辦公自動(dòng)化下的文書檔案管理分析

張玉鵾

摘要：自動(dòng)化辦公室動(dòng)作環(huán)境中的文書檔案管理工作，需要利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、高效化、合理化的文書檔案管理工作。隨著我國(guó)現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展和普及，能夠有效提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。本文通過(guò)分析目前自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理工作的現(xiàn)存問(wèn)題，探討了針對(duì)自動(dòng)化環(huán)境中的文書檔案高效管理的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：辦公環(huán)境；自動(dòng)化；文書檔案管理

把文書檔案管理工作進(jìn)行自動(dòng)化管理之后，能夠在新技術(shù)和新設(shè)備的支持下，提升辦公效率，創(chuàng)造了檔案管理工作的便利，同時(shí)也是傳統(tǒng)文書檔案管理工作的創(chuàng)新改革變化。處于自動(dòng)化辦公條件下，文書檔案管理工作的信息資源被充分地利用，但是目前企業(yè)中的文書檔案管理工作還存在一定的問(wèn)題，需要結(jié)合科學(xué)的管理方法和技術(shù)措施，積極探索出一系列有效的管理措施，確保文書檔案的準(zhǔn)確完整，提升文書檔案管理工作的整體工作質(zhì)量。

一、辦公自動(dòng)化文書檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題

（一）受到傳統(tǒng)觀念的影響

現(xiàn)代化社會(huì)收到了信息技術(shù)的影響，因此人們也有了高效開(kāi)發(fā)信息的意識(shí)。在企業(yè)具體工作中，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作基本都是人工、紙質(zhì)的工作形式，同時(shí)檔案一旦存檔都是處于封閉和半封閉的狀態(tài)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力并且不容易查閱。自動(dòng)化檔案管理工作思想出現(xiàn)之后，檔案管理工作人員并沒(méi)有引起足夠的重視，同時(shí)也沒(méi)有豐富的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還受到一定的經(jīng)費(fèi)影響，導(dǎo)致文書檔案管理工作一直得不到應(yīng)有的重視，文書檔案管理工作質(zhì)量也一直無(wú)法提升。

（二）自動(dòng)化信息技術(shù)掌握不全面

自動(dòng)化信息技術(shù)能夠有效地實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作的電子化管理模式，但是自動(dòng)化辦公環(huán)境下的文書檔案管理工作對(duì)于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)要求較高，需要具備專業(yè)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)作保障，除了信息處理工作之外，還要對(duì)計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的只是涉及面廣、技術(shù)密集和更新發(fā)展速度需要全面掌握。文書檔案管理工作還需要保證電子文書檔案的內(nèi)容真實(shí)性，但是我國(guó)關(guān)于文書檔案管理的法律法規(guī)還不夠健全，所以一旦出現(xiàn)電子檔案中個(gè)人隱私和公共信息侵害問(wèn)題，不能夠及時(shí)的按照法律規(guī)定來(lái)進(jìn)行處理，影響了自動(dòng)化電子文書檔案管理的發(fā)展。

二、辦公自動(dòng)化工作環(huán)境下的文書檔案管理策略

（一）提升文書檔案管理工作人員工作觀念

社會(huì)信息化發(fā)展迅速，文書檔案管理工作也要跟上發(fā)展腳步，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案人工整理檔案工作方式，使用現(xiàn)代化多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)和圖片等數(shù)字檔案來(lái)代替，同時(shí)工作人員需要提起重視，充分地意識(shí)到文書檔案管理工作信息化的重要性，樹立企業(yè)文書檔案管理的信息化管理觀念，促進(jìn)管理工作的技術(shù)創(chuàng)新。

（二）制定文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

自動(dòng)化辦公能夠幫助文書檔案管理工作逐漸提升工作效率，但是由于文書檔案載體發(fā)展多樣化，因此也需要針對(duì)文書檔案管理工作制定完善的檔案管理制度。首先要嚴(yán)格文書檔案自動(dòng)化建立的全過(guò)程，讓文書檔案管理工作變得更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立完成之后需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，讓文書檔案管理和相關(guān)的工作管理制度相符合，保證后期的文書檔案管理工作更加規(guī)范化、程序化和制度化。

（三）完善文書檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

想要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的文書檔案管理，需要相應(yīng)的建立自動(dòng)化工作設(shè)施環(huán)境，配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和多媒體工具，完善自動(dòng)化文書檔案管理工作應(yīng)用系統(tǒng)，才能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理工作的自動(dòng)化建設(shè)。

（四）確定好管理工作重點(diǎn)

自動(dòng)化辦公室工作環(huán)境下的文書檔案管理工作人員需要首先確定好自己的管理重點(diǎn)，結(jié)合現(xiàn)有的檔案工作內(nèi)容來(lái)合理的制定工作計(jì)劃，能夠很大程度上提升檔案管理工作效率。管理工作人員在確定了文書檔案管理工作重點(diǎn)之后需要根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)進(jìn)行調(diào)解，從而能夠在提升工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)上，降低工作量。檔案管理工作不管事管理，還需要進(jìn)行檔案信息核實(shí)工作，只有檔案信息正確，才能夠利用和保存價(jià)值，無(wú)用的信息需要及時(shí)排出，重要信息需要記錄在案。文檔管理工作人員需要把工作重心全部放在檔案價(jià)值的鑒定和文檔流程的跟蹤控制上去。

（五）管理工作規(guī)范化

首先，文書檔案管理自動(dòng)化需要選擇性能好、兼容性較強(qiáng)、存儲(chǔ)空間大的軟件系統(tǒng)進(jìn)行操作，統(tǒng)一的規(guī)范操作步驟和流程，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的高效進(jìn)行。同時(shí)由于信息化技術(shù)涉及到了網(wǎng)絡(luò)安全，文書檔案管理系統(tǒng)也要做好一定的安全防范措施，提升系統(tǒng)運(yùn)行效率的同時(shí)，保證數(shù)據(jù)的安全。管理工作要積極的引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，社會(huì)防火墻，安裝殺毒軟件，維護(hù)好文書檔案管理工作的安全有效進(jìn)行。

三、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)的辦公提供了自動(dòng)化的全新發(fā)展條件，因此企事業(yè)單位都必須要合理的利用好信息化技術(shù)，積極引進(jìn)現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)，提升工作效率，把企事業(yè)單位的工作變得更加的自動(dòng)化、信息化、規(guī)范化。文書檔案管理工作中使用自動(dòng)化管理系統(tǒng)，需要提升檔案管理工作人員的工作能力和工作水平，建立完善的工作流程管理制度，保障文書檔案管理工作朝著更加自動(dòng)化、智能化的方向發(fā)展。

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