淺談加強黨校檔案管理工作的信息化建設(shè)

馬杏昌

摘 要：網(wǎng)絡(luò)時代下，檔案資源的信息化建設(shè)空間巨大，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的載體實現(xiàn)了質(zhì)的改變，電子檔案管理的開展，為黨校有效工作提供了良好的機遇。而當(dāng)前黨校檔案管理工作中尚且存在一系列諸如檔案管理意識薄弱、工作人員知識結(jié)構(gòu)老化、檔案安全性等問題。因此，加強黨校檔案管理工作的信息化建設(shè)的重要性不言而喻，有利于促進檔案信息資源的價值實現(xiàn)。本文將就加強黨校檔案管理工作的信息化建設(shè)問題進行分析與探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；管理意識；制度

一、黨校檔案

古往今來，無論是國家政治大事，經(jīng)濟社會生活實錄，各行業(yè)領(lǐng)域的新聞軼事，都離開檔案信息的歸納與整理。檔案工作，本身就是一項從案頭工作到實踐操作再到案頭工作的過程。檔案室將檔案實體與檔案信息通過分類整理的方式，封存并保護檔案信息的完整性與安全性，不僅是對過去歷史實踐的有效記錄，也有利于指導(dǎo)今后的實踐操作。黨校檔案管理，因黨校的特殊性質(zhì)，其管理的重要性不言而喻。黨校檔案的整理與管理，是對我黨發(fā)展歷史中的文化積淀的再現(xiàn)。了解與認(rèn)識黨校檔案，不僅能夠有利于以史鑒今，能夠積累經(jīng)驗教訓(xùn)以規(guī)劃黨的未來與指導(dǎo)社會建設(shè)與實踐，此外，也是我們了解黨的歷史，了解社會時代背景，了解黨校活動的真實記錄。不同時期，不同層面，黨校信息資源的管理，都產(chǎn)生著巨大的影響力量。

二、黨校檔案管理工作的信息化建設(shè)

黨校是中國共產(chǎn)黨對黨員以及黨員干部進行教育、培訓(xùn)的主要場所。黨校是提高黨員自身思想道德修養(yǎng)，培養(yǎng)黨員國際視野、天下情懷的關(guān)鍵。無論是關(guān)乎黨的建設(shè)與經(jīng)濟社會發(fā)展等重大問題展開的研討會，還是與各校外研究機構(gòu)開展的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)工作，都是黨校教學(xué)、科研、行政管理的重要環(huán)節(jié)。而檔案是黨校工作開展中必不可少的信息資源，因此，黨校檔案管理極為重要。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展與進步，信息時代進程日益加快，并對社會各行業(yè)領(lǐng)域發(fā)揮了重要作用。就黨校的檔案管理而言，也需要緊跟時代步伐，加強其檔案管理的信息化建設(shè)，為黨校工作開展提供便捷條件，為黨校建設(shè)助力。

（一）加強黨校檔案管理意識

現(xiàn)代化社會，檔案的信息化建設(shè)與管理是順應(yīng)時代潮流發(fā)展趨勢的，也是其邁向現(xiàn)代化的一個節(jié)點。檔案信息化，簡而言之，就是運用現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息資源的高效管理。其中，對檔案信息的數(shù)字化處理，信息數(shù)據(jù)的錄入，分類整理歸納，以及信息資源的保存于處置，檔案室管理以及檔案管理工作人員的服務(wù)等，都將以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為理念基礎(chǔ)，全方位的實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代管理的一個必然，因此傳統(tǒng)的檔案管理認(rèn)知不到位，重視程度不夠的問題勢必影響其拓展進程。因而加強黨校檔案管理的信息化建設(shè)的一個首要任務(wù)，即是加強黨校檔案管理意識。

1.黨校全體人員的管理意識

傳統(tǒng)檔案管理中，將工作范圍界定到對事無巨細(xì)檔案信息的整理與存檔中，且檔案室成為檔案管理的主要甚至是唯一的實施者，這就導(dǎo)致黨校整體的檔案管理意識薄弱的問題。無論是黨校領(lǐng)導(dǎo)還是教學(xué)與行政管理者，都一定程度上疏忽了對自身檔案管理意識與責(zé)任的自覺度，使得檔案室工作人員的工作范圍與工作力度大大增加，工作重點無法長期保持一致。而各級黨校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對此引起足夠的關(guān)注與重視?？梢酝ㄟ^借鑒學(xué)習(xí)的方式，揚長避短，激勵黨校建設(shè)。其中，可以通過宣傳片推廣宣傳，學(xué)習(xí)優(yōu)秀先進市級、基層等黨校檔案管理工作，從細(xì)節(jié)著手，學(xué)習(xí)其管理精髓，并舉一反三，與黨校自身實際現(xiàn)狀相結(jié)合，強化實際工作管理。

2.檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員是日常檔案管理工作的中心力量，其自身的知識結(jié)構(gòu)是影響黨校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要因素。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)下，工作經(jīng)歷長，經(jīng)驗廣的管理人員的檔案管理知識結(jié)構(gòu)在現(xiàn)代高速發(fā)展的信息化社會下逐漸顯示出老化與衰退的跡象，并不能夠及時的順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展水平做出相關(guān)的有效調(diào)整，而年輕的入職經(jīng)驗缺乏的新人工作人員，盡管對現(xiàn)代信息技術(shù)了若指掌，但卻并不能將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息系統(tǒng)與檔案信息資源的整理相統(tǒng)籌起來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)掌握的業(yè)務(wù)性與檔案整理的管理性、技術(shù)性并為完全一致，這就給檔案管理的信息化建設(shè)制造了難題，一定程度上影響著其信息化建設(shè)進程。因此，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，是關(guān)鍵所在。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新、升級，使得信息化建設(shè)已經(jīng)走向社會各行業(yè)領(lǐng)域，而高素質(zhì)人才是保障其貫徹落實的重要中堅力量。信息化建設(shè)要求專業(yè)過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，超凡的實踐操作能力，工作人員即需要具備科學(xué)專業(yè)的檔案信息知識，也需要掌握現(xiàn)代化的檔案管理理念，案頭工作與指導(dǎo)理念的共同結(jié)合，更有利于檔案管理的信息化建設(shè)。一方面，需要提高檔案管理人員的思想素質(zhì)。黨校本身就是培訓(xùn)、教育黨員以及黨員干部的教學(xué)場所，這一教育工作同時可以貫徹到黨校工作的任一人員中。檔案管理的實體，決定了檔案工作的機密性與政治性，因此，在日常的檔案管理工作中，需要堅守政治信念，樹立一絲不茍的工作作風(fēng)，將檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)與黨校建設(shè)利益相結(jié)合，積極完善各項工作，深層次挖掘檔案信息資源的潛在價值，為黨校教學(xué)、科研與行政管理提供可用資源。意識理念范疇上樹立對檔案管理工作的正確理念，是提升自我工作意識與專業(yè)素質(zhì)的重要環(huán)節(jié)。此外，檔案管理工作較為繁雜，檔案信息資源的收集、分類、匯編、整理錄入、存檔環(huán)節(jié)中的任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會使得檔案信息受到損壞，因此檔案工作的細(xì)致性不容置疑。而在這日復(fù)一日、年復(fù)一年的工作中，難免出現(xiàn)懈怠現(xiàn)象。因此，可以通過設(shè)定適當(dāng)?shù)莫劻P制度以規(guī)范與激勵工作人員。其中，可以借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，建立數(shù)據(jù)庫，將檔案工作人員的個人信息與檔案管理績效錄入到檔案管理系統(tǒng)中，同時也可以將黨校其他行政人員與教學(xué)科研人員的個人數(shù)據(jù)并入其中，將其自身參與的檔案管理工作、管理質(zhì)量與個人的薪酬升降，年終評選列入?yún)⒖挤秶铧h校全體人員共同協(xié)助檔案管理工作，營造黨校檔案管理的良好作風(fēng)。

（二）健全檔案管理制度

檔案管理工作量巨大，任務(wù)繁重，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的一個缺陷就是檔案整理的效率性問題?，F(xiàn)代化社會背景下，信息技術(shù)水平的升級，為檔案的有序、高效管理提供了便捷條件。而實現(xiàn)檔案管理的有序化，就需要實現(xiàn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化。諸如檔案信息著錄，著錄是檔案信息資源管理的第一步，是后續(xù)檢索、信息二次利用的關(guān)鍵所在。檔案著錄包括著、錄兩種形式。著，就是將檔案信息的主題內(nèi)容運用簡潔的字、詞對檔案信息進行標(biāo)引的過程，其作用類似于現(xiàn)代論文數(shù)據(jù)庫檢索中“關(guān)鍵詞”的功能，輸入關(guān)鍵詞信息就可以檢索到相關(guān)檔案資料。因其主要作用是用于信息檢索，因此原本信息檔案資料中的自然語言的轉(zhuǎn)化急需文字功底與敏感度，以增強檔案信息資料的檢索效率與資源利用率，充分發(fā)揮檔案信息的潛在價值。而錄，則是對檔案資料的基本信息諸如作者、時間等抄錄到著錄條目上，其抄錄內(nèi)容時檔案信息原本固有的形式特征，不需要工作人員額外的文字甄別與選用。黨校檔案管理中，各信息資料的使用率空前，重復(fù)利用率極高，黨校教育、科研、行政管理的各個環(huán)節(jié)中都需要檔案信息資源的支持，因此高效的檢索檔案信息成為檔案管理的重要部分。實行檔案管理的規(guī)范化管理，健全檔案管理制度，是增強檔案管理工作技術(shù)含量的有效策略。著錄格式標(biāo)準(zhǔn)在不同國家有不同的要求，但總體而言，一定要符合檔案管理與檔案利用的宗旨。其中，需要尊重全宗原則，即在檔案信息材料的收集、整理、歸納中，需要甄別檔案來源與檔案順序，按照順序進行整理。此外，個人檔案與組織檔案也應(yīng)該分類歸檔。檔案信息的管理，不僅僅是簡單信息資料的著錄、存儲，還包括對信息資源的采集與提煉，在深層次分析的基礎(chǔ)上，將檔案資源按級別管理。一般而言，檔案管理主要以全宗、案卷群、案卷以及事項等四種著錄標(biāo)準(zhǔn)，不同等級標(biāo)準(zhǔn)的檔案在管理過程中需要遵循嚴(yán)格的著錄標(biāo)準(zhǔn)，即便是最小信息管理單元，項目的檔案整理，也需要按級別歸檔以顯示其檔案深度。

（三）保障檔案信息安全性

現(xiàn)代化社會，信息技術(shù)的高速發(fā)展，也為網(wǎng)絡(luò)安全帶來了一定程度的挑戰(zhàn)。尤其是對于機密性極強的檔案管理工作而言，其電子檔案的存儲、清洗難度更大。此外，黨校檔案館的開放程度也一定程度上影響檔案的信息安全性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保密范疇居于實地存儲空間的安全性，而電子信息檔案庫的安全性則是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)范疇問題。因此，檔案信息資源的管理、檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)與共享都必須符合國家保密規(guī)定。檔案管理的信息化建設(shè)，本身就是為了強化服務(wù)目的，增強信息資源潛在價值。檔案信息資源的共享，是信息化建設(shè)的一個重要部分。黨校檔案資料浩瀚繁雜，獨立完成檔案信息資料的著錄于與整理的工作量巨大，因此可以與黨校其他文獻管理部門、圖書館等合作，實現(xiàn)資源互補。此外，檔案管理的信息化建設(shè)，是以電子設(shè)備為基本載體的，檔案信息資源的共享、傳輸、存儲過程對電以及設(shè)備的依賴程度極高，因此在檔案管理過程中，需要高度關(guān)注與重視設(shè)備損壞風(fēng)險。同時，計算機網(wǎng)絡(luò)安全故障、黑客技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)病毒等故障問題的存在，使得計算機網(wǎng)絡(luò)安全隱患成為檔案信息安全性的因素之一。一方面，這要求黨校檔案中心招聘與培養(yǎng)高素質(zhì)高技能的專業(yè)人才，以保障與維護網(wǎng)絡(luò)信息資源安全。檔案服務(wù)工作繁雜，也可以選擇外包服務(wù)商，將檔案管理工作交由專業(yè)管理部門負(fù)責(zé)，制定合同與滿意度評價體制，嚴(yán)格審查檔案管理質(zhì)量。另一方面，也需要高度關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全，加強相關(guān)立法，加大網(wǎng)絡(luò)犯罪的懲處力度，并定期的鑒定各等級檔案信息的保密性。

三、小結(jié)

本文就就加強黨校檔案管理工作的信息化建設(shè)問題進行了分析與探討。其中，加強黨校全體人員的管理意識，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，健全檔案管理制度尤其是實現(xiàn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，以及保障檔案信息安全性是加強檔案信息化建設(shè)的可行策略。加強黨校檔案管理工作的信息化建設(shè)，有利于更好的為社會發(fā)展服務(wù)。

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