如何使檔案資源的社會化服務(wù)價值實現(xiàn)最大化

侯國賢

近年來，隨著社會的發(fā)展，檔案資源愈來愈受到人們的重視，檔案利用的社會化服務(wù)很快成了如今檔案價值得以實現(xiàn)的主要途徑。而作為基層檔案行政管理部門，在推進(jìn)本級檔案館社會化服務(wù)過程中，由于各種因素的制約，還存在一些與社會新時期發(fā)展要求、與社會需求不一致的問題：管理模式過于標(biāo)準(zhǔn)化、檔案宣傳的力度不大、館藏的數(shù)量品類較少、從業(yè)人員主動性欠缺、現(xiàn)代化技術(shù)利用不夠、資源開發(fā)利用不充分等。文章將針對以上問題，談?wù)摗叭绾翁岣邫n案館社會化服務(wù)功能，全心全意為人民服務(wù)，實現(xiàn)檔案資源的社會化服務(wù)價值最大化”。

一、理順管理

偉大的革命導(dǎo)師馬克思恩格斯曾指出：“一把鑰匙開一把鎖”“一切從實際出發(fā)”。我們的檔案管理模式也不例外。在傳統(tǒng)的、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，結(jié)合縣級市的獨特性，摸索探尋適合自己實際需要的，利于大眾服務(wù)要求的，能實現(xiàn)檔案社會化服務(wù)功能的檔案管理模式。在實際實施中，應(yīng)注意顧及以下幾點：1.全心全意為人民服務(wù)是宗旨。2.必須采用以實現(xiàn)公共服務(wù)使命為基礎(chǔ)的管理模式。3.以社會公眾的滿意度作為真正衡量檔案館的社會化服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。4.以健全的競爭機(jī)制為依托。5.積極鼓勵社會各界力量充分參與其中，例如使那些成立于民間的帶有地方特色的檔案館 、各種形式的中介機(jī)構(gòu)跟較為傳統(tǒng)的行政檔案館一起列入競賽的局面，同時讓歷史的痕跡比較豐富，形式較為靈活，而且擁有3D效果，從而使檔案資源的存儲與交流形成多元化的態(tài)勢，在公平的比賽中達(dá)到檔案資源的合理化分配。

二、加大宣傳

首先加強常規(guī)宣傳，作為定期定額的宣傳。地方各類報刊雜志、廣播電視臺、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等等多種媒介均是進(jìn)行檔案工作宣傳的陣地，是各級檔案管理機(jī)構(gòu)溝通的橋梁，也是人民群眾與檔案工作人員交流的有效途徑。

其次加強非常規(guī)的宣傳，例如我們在電視臺舉辦檔案知識競賽，國際檔案日宣傳活動中加入有獎問答，在新鄭炎黃廣場“周末大家樂”中舉辦“檔案主題晚會”， “檔案與民生”演講比賽等等，都取得了良好的宣傳效果。

再次特殊時期的特別手段。在創(chuàng)建全國社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案示范市活動中為了快速推進(jìn)各村、社區(qū)建檔工作，充分發(fā)動鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道等力量到農(nóng)村、社區(qū)去宣傳，我們印制了大量檔案工作手冊、條幅到農(nóng)村集貿(mào)市場、廟會等人流量大的地方集中發(fā)放和懸掛，起到了很好的宣傳效果。

三、豐富館藏

1. 千方百計促征集。檔案資源的特殊性，決定了檔案征集工作既具有時間上的靈活性，又具有地點上的變動性，還有形式上的多樣化。因此，征集起來就較方便，征集的面較廣，獲得的途徑也較多。在工作中，積極調(diào)動檔案人員的熱情和干勁兒，使盡渾身解數(shù)，進(jìn)行檔案征集工作。我們曾經(jīng)先后多次以市委市政府名義下文和在電視臺、網(wǎng)絡(luò)等媒體上長時間發(fā)布征集公告，使檔案資料的征集工作得到保障，征集到了許多利用價值很高的檔案；另外表揚征集標(biāo)兵，平時組織征集培訓(xùn)會，讓全體檔案人員更深刻認(rèn)識征集的價值，拓展思路，保障征集工作順利開展；建立長效的征集制度，使社會珍貴檔案資料隨時隨地進(jìn)館。

2. 想方設(shè)法提質(zhì)量。扎實的征集工作必然帶來大量的檔案資源，然而，不是所有的檔案資料都可以進(jìn)館。館藏是否豐富不能僅僅從數(shù)量上來考核，更應(yīng)該重視檔案的質(zhì)量，也就是征集到的檔案資料本身的價值和其對于民眾的意義。因此，館藏不是簡簡單單的把散落各處的檔案資料收集聚攏在一起，而是要經(jīng)過鑒定、篩選把一些有價值有意義的檔案資源保存下來。所以無論是初期的征集，還是后期的移交進(jìn)館，我們都要層層把關(guān)、分工明確：既要有思維活絡(luò)的征集人員，也要有專業(yè)素質(zhì)高的檔案鑒定人員，制定檔案質(zhì)量評判標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置重重程序，嚴(yán)把進(jìn)館這一關(guān)。

四、提高素質(zhì)

十幾年的工作經(jīng)驗證明：檔案工作者自身的素質(zhì)也是檔案資源的社會化服務(wù)價值實現(xiàn)最大化的一個關(guān)鍵因素。

第一，積極主動是做好工作的前提?！爸卟蝗绾弥?，好之者不如樂之者。”學(xué)習(xí)如此，工作亦然。只有從心里喜歡檔案工作，以從事這一工作為樂，才能充分發(fā)揮主動性，竭盡所能，恪盡職守把這項工作做好。

第二，技能精湛是做好工作的關(guān)鍵。擁有金剛鉆，才能做好瓷器活。對于檔案工作者來說，要努力提高自身的業(yè)務(wù)技能和計算機(jī)操作技能。一是業(yè)務(wù)技能，除了掌握最基本的檔案專業(yè)知識以外，還要熟悉檔案管理的整個流程，以及各個環(huán)節(jié)的工作要領(lǐng)；二是計算機(jī)操作技能，在信息化時代，檔案材料整理由以前的純手工為主，轉(zhuǎn)為檔案數(shù)字化管理。所以，檔案工作人員應(yīng)結(jié)合自己的崗位特點和要求，能熟練操作計算機(jī)，使用多種軟件的綜合型管理人才。

第三，服務(wù)周到是做好工作的保障。檔案資源很重要的一個價值就是為群眾服務(wù)。工作人員在工作中，應(yīng)該抓住檔案運用者的內(nèi)心，提高服務(wù)質(zhì)量。溫馨的服務(wù)場所：窗明幾凈、舒適、簡潔、美觀、莊重大方。得體的儀表儀容：檔案利用服務(wù)人員的服飾大方得體，表情自然隨和，姿態(tài)端莊雅致，動作穩(wěn)重敏捷。規(guī)范的職業(yè)用語：吐字清晰、簡潔明了、清楚自然、音量適中、不急不緩。良好的服務(wù)態(tài)度：對人熱情，說話親切，不急不躁，禮貌周到。

最后，建立良性競爭輪崗機(jī)制，保證思想修養(yǎng)和技能得到快速提升。

五、利用技術(shù)

隨著社會的進(jìn)步，科技的發(fā)展，一些新的技術(shù)和設(shè)備、發(fā)明和創(chuàng)造逐漸運用到具體的工作中，大大提高了工作效率。近幾年，我們局以檔案資源信息共享為突破口，以數(shù)字化檔案館建設(shè)為目標(biāo)，充實完善檔案館目錄數(shù)據(jù)庫和原文數(shù)據(jù)庫，進(jìn)一步加快了檔案信息化建設(shè)步伐，安裝了PDE檔案管理系統(tǒng)，購買了一臺IBM服務(wù)器，18臺惠普電腦，實現(xiàn)了檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，達(dá)到檔案在線查閱，在線咨詢，在線調(diào)查，在線互動，實現(xiàn)了檔案資源共享的目標(biāo)，建成了新鄭市數(shù)字化檔案館。數(shù)字化檔案館建成以后及時召開業(yè)務(wù)培訓(xùn)會議，使全市檔案員都能熟練操作和利用。為了爭創(chuàng)社會主義示范縣（市），各單位都十分重視，為檔案室配備了電腦、打印機(jī)等設(shè)施。達(dá)到了市、鎮(zhèn)、村三級檔案互通，利用雙向，實現(xiàn)了檔案資源共建及檔案信息共享的目的。

新鄭市檔案局的先進(jìn)經(jīng)驗不外乎幾點：首先，檔案負(fù)責(zé)人高度重視。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一般比較忙，另外現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備上馬都需要大量的資金做后盾，這時負(fù)責(zé)人能夠常匯報、多解釋、多跑路、多磨嘴，以求得領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持。其次，負(fù)責(zé)人掌握了現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備的發(fā)展動向，必要的時候借鑒別人的經(jīng)驗，自己可以少走很多彎路。再次，提高操作人員的技能，通過各種培訓(xùn)和自學(xué)等多種方式提高操作水平和利用效率。最后，制定各項完善制度，確保在信息化時代檔案工作的安全。

六、開拓市場

在開放的年代，我們不能故步自封，孤芳自賞；在多元化的社會里，我們不可以單打獨斗，要懂得協(xié)作，團(tuán)結(jié)一切可以團(tuán)結(jié)的力量，發(fā)展自己，壯大隊伍，服務(wù)大眾。我們局近年來，不斷開拓，謀尋機(jī)遇，搭建平臺，聯(lián)手協(xié)作，創(chuàng)出了不菲的業(yè)績。

1. 新鄭市的旅游業(yè)發(fā)生了日新月異的變化，現(xiàn)已形成了始祖山、黃帝故里尋根拜祖游、荷花風(fēng)光游、中華古棗園風(fēng)情游、歐陽修陵園文化游等旅游景區(qū)，這些景區(qū)成了許多游人流連忘返的地方。在這些景點的開發(fā)和建設(shè)中，新鄭市檔案館提供了大量的檔案資料，例如：炎黃二帝文化資料、二十四史、清乾隆四十一年重修的新鄭縣志等。

2. 辦了以陳列張國治個人事跡和收藏品為主要內(nèi)容的愛國主義教育基地。又編纂了《張國治回憶錄》，從而，在青少年的思想教育方面又增添了一本生動的教課書。

3. 建國五十周年，與黨史辦等單位聯(lián)手編寫了《輝煌新鄭五十年》，對新鄭五十年來的巨變，進(jìn)行了充分的展示，從而凝聚了新鄭的民心，增加了新鄭人的自豪感和集體榮譽感，煥發(fā)了新鄭人的蓬勃朝氣、昂揚銳氣、浩然正氣。

4. 用檔案史料與史志辦合編《可愛的新鄭》一書，銷售量達(dá)一萬余冊。利用檔案資料與招商辦合編《新鄭招商指南》等資料，極大地宣傳了新鄭得天獨厚的區(qū)位優(yōu)勢，濃厚的歷史文化氛圍，便利的交通條件，“古”、“中”、“通”、“豐”的特點，從而使許多外商落戶新鄭，為新鄭經(jīng)濟(jì)的騰飛立下了汗馬功勞。

時代的召喚，社會的需要，檔案在人們的工作、學(xué)習(xí)和生活中起著越來越重要的作用，它的價值和意義越來越多得被人民群眾所發(fā)現(xiàn)。挖掘檔案資源，收藏檔案資料，利用檔案為民眾服務(wù)，成了檔案人員很重要的工作，尤其是檔案資源被利用的程度直接影響著其社會化服務(wù)價值的實現(xiàn)。只要社會各界人士不斷提高檔案意識，檔案專業(yè)人員發(fā)揮自身主觀能動性，不斷推進(jìn)檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，就能使各級檔案館社會化服務(wù)水平在更大程度上得到提高，檔案資源的社會化服務(wù)價值將不斷實現(xiàn)最大化。

（作者單位：新鄭市檔案局）