高校檔案信息資源開發(fā)探討

鄒鵬

摘 要：本文就高校檔案信息資源的開發(fā)論題，說(shuō)明了開發(fā)檔案信息資源的目的；指出了高校檔案信息資源開發(fā)存在的主要問(wèn)題；說(shuō)明了檔案信息資源開發(fā)的前提及開發(fā)檔案信息資源的任務(wù)；論述了開發(fā)檔案信息資源的方法。

關(guān)鍵詞：高等院校；檔案；資源；開發(fā)

檔案信息資源開發(fā)，是指檔案管理人員對(duì)檔案承載體靜態(tài)的資源進(jìn)行采集、加工，變成動(dòng)態(tài)的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、數(shù)據(jù)、情報(bào)、消息等，并最快、最大限度地為用戶所利用的整個(gè)工作過(guò)程。

一、高校檔案信息資源開發(fā)存在的主要問(wèn)題

隨著高校的快速發(fā)展，高校檔案工作得到了科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的管理，使得高校檔案的開發(fā)與利用也取得了一定的成績(jī)，但是仍存在一些問(wèn)題。

（一）檔案管理意識(shí)淡薄。目前，我國(guó)某些高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度不夠，缺乏檔案管理意識(shí)，使得高校檔案管理工作依然停留在建檔、管檔、看家守?cái)偂⒛悴槲艺业乃缴?，忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，導(dǎo)致了許多珍貴的、利用價(jià)值很高的檔案材料常年被束之高閣，不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（二）館藏檔案不夠豐富，結(jié)構(gòu)較單一。由于檔案管理人員管理工作的不規(guī)范，歸檔制度不健全，高校普遍對(duì)黨政機(jī)關(guān)和財(cái)會(huì)檔案收集的比較齊全，而對(duì)于收集難度較大的科研檔案等形成階段性長(zhǎng)，比較分散的資源收集不夠齊全，使得有些具有較高價(jià)值的檔案材料未能及時(shí)收集歸檔，影響了檔案信息資源的開發(fā)。

（三）缺乏檔案管理方面的專業(yè)人才?，F(xiàn)在高校檔案管理人員的學(xué)歷水平雖然有了較大的提高，但是正規(guī)檔案專業(yè)，綜合素質(zhì)較高的人員很少。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低與現(xiàn)代化的檔案管理脫節(jié)，在一定程度上制約了檔案信息的開發(fā)利用工作。

二、開發(fā)檔案信息資源的目的

首先要明確服務(wù)方向，弄清楚為哪些部門、哪些工作、哪些人員開發(fā)檔案信息，正確的服務(wù)方向是確立開發(fā)思路、確定開發(fā)課題的前提條件。一般說(shuō)來(lái)，高校符合開發(fā)的檔案資料，其信息開發(fā)主要為下列工作服務(wù)：

（一）學(xué)校及社會(huì)其它方面的工作。檔案部門要有效的開發(fā)檔案信息資源，首先必須轉(zhuǎn)變觀念，樹立主動(dòng)服務(wù)觀念、開放觀念、競(jìng)爭(zhēng)觀念、協(xié)作觀念和市場(chǎng)觀念等。

（二）在檔案信息的傳播手段上，要打破常規(guī)，充分利用檔案部門信息開發(fā)的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)各種有效的傳播手段，擴(kuò)大檔案館（室）在社會(huì)公眾中的影響。

（三）高校要注重檔案館（室）新的社會(huì)功能的開拓，積極主動(dòng)介入愛國(guó)主義、國(guó)情教育等精神文明建設(shè)活動(dòng)中去，不斷擴(kuò)大檔案信息開發(fā)工作的社會(huì)影響。高校檔案管理人員在工作中應(yīng)加強(qiáng)自身修養(yǎng)，做到文明優(yōu)質(zhì)服務(wù)。為了進(jìn)一步提高效益，檔案管理人員經(jīng)過(guò)采集、加工開發(fā)出來(lái)的檔案信息，應(yīng)當(dāng)通過(guò)信息出售、信息轉(zhuǎn)讓、信息拍賣、信息租賃、信息咨詢、信息入股等方式推向市場(chǎng)，最大限度地發(fā)揮信息的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。拓寬檔案信息資源的開發(fā)渠道。檔案事業(yè)若要有所發(fā)展，必須面向社會(huì)、面向群眾，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

三、檔案信息資源開發(fā)的前提

高等學(xué)校在日常的教學(xué)、科研、管理和基本建設(shè)等各項(xiàng)活動(dòng)中，形成了大量的具有查考、利用價(jià)值的檔案信息資料，它們是學(xué)校檔案館藏的主要來(lái)源。高校檔案館人員應(yīng)按時(shí)按規(guī)定把各門類資料收集歸檔，不斷豐富檔案館茂，為開發(fā)檔案信息工作奠定良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)可以避免因歸檔工作的不及時(shí)，造成檔案的缺失等不完整現(xiàn)象。俗話說(shuō)“巧婦難為無(wú)米之炊”，搞信息化建設(shè)離不開先進(jìn)的軟硬件的支持。檔案信息資源建設(shè)需要長(zhǎng)期的資金投入。目前，檔案資源建設(shè)整體投資不高，有的部門缺乏資金來(lái)源，有的部門對(duì)檔案重視不夠。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)化管理上，沒有統(tǒng)一的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化格式，造成各自為政的局面。因此，我們要堅(jiān)持兩手抓，一手抓檔案資源的軟件建設(shè)，一手抓硬件建設(shè)，兩手都不能軟，整合各種檔案信息資源，提供規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)。

四、開發(fā)檔案信息資源的任務(wù)

隨著高校改革和國(guó)家檔案工作改革的不斷深化，高校檔案工作的觀念、體制和模式等方面也要進(jìn)行相應(yīng)的改革。檔案管理人員要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念。具體說(shuō)來(lái)，就是要樹立三個(gè)新的觀念：

（一）競(jìng)爭(zhēng)觀念。檔案作為一種資源進(jìn)入經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，就必須參與到信息市場(chǎng)、技術(shù)市場(chǎng)的活動(dòng)中，這就必然帶來(lái)競(jìng)爭(zhēng)，只有競(jìng)爭(zhēng)才能不斷完善，才能更好地生存和發(fā)展。

（二）效益觀念。隨著服務(wù)方式的多樣化，檔案館應(yīng)逐步由傳統(tǒng)的小范圍、保守型向大范圍、服務(wù)型和經(jīng)營(yíng)型轉(zhuǎn)變，處理好保密與服務(wù)、服務(wù)與效益的關(guān)系，堅(jiān)持社會(huì)效益優(yōu)先，兼顧高校自身經(jīng)濟(jì)利益的原則，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)能力、適應(yīng)能力和發(fā)展能力。

（三）開發(fā)觀念。對(duì)檔案館的檔案信息資源做進(jìn)一步的加工整理，最大限度地使之可用、好用，便捷高效。

五、開發(fā)檔案信息資源的方法

高校檔案部門要加強(qiáng)檔案的接收和征集工作，擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類，力爭(zhēng)建成檔案數(shù)量充足，內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)化并富有特色的檔案信息資源保障體系。要改變單位檔案信息資源的分散管理體制，設(shè)立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案。要堅(jiān)持館藏檔案數(shù)量與質(zhì)量并重的原則，一方面要合理擴(kuò)大接收范圍，另一方面要對(duì)接收檔案的質(zhì)量進(jìn)行控制。要完善檔案補(bǔ)充機(jī)制，廣泛開展檔案資源征集工作，要想設(shè)法收集散存在社會(huì)和個(gè)人手中的歷史檔案資料。要改變館藏結(jié)構(gòu)中文書檔案占主體的單一局面，加大對(duì)保存在各單位的專門檔案接收力度。改進(jìn)和更新檔案利用的方法與技術(shù)，加強(qiáng)檢索工具體系建設(shè)，建立檔案目錄中心。

參考文獻(xiàn)：

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