(jìn)行，只需要輸入一次就可以不限次數(shù)、形式的進(jìn)行輸出，方便了用戶的使用，便捷性的特點(diǎn)顯而易見，促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展的現(xiàn)代化進(jìn)程。

3 信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展方向

目前，我國(guó)的發(fā)展特點(diǎn)為高信息化，不斷發(fā)展并應(yīng)用的一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段已經(jīng)深深的融入了人們的工作、生活以及學(xué)習(xí)之中，同樣的還能夠幫助檔案管理工作發(fā)展更好、更快、更方便，為其奠定了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。

目前，不管是在國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位或者是民營(yíng)企業(yè)之中都形成了完善的局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為了保護(hù)公司機(jī)密，一些單位加強(qiáng)了管理，直接規(guī)定本單位的網(wǎng)絡(luò)是不能接入至互聯(lián)網(wǎng)中去的，有些單位則直接與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行了物理隔離。然而，技術(shù)是不斷的更新的，例如密碼技術(shù)、語(yǔ)音識(shí)別以及指紋識(shí)別的廣泛應(yīng)用，將文件資料信息的安全性得到了極大的增強(qiáng)。對(duì)于文件信息真假的辨別，也因?yàn)橛糜诤炇痣娮游募募夹g(shù)被各單位大量的應(yīng)用，而建立了十分好的口碑基礎(chǔ)。簽署電子類型的文件時(shí)，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，方式更為特殊，具有很鮮明的“印記”特征，能夠很容易的對(duì)簽署人的身份進(jìn)行認(rèn)證，有效預(yù)防了文件被不法人員盜竊、修改等。文件接收者還可以根據(jù)“印記”進(jìn)行簽署人的判別，防止捏造簽名，保證了文件內(nèi)容的真實(shí)性。網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奶攸c(diǎn)為成本低、真實(shí)準(zhǔn)確、范圍廣、傳輸效率高等，同時(shí)隨著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的不斷發(fā)展和電子文件工作的不斷完善，人們將不同類別的信息資源進(jìn)行了更快捷的分享以及存儲(chǔ)，提高了檔案資源的利用程度。

4 多元智能化發(fā)展

時(shí)代進(jìn)步的進(jìn)程中，許多新技術(shù)不斷的涌現(xiàn)，檔案資源的載體呈現(xiàn)出了多元化發(fā)展的趨勢(shì)特征。相較于傳統(tǒng)的檔案資源中的紙質(zhì)以及圖片的形式，存儲(chǔ)方式已經(jīng)演變出了磁盤、光盤等各種存儲(chǔ)方式，同時(shí)資源種類也不僅僅限制為圖片與文字，視頻、音頻也可以被列入存儲(chǔ)的資源中，同時(shí)也將用以存儲(chǔ)檔案的方式方法進(jìn)行了補(bǔ)充。檔案載體方式演變的多樣化還可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案館藏資源的種類更加多元化，使館藏的數(shù)量越來(lái)越多，以往的獲取信息資源的方式只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行紙質(zhì)的查閱，對(duì)其管理也有很多缺點(diǎn)，因此對(duì)于新時(shí)代的發(fā)展需要來(lái)說(shuō)，已經(jīng)無(wú)法再適應(yīng)人們的需求，因此，用于管理檔案的相關(guān)設(shè)備應(yīng)該不斷的進(jìn)行更新，緊跟社會(huì)的發(fā)展。在先進(jìn)的一些計(jì)算機(jī)技術(shù)中，例如最為高端的語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)，它的開發(fā)以及廣泛應(yīng)用可以推動(dòng)檔案管理工作朝著智能化的方向來(lái)發(fā)展，在未來(lái)還可以設(shè)想，管理檔案時(shí)，通過(guò)使用人工智能技術(shù)，可以記錄各個(gè)用戶的索引習(xí)慣，并對(duì)資源進(jìn)行分析與處理，從而為用戶提供更為方便、合理、快捷的服務(wù)，輔助以大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，還可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作發(fā)展的跨越式，為有相關(guān)需求用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，保證參考信息的準(zhǔn)確性，促進(jìn)管理檔案手段的智能化。

5 社會(huì)市場(chǎng)化發(fā)展方向

隨著檔案管理工作方式的不斷改進(jìn)，管理檔案的工作將進(jìn)一步與新時(shí)代的發(fā)展接軌，有助于實(shí)現(xiàn)資源共存以及共享局面的形成。管理檔案工作實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)化，還可以增強(qiáng)人們對(duì)檔案資源的保護(hù)意識(shí)，將共同分享的機(jī)制進(jìn)行改進(jìn)，發(fā)揮檔案資源的最大價(jià)值，同時(shí)還能夠推動(dòng)檔案資源管理工作的全面化發(fā)展，不僅如此，實(shí)現(xiàn)檔案資源的市場(chǎng)化還可以推動(dòng)檔案管理工作向著良性、健康的方向發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

王勤（1982-），女，漢，天津市，天津市市區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記事務(wù)中心，本科，初級(jí)，研究方向：檔案管理。