醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)的需求分析與方案設(shè)計(jì)

朱亞紅 張紅麗 陳冠男

[文章編號] 1672-8270(2017)05-0128-03 [中圖分類號] R197.39 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A

醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)的需求分析與方案設(shè)計(jì)

朱亞紅①張紅麗①陳冠男①

[文章編號] 1672-8270(2017)05-0128-03 [中圖分類號] R197.39 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A

目的：對醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)的需求進(jìn)行分析，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備維修管理的科學(xué)化和規(guī)范化的方案設(shè)計(jì)，最大限度發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的應(yīng)用效益。方法：在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備維修管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，分析管理過程中各參與科室的需求，設(shè)計(jì)一套面向全院醫(yī)療設(shè)備的維修管理系統(tǒng)方案。結(jié)果：從設(shè)備維修、設(shè)備檔案及設(shè)備效益3個(gè)方面論述該系統(tǒng)的優(yōu)勢。結(jié)論：醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)的應(yīng)用，加快了醫(yī)療設(shè)備的維修進(jìn)程，提高了臨床科室對醫(yī)療設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)意識，提升設(shè)備報(bào)廢處置的透明性，為醫(yī)療設(shè)備的論證及購置提供了有效的依據(jù)。

醫(yī)療設(shè)備維修；管理系統(tǒng)；方案設(shè)計(jì)；需求分析

[First-author’s address]Department of Equipment, Jiangsu Rudong County People's Hospital, Nantong 226400, China.

醫(yī)療設(shè)備的維修管理是其生命周期管理中最為重要的環(huán)節(jié)，其不僅是保證設(shè)備完好的關(guān)鍵，也與臨床應(yīng)用是否安全有效密切相關(guān)，是醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量與安全的重要組成部分[1-2]。近年來，隨著醫(yī)療設(shè)備種類和數(shù)量的大幅度增加，醫(yī)療設(shè)備維護(hù)及管理工作繁重，對醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備維修管理水平也提出了更高要求[3]。加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備維修管理，不僅可以提高醫(yī)療設(shè)備完好率，使其更好的為臨床服務(wù)，還可促進(jìn)醫(yī)院設(shè)備管理向精細(xì)化和信息化方向發(fā)展，從而使醫(yī)院能夠利用最優(yōu)的醫(yī)療設(shè)備資源創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益[4]。

1 醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)總體方案設(shè)計(jì)背景

近年來，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備種類和數(shù)量在不斷增加，傳統(tǒng)的維修管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展，只有通過多元化的科學(xué)管理才能獲得更大的效益[5]。通過對如東縣人民醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備維修管理工作的深入了解，發(fā)現(xiàn)需要亟待解決的相關(guān)問題。

(1)醫(yī)療設(shè)備維修時(shí)間長[6]。一方面由于醫(yī)療設(shè)備技術(shù)專業(yè)性強(qiáng)，技術(shù)含量高，導(dǎo)致維修人員檢修時(shí)間過長；另一方面是由于無專門的配件管理，工程師在遇到需要更換配件時(shí)，一般采用現(xiàn)購置方法，且產(chǎn)生費(fèi)用的維修報(bào)批時(shí)間長，從而延長了維修時(shí)間。

(2)維修管理項(xiàng)目種類繁多，內(nèi)容瑣碎。醫(yī)療設(shè)備相關(guān)記錄需要使用大量的紙張，且以手工記錄為主，記錄的文檔不便于查詢和保存，給設(shè)備維修管理和總結(jié)分析帶來了不便。

(3)醫(yī)療設(shè)備的日常保養(yǎng)維護(hù)缺乏計(jì)劃性，預(yù)防性維修工作盲目[7]。

(4)各醫(yī)院普遍存在“重醫(yī)輕工的思想”，維修工具簡陋，導(dǎo)致工程師只能做一些簡單維修，遇到有難度的維修只能求助廠商工程師[8]。而長期依賴廠商工程師又會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院處于被動(dòng)地位，出現(xiàn)維修響應(yīng)不及時(shí)，維修費(fèi)用高等問題。

(5)使用科室無法實(shí)時(shí)監(jiān)督設(shè)備維修狀況，各科室之間得不到良好溝通，影響臨床科室正常使用[9]。

醫(yī)院需要一個(gè)醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)，用于管理相關(guān)記錄信息，合理分配現(xiàn)有工程師，制定日常維修保養(yǎng)周期，使設(shè)備維修管理工作規(guī)范化和科學(xué)化[10]。

2 醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)總體需求分析

醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)主要涉及臨床使用科室、醫(yī)療設(shè)備維修組以及醫(yī)療設(shè)備管理辦公室3個(gè)使用部門，只有將3個(gè)部門工作相輔相成，才能不斷提高醫(yī)療設(shè)備完好率，確保臨床診療工作有序進(jìn)行。

2.1 臨床使用科室系統(tǒng)需求分析

臨床科室護(hù)理人員的主要職責(zé)是管好本科室的所有醫(yī)療設(shè)備，如設(shè)備的使用和保養(yǎng)、設(shè)備故障報(bào)修及設(shè)備報(bào)廢申請等，故其主要系統(tǒng)需求分析有故障報(bào)修與維修狀態(tài)查詢、設(shè)備日常保養(yǎng)與保養(yǎng)狀況查詢以及設(shè)備報(bào)廢申請與報(bào)廢狀態(tài)查詢。

2.2 醫(yī)療設(shè)備維修組系統(tǒng)需求分析

醫(yī)療設(shè)備維修組的主要職責(zé)是接收臨床科室的故障報(bào)修信息、及時(shí)派工維修、反饋設(shè)備的故障現(xiàn)象、合理使用維修配件、參與報(bào)廢設(shè)備的檢驗(yàn)及處置工作、制定周期保養(yǎng)計(jì)劃以及進(jìn)行預(yù)防性維護(hù)保養(yǎng)等。其主要系統(tǒng)需求分析如圖1所示。

圖1 醫(yī)療設(shè)備維修組系統(tǒng)需求分析

2.3 醫(yī)療設(shè)備管理辦公室系統(tǒng)需求分析

醫(yī)療設(shè)備管理辦公室主要運(yùn)用系統(tǒng)完成查詢與統(tǒng)計(jì)工作，查詢操作貫穿于系統(tǒng)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)中，主要包括注冊用戶信息、醫(yī)療設(shè)備信息和設(shè)備配件信息查詢，其可以幫助各科室及時(shí)掌握設(shè)備維修情況。統(tǒng)計(jì)操作不僅能實(shí)現(xiàn)維修工作量、設(shè)備故障率、維修服務(wù)費(fèi)和設(shè)備配件費(fèi)的統(tǒng)計(jì)，也是科室管理的重要依據(jù)。

3 醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1 邏輯功能設(shè)計(jì)

在上述需求分析的基礎(chǔ)上，將醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)歸納為基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和核心業(yè)務(wù)兩大模塊。①基礎(chǔ)業(yè)務(wù)模塊，分為系統(tǒng)管理和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理2個(gè)功能模塊，系統(tǒng)管理主要面向于系統(tǒng)管理員，完成系統(tǒng)維護(hù)及數(shù)據(jù)初始化等工作，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理是臨床使用科室與設(shè)備科工作的實(shí)體，可完成各項(xiàng)數(shù)據(jù)的建模工作；②核心業(yè)務(wù)模塊，涵蓋設(shè)備維修管理中的所有業(yè)務(wù)，即故障報(bào)修、派工維修、預(yù)防性保養(yǎng)、配件管理和設(shè)備報(bào)廢5個(gè)功能模塊。

3.2 整體方案設(shè)計(jì)

使用醫(yī)療設(shè)備維系管理系統(tǒng)不僅可適應(yīng)醫(yī)院的信息化管理，而且能夠完善醫(yī)學(xué)裝備科的日常業(yè)務(wù)，使醫(yī)療設(shè)備的維修、費(fèi)用支出和報(bào)廢處置等工作更加透明。本研究在系統(tǒng)邏輯功能設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上進(jìn)行整體方案設(shè)計(jì)，其整體設(shè)計(jì)如圖2所示。

圖2 醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)整體設(shè)計(jì)方案

3.3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

經(jīng)過對醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)的邏輯功能及總體方案設(shè)計(jì)的詳細(xì)分析，建立滿足醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫模型，模型可直觀了解系統(tǒng)中的關(guān)系類與實(shí)體類。該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫實(shí)體-聯(lián)系模型如圖3所示。

圖3 醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫實(shí)體-聯(lián)系模型

4 醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)優(yōu)勢

4.1 實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備維修管理信息化

系統(tǒng)主要用于實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備的故障報(bào)修、派工維修、預(yù)防性保養(yǎng)、配件管理、設(shè)備報(bào)廢、信息查詢和工作量統(tǒng)計(jì)的自動(dòng)化管理。采用信息化管理不僅可優(yōu)化故障報(bào)修流程，縮短維修響應(yīng)時(shí)間，記錄設(shè)備不同時(shí)期的故障原因及檢修方法，還能科學(xué)安排醫(yī)療設(shè)備的保養(yǎng)計(jì)劃，延長設(shè)備使用壽命，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢透明化。此外，維修工程師能夠應(yīng)用該系統(tǒng)對醫(yī)療設(shè)備出現(xiàn)的故障進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，從而做到早預(yù)防和早檢修[11]。

4.2 提升醫(yī)療設(shè)備維修檔案管理質(zhì)量

隨著醫(yī)療設(shè)備的不斷增多，隨機(jī)帶來的資料也日益增多，因此傳統(tǒng)的檔案管理均難達(dá)到要求，故醫(yī)療設(shè)備維修檔案無紙化管理勢在必行[12]。使用醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)可將醫(yī)療設(shè)備購置、維修保養(yǎng)、質(zhì)量安全檢查、培訓(xùn)考核、設(shè)備巡檢、更新和報(bào)廢申請等方面的資料進(jìn)行無紙化管理，減少資源浪費(fèi)。設(shè)備使用科室和管理科室也能及時(shí)查看該資料，掌握設(shè)備的使用技術(shù)狀況，通過分析其使用率、完好率、維修率和報(bào)廢率等資料，為醫(yī)院更新和購置新設(shè)備提供有效的依據(jù)。

4.3 提高醫(yī)療設(shè)備經(jīng)濟(jì)效益

醫(yī)療設(shè)備的效益分析貫穿其整個(gè)生命周期，使用維修管理系統(tǒng)不僅可以從設(shè)備完好率、使用率及報(bào)廢折舊費(fèi)等多個(gè)方面對其進(jìn)行經(jīng)濟(jì)效益分析，還能反映醫(yī)療設(shè)備管理人員、使用人員及維修人員的工作效率，便于醫(yī)院進(jìn)行資金質(zhì)量控制[13]。

5 結(jié)論

通過對醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)的需求分析與方案設(shè)計(jì)，促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)維修管理工作的信息化，從而規(guī)范科室工作流程，提高工作效率[14]。改變醫(yī)療設(shè)備維修、保養(yǎng)和報(bào)廢等工作方式，通過該系統(tǒng)可使相關(guān)信息不再遺漏并且存檔方便，工程師也可合理安排維修保養(yǎng)計(jì)劃，進(jìn)而提高工作效率[15]。利用系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，降低辦公成本。醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)的使用是一次設(shè)備管理工作方式的轉(zhuǎn)變，為日后工作的創(chuàng)新奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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The demand analysis and plan design for the maintenance management system of medical equipment/ZHU Ya-hong, ZHANG Hong-li, CHEN Guan-nan//China Medical Equipment,2017,14(5):128-130.

Objective: Toanalyze the demands of maintenance management system of medical equipment, and realize the scientization and normalization of plan design for maintenance management system of medical equipment.Methods:On the basis of current status of maintenance management system of medical equipment, the demands of various department during management process were analyzed, and then a systematic maintenance management plan was designed to face to all of medical equipment in hospital.Results:The preponderances of this system were discussed from three aspects: equipment maintenance, equipment archive and equipment benefit.Conclusion:The application of this system can accelerate the progress of maintenance for medical equipment, enhance maintenance awareness of clinical medical staffs for medical equipment, improve the transparency of equipment scrapping and disposal, and provide effective references for demonstration and purchase of medical equipment.

Medical equipment maintenance; Management system; Plan design; Demand analysis

朱亞紅,女,(1981- ),本科學(xué)歷，主管護(hù)師。南通市如東縣人民醫(yī)院設(shè)備科，從事醫(yī)療設(shè)備及醫(yī)用耗材管理的研究。

2017-01-07

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2017.05.034

①南通市如東縣人民醫(yī)院設(shè)備科 江蘇 南通 226400