采購業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)

臧金林

摘 要：行業(yè)的計(jì)算機(jī)管理的實(shí)現(xiàn)是適應(yīng)信息化時(shí)代的必經(jīng)之路，也是當(dāng)務(wù)之急。管理信息系統(tǒng)的開發(fā)涉及到許多方面，需要巨大的人力、物力、財(cái)力投入，是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程。如何針對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)是應(yīng)著重探討的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：采購業(yè)務(wù)；管理信息系統(tǒng)；系統(tǒng)設(shè)計(jì)；采購部門

中圖分類號：TP311.52 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.06.110

一個(gè)企業(yè)的采購部門是否優(yōu)良對企業(yè)生產(chǎn)成本的高低有很大的影響，甚至對企業(yè)的市場競爭力也有影響，所以，要想企業(yè)在未來能夠繼續(xù)生存并獲得后續(xù)的發(fā)展，做好采購信息管理工作很關(guān)鍵。但是引進(jìn)ERP系統(tǒng)的高昂成本使很多中小型企業(yè)不堪重負(fù)，只能進(jìn)行一定的信息化建設(shè)。本文針對采購業(yè)務(wù)提出了專門的設(shè)計(jì)方案和實(shí)現(xiàn)方法。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)的思想特征

采購管理信息系統(tǒng)是信息系統(tǒng)在管理領(lǐng)域的一個(gè)具體應(yīng)用，在人的主導(dǎo)下，利用一系列的辦公設(shè)備，對信息進(jìn)行收集、傳輸、分析、加工、儲存、更新和維護(hù)。系統(tǒng)運(yùn)用的目的是提高企業(yè)的綜合效益和效率，優(yōu)化企業(yè)戰(zhàn)略，爭取在高、中、低三個(gè)層面上對管理活動形成支持。

1.1 多方面參與

大部分采購機(jī)構(gòu)與下屬顧客都是一對多的關(guān)系，即在多家企業(yè)服務(wù)或同一集團(tuán)的不同子公司。在企業(yè)中，上下級關(guān)系不同、審批權(quán)限設(shè)置不同、角色參與不同、現(xiàn)行采購制度不同……，這一系列的不同都在共同理念的支撐下共存，配合集中化采購管理系統(tǒng)的實(shí)施，促使企業(yè)在先進(jìn)技術(shù)的推動下更上一層樓。所以，全面支持多角色多企業(yè)用戶的使用在采購管理信息系統(tǒng)中扮演著很重要的角色。

1.2 實(shí)時(shí)性

快捷、高效是采購處理比較明顯的2個(gè)特征。在申請逐層審批到最后下訂的過程中，中間任何一個(gè)細(xì)小狀態(tài)的改變都必須進(jìn)行實(shí)時(shí)性的跟蹤調(diào)查，這個(gè)過程是不受時(shí)間束縛的。

1.3 擴(kuò)展性要求高

將全部精力致力于集中化采購業(yè)務(wù)的同時(shí)，應(yīng)重視供應(yīng)鏈管理思想，這對系統(tǒng)要求的高度可擴(kuò)展性有很大的幫助。不僅如此，兩者的結(jié)合還可以為今后的發(fā)展，以供應(yīng)鏈管理體系為基礎(chǔ)的采購管理系統(tǒng)提供很大的發(fā)展空間，滿足現(xiàn)代化采購業(yè)務(wù)的需求，這很有利于企業(yè)未來的發(fā)展。

2 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

2.1 權(quán)限管理

采購管理系統(tǒng)牽涉到的是一個(gè)企業(yè)的方方面面，包括現(xiàn)金流、信息流和物流，如果不能嚴(yán)格地管理系統(tǒng)，則很容易造成嚴(yán)重的后果。在一系列的管理中，對用戶的使用權(quán)限的管理是頭等重要的，必須放在首要位置。系統(tǒng)的用戶大致可以分為4類，即系統(tǒng)管理員、采購員、請購員、各級別審批者。要想使用系統(tǒng)，首先要做的就是登錄系統(tǒng)，確保自己身份的合法性。系統(tǒng)對登錄的用戶進(jìn)行身份識別后會自動獲取用戶的角色，然后根據(jù)用戶角色的不同正確分配相應(yīng)的操作權(quán)限。登錄系統(tǒng)后，每個(gè)用戶能看到的只有與自身相關(guān)的記錄，要想查看別人的記錄必須提前得到系統(tǒng)的授權(quán)，否則就會被視為違規(guī)操作。在查看別人記錄時(shí)，只可以查看，并不具備隨意修改的權(quán)限。所有用戶的申請記錄操作權(quán)限都是通過用戶角色來實(shí)現(xiàn)控制的，所以，在最初操作定義時(shí)必須留意。

2.2 采購UML類圖

該系統(tǒng)的功能可以概括為詢問價(jià)格、申請采購、下訂單、收貨付款、基本資料的維護(hù)，這是一個(gè)連貫的過程，任意一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題都會對其他的環(huán)節(jié)產(chǎn)生影響。其中，詢問價(jià)格、申請采購和下訂單三個(gè)模塊的功能并不相同，但很多相同的資料卻可以被重復(fù)使用，一定程度上節(jié)約了資源和成本。但系統(tǒng)在處理這三部分時(shí)采取的是不同的方法，具體表現(xiàn)在用戶在這三個(gè)階段可以完全進(jìn)行不同的操作。用戶的一次申請雖然必須經(jīng)歷三個(gè)部分，但最終表現(xiàn)在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫里的只有一條記錄。

3 實(shí)施步驟

3.1 系統(tǒng)部署

在系統(tǒng)開發(fā)完成與程序正式運(yùn)行期間，每一組有可能被用到的文件都必須加上一個(gè)部署描述符文件，然后再被裝配到專門的模版中，最后才能在J2EE程序中運(yùn)用。裝配過程包括了組件和設(shè)置容器的配置信息，可以支持底層的服務(wù)。應(yīng)用程序和所有的模塊最后都會以EAR的形式被打包成文件，根據(jù)需要傳輸?shù)讲煌氖褂玫胤健?/p>

3.2 系統(tǒng)發(fā)布

文件被導(dǎo)出后就需要到服務(wù)器上進(jìn)行發(fā)布，首先需要啟動WAS，用管理員的身份登錄，然后選擇設(shè)置新運(yùn)用這一選項(xiàng)進(jìn)行新的應(yīng)用程序安裝。這個(gè)過程會有系統(tǒng)的指引，只要根據(jù)提示依照次序完成從路徑到映射虛擬主機(jī)的9個(gè)配置步驟。最后一步是啟動新安裝的應(yīng)用程序，系統(tǒng)就可以試運(yùn)行了。

3.3 設(shè)置資料

在系統(tǒng)運(yùn)行前，資料的設(shè)置是很關(guān)鍵的一步，這需要用戶，尤其是采購中心的全體參與。如果沒有現(xiàn)成的資料，組織人員必須進(jìn)行現(xiàn)場的資料錄入；如果已經(jīng)有了現(xiàn)成的資料，就可以直接導(dǎo)入本地系統(tǒng)。本地系統(tǒng)會有具體的各項(xiàng)參數(shù)設(shè)定，必須根據(jù)客戶不同的特點(diǎn)設(shè)置，即用戶化。用戶參數(shù)有沒有設(shè)置正確，對系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)和運(yùn)行過程中的穩(wěn)定性以及運(yùn)行后的結(jié)果有直接的聯(lián)系。整個(gè)設(shè)定過程通常需要客戶和IT顧問討論商定后，由客戶組織人員完成。

3.4 培訓(xùn)用戶

為了確保用戶在第一時(shí)間熟悉系統(tǒng)的操作流程，企業(yè)必須事先準(zhǔn)備好較為完整、詳細(xì)的用戶使用手冊，以供用戶學(xué)習(xí)參考。組織內(nèi)部需要使用系統(tǒng)的人員參加專門的培訓(xùn)，以確保相關(guān)人員的技術(shù)水平能達(dá)到相應(yīng)的要求。

3.5 試運(yùn)行

在以上幾個(gè)步驟都已經(jīng)落實(shí)到位后，系統(tǒng)就可以進(jìn)入試運(yùn)行階段了。一般的試運(yùn)行都要?dú)v時(shí)兩三個(gè)月，所有相關(guān)部門都必須包括進(jìn)來，用原先的方法在本地系統(tǒng)完成一套與正式采購相同的操作，再將兩組數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，確保其正確性。

4 結(jié)束語

隨著社會需求的不斷增長，采購業(yè)務(wù)的管理信息系統(tǒng)也必須不斷發(fā)展和完善。只有這樣，才能不斷滿足多樣化的需求。如何在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的背景下建立有效的采購管理信息系統(tǒng)，是每一個(gè)企業(yè)需要思考的問題。管理水平提高了，才能為用戶提供更好的服務(wù)。

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