現(xiàn)代檔案管理的創(chuàng)新模式

陸立麗

摘 要：當(dāng)前我國的檔案管理機(jī)制比較老化，管理模式相對(duì)陳舊，和現(xiàn)代的信息社會(huì)化進(jìn)程不相匹配。傳統(tǒng)檔案管理工作的采集、整理、保管、利用方法顯然不可以滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求，所以改革檔案管理工作機(jī)制、創(chuàng)新型檔案管理模式非常重要。筆者在這樣的背景下，首先分析了檔案管理舊化的原因，然后指出理念創(chuàng)新和知識(shí)創(chuàng)新的重要性，為我國檔案管理研究工作者提供了一個(gè)新的思路，也推動(dòng)我國檔案管理朝著更加先進(jìn)的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；知識(shí)

引言

檔案行業(yè)是以保存檔案并提供檔案為社會(huì)利用為己任，直接面向社會(huì)，并對(duì)社會(huì)原始記錄的收集、整理、鑒定以及保管、檢索等任務(wù)。在我國的現(xiàn)階段，每一天都會(huì)產(chǎn)出大量的原始數(shù)據(jù)?，F(xiàn)在的檔案管理工作人員已經(jīng)明顯地感覺到自己工作任務(wù)的艱巨性和阻力性，表現(xiàn)在數(shù)據(jù)上就是數(shù)量多、種類雜。面對(duì)洶涌而來的大數(shù)據(jù)，檔案管理工作人員急需改革和創(chuàng)新。所以，筆者認(rèn)為非常有必要探討一下現(xiàn)代大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的創(chuàng)新型模式。

一、檔案管理舊化的原因

通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)代的檔案管理模式存在很多舊化的現(xiàn)象，從我國建國到現(xiàn)在依舊以紙質(zhì)檔案保存為主，這種檔案保存方式不僅流通性能非常差，而且在攜帶方面也很不便捷，操作方式和程序老舊緩慢。同時(shí)檔案屬于機(jī)要性文件，長期處于保密狀態(tài)，呈現(xiàn)一種不對(duì)外公開、不透明、不解密的狀態(tài)，紙質(zhì)檔案統(tǒng)計(jì)起來非常的不便利，致使檔案管理工作人員不能夠完全了解檔案的具體內(nèi)容和詳實(shí)資料。雖然保密性能非常強(qiáng)，然而卻存在很多弊端，不能被廣泛開發(fā)和利用，讓一些非常有價(jià)值的檔案材料不能被共享和利用，失去了檔案應(yīng)有的使用價(jià)值。而且現(xiàn)代的信息流動(dòng)量非常大，帶給檔案管理工作人員的壓力與日俱增，筆者認(rèn)為，致使現(xiàn)代檔案管理弊端的原因有很多方面，既有思想上的認(rèn)識(shí)性和思維習(xí)慣問題，也存在體制老化和管理失序等方面問題，然而更為重要的是缺乏檔案管理的創(chuàng)新性。各界對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的創(chuàng)新問題沒有充分的認(rèn)識(shí)與重視，沒有將其提到國家資源開發(fā)和綜合利用的層面來落實(shí)和重視。

二、檔案管理工作人員思想理念上的創(chuàng)新是前提

現(xiàn)代檔案管理工作要求檔案管人員的思想觀念一定要是創(chuàng)新的、創(chuàng)造性的，要與時(shí)俱進(jìn)的，現(xiàn)代社會(huì)的檔案管理工作的內(nèi)容與過去相比，發(fā)生了翻天覆地的變化，不但數(shù)據(jù)量龐大，而且要兼容其他很多方面，因此，檔案管理人員一定要明確這種工作上的變化。過去的檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象主要是行政，封閉性相對(duì)較高，結(jié)構(gòu)也比較單一。然而隨著社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)階段檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象變得越來越廣泛，有單一的行政向經(jīng)濟(jì)、科研、教學(xué)等各個(gè)領(lǐng)域擴(kuò)展，再依靠以往的舊思路已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求，所以，急需檔案管理工作人員主動(dòng)的開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)于當(dāng)代社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求。所以，檔案管理工作人員要與時(shí)俱進(jìn)，將創(chuàng)新手段與方法運(yùn)用到檔案的管理的工作中來。第一點(diǎn)就要求檔案管理工作人員一定要在思想觀念上真正意識(shí)到創(chuàng)新在檔案管理工作中的巨大作用，創(chuàng)新的在未來工作中的必然性和可行性。在檔案管理工作的過程中，檔案管理工作人員還要不斷更新觀念、解放思想和開拓創(chuàng)新，但是也要懷著實(shí)事求是的態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)，只有這樣才能夠及時(shí)有效的解決檔案管理工作中出現(xiàn)的一些新問題。

三、檔案管理活力的源泉是知識(shí)創(chuàng)新

管理制度改革迫在眉睫，如何改革，從什么地方入手，需要借助什么方式和方法成為當(dāng)前尤為突出的問題。再加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的普及率也在逐年提高，但是我國目前的檔案管理在很多方面依舊保持著老舊的狀態(tài)，紙質(zhì)檔案，隨意抽取，檔隨事變，這種管理方式勢必會(huì)造成很多問題，比如效率低下，管理分散，因循守舊，工作緩慢。與此同時(shí)，由于紙質(zhì)檔案不方便攜帶，運(yùn)輸不便利，導(dǎo)致檔案信息資源嚴(yán)重的封閉，很難實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息共享，在這種狀態(tài)下，嚴(yán)重影響了資源管理的質(zhì)量和流通工作，機(jī)制的不健全急需得到改進(jìn)和不斷的完善。

檔案管理工作的方法創(chuàng)新除具備現(xiàn)代化的管理理念之外，還需要樹立一種學(xué)無止境、與時(shí)俱進(jìn)的學(xué)習(xí)觀念。在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，一定要不斷創(chuàng)新管理的方法與手段，從檔案管理體制改革、檔案管理工作流程等等各個(gè)環(huán)節(jié)入手，積極努力地探索出切實(shí)有效、科學(xué)規(guī)范的管理方法，不斷提高檔案管理者的工作效率和工作標(biāo)準(zhǔn)。做好檔案管理工作的分工協(xié)作，讓所有工作人員能夠各司其職，高效高產(chǎn)的強(qiáng)化各個(gè)工序的監(jiān)督和校驗(yàn)職能，加強(qiáng)編研創(chuàng)新與方法革新，保證檔案信息管理工作的準(zhǔn)確與高效、安全與快捷、科學(xué)與人性化。創(chuàng)新方法和手段可以通過電子編輯常用卷宗、將檔案資料錄入電子庫，以電子復(fù)制、電子掃描、建立通用數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代方法提高錄入速度和準(zhǔn)確效率，通過電子檢索篩選陳舊的數(shù)據(jù)信息，以直接轉(zhuǎn)庫或者長期封存等方法，減少重新錄入的工作總量、勞動(dòng)強(qiáng)度與差錯(cuò)頻率。通用數(shù)據(jù)庫的建立有利于數(shù)據(jù)的共享和廣泛應(yīng)用。檔案工作者要加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理理論的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，為推進(jìn)我國社會(huì)信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展上下大功夫，通過多網(wǎng)絡(luò)等多媒體等多種途徑，夯實(shí)知識(shí)儲(chǔ)備，從社會(huì)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化入手，創(chuàng)新檔案管理的新體系。在保證信息安全的基礎(chǔ)上，以實(shí)現(xiàn)信息綜合開發(fā)、緊密協(xié)調(diào)為工作原則，抓住當(dāng)今管理世界信息產(chǎn)業(yè)革命帶來的重大機(jī)遇，積極推進(jìn)現(xiàn)代檔案管理事業(yè)的信息化與數(shù)字化、精細(xì)化與智能化、系統(tǒng)化與社會(huì)化進(jìn)程，抓大力度，出臺(tái)相關(guān)的規(guī)定和準(zhǔn)則，通過加大培訓(xùn)力度，狠抓嚴(yán)抓落實(shí)情況，壯大檔案管理人員的隊(duì)伍，大力提升現(xiàn)代檔案管理人員的方法創(chuàng)新能力和服務(wù)能力。

加強(qiáng)檔案管理方法的創(chuàng)新思路改革，當(dāng)前其核心競爭力體現(xiàn)在方式方法上的創(chuàng)新。隨著科技和生產(chǎn)力的進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理需要同步時(shí)代步伐，這要求檔案管理工作人員積極進(jìn)取的開拓新思路，多渠道多角度的把管理方法創(chuàng)新作為首要目標(biāo)和抓手，為新思路新方法注入更多的新鮮血液。隨著科技的進(jìn)步和時(shí)代步伐的加快，人員的流動(dòng)性加強(qiáng)，檔案管理工作凸顯尤為重要。使用價(jià)值和社會(huì)價(jià)值已經(jīng)顯現(xiàn)出十分突出的位置。傳統(tǒng)守舊的檔案管理方法已經(jīng)迫在眉睫，現(xiàn)代管理方法創(chuàng)新是必然之路，是檔案實(shí)現(xiàn)共享，大勢所趨，走向現(xiàn)代化管理的必然選擇和唯一出路。所以，大力推進(jìn)檔案管理信息化與數(shù)字化、精細(xì)化與智能化、系統(tǒng)化與社會(huì)化，抓緊進(jìn)行方法創(chuàng)新與對(duì)策設(shè)計(jì)方面的創(chuàng)新研發(fā)和管理隊(duì)伍建設(shè)的力度，開創(chuàng)現(xiàn)代創(chuàng)新型檔案管理模式。

總結(jié)

綜上所述，我國的檔案管理還存在很多不足之處，無法和時(shí)代銜接，為了推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，筆者進(jìn)行本次研究，首先論述了檔案管理舊化的原因都有哪些，然后指出理念上的創(chuàng)新和知識(shí)上的創(chuàng)新對(duì)于檔案管理工作的重要作用。相信本次研究能夠引發(fā)我國檔案管理研究工作者一些思考，也希望可以通過本次研究中提出的措施來推動(dòng)我國檔案管理工作朝著一個(gè)更加先進(jìn)的方向發(fā)展。

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