淺談信息系統(tǒng)在中小企業(yè)管理中的應(yīng)用

翁旋林

（廣西慧寶源醫(yī)藥科技有限公司， 廣西 欽州 535000）

[摘 要] 在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，信息已成為企業(yè)的一項(xiàng)重要資產(chǎn)，企業(yè)把內(nèi)部收集、統(tǒng)計(jì)、加工的信息用于經(jīng)營和管理決策，甚至有的信息已成為一類重要的商品可以進(jìn)行交易。而信息系統(tǒng)可以完成對(duì)信息的收集、傳遞、存貯、加工（篩選）、維護(hù)，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)迅速取得和分析有關(guān)決策的信息。文章在分析中小企業(yè)管理中的信息系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，研究如何加強(qiáng)信息系統(tǒng)的合理運(yùn)用，以期促進(jìn)信息系統(tǒng)在中小企業(yè)管理中的應(yīng)用，提升其核心競爭力。

[關(guān)鍵詞] 信息系統(tǒng)；中小企業(yè)管理；應(yīng)用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 031

[中圖分類號(hào)] F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）07- 0067- 02

0 前 言

信息系統(tǒng)不僅可以用于企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理和生產(chǎn)過程控制，也可以企業(yè)之間的業(yè)務(wù)往來。企業(yè)利用信息系統(tǒng)進(jìn)行辦公、生產(chǎn)管理可以使其內(nèi)部信息交流渠道更加暢通，運(yùn)轉(zhuǎn)更加協(xié)調(diào)。企業(yè)利用網(wǎng)絡(luò)主頁和電子商業(yè)信息系統(tǒng)可以贏得更多的客戶。目前我國中小企業(yè)，特別是三、四線城市的中小企業(yè)管理中的信息系統(tǒng)的應(yīng)用還相對(duì)落后，因此，研究信息系統(tǒng)在中小企業(yè)管理中的應(yīng)用具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 信息系統(tǒng)在中小企業(yè)管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

目前，信息系統(tǒng)在中小企業(yè)管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀不容樂觀，中小企業(yè)管理信息化還存在著諸多亟待解決的問題，這些問題主要表現(xiàn)在信息系統(tǒng)基礎(chǔ)較薄弱、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息系統(tǒng)認(rèn)識(shí)不清、信息系統(tǒng)管理水平低和信息系統(tǒng)普及率不高四個(gè)方面。

1.1 信息系統(tǒng)基礎(chǔ)較薄弱

中小企業(yè)信息系統(tǒng)基礎(chǔ)的薄弱，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是信息系統(tǒng)的硬件基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，硬件基礎(chǔ)包括網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、計(jì)算機(jī)主機(jī)和外部設(shè)備，很多企業(yè)的硬件基礎(chǔ)設(shè)施使用的年限較長、配置較低，沒有形成有效的管理；二是中小企業(yè)應(yīng)用計(jì)算機(jī)存在明顯的局限性，在中小企業(yè)中信息系統(tǒng)的應(yīng)用以單機(jī)版軟件為主，使用單機(jī)操作，沒有形成網(wǎng)絡(luò)信息的共享和自動(dòng)傳遞，甚至有的企業(yè)還未使用上管理軟件；三是企業(yè)本身管理就存在一定的問題，本身的組織架構(gòu)不清晰、沉余，企業(yè)人事、行政、財(cái)務(wù)管理仍然靠管理人員的經(jīng)驗(yàn)和處理能力，日常管理中行政審批、財(cái)務(wù)審計(jì)沒有形成制度化、規(guī)范化，或者有制度但是因種種原因無法按照既定的規(guī)章制度執(zhí)行，隨意性大，使得信息系統(tǒng)在設(shè)計(jì)、實(shí)施、運(yùn)行過程中都遇到諸多管理問題，達(dá)不到信息系統(tǒng)管理的目標(biāo)。

1.2 信息系統(tǒng)管理水平低

在中小企業(yè)管理中，信息系統(tǒng)管理者專業(yè)素質(zhì)不夠，管理水平低，致使大多數(shù)系統(tǒng)管理混亂。主要表現(xiàn)在大部分企業(yè)信息系統(tǒng)的應(yīng)用只停留在某一流程或者業(yè)務(wù)上，對(duì)信息系統(tǒng)整體的運(yùn)用缺少有效的統(tǒng)籌管理，而這些流程或者業(yè)務(wù)往往只能反映整個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中各工作單元之間的相互關(guān)系。管理深度不夠，不能根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況對(duì)信息系統(tǒng)做出合理、適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，更談不上對(duì)信息系統(tǒng)的優(yōu)化。由此可見，中小企業(yè)應(yīng)用信息系統(tǒng)提升企業(yè)效益的整體水平較低，未能充分利用信息系統(tǒng)帶來的便利。

1.3 企業(yè)管理者對(duì)信息系統(tǒng)認(rèn)識(shí)不清

企業(yè)信息系統(tǒng)，一般來說傳統(tǒng)意義上的企業(yè)信息系統(tǒng)應(yīng)該包括兩部分：一部分是OA，辦公類的；另一部分為業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括HR（人力資源信息系統(tǒng)），CRM（客戶關(guān)系管理系統(tǒng)），F(xiàn)MS（財(cái)務(wù)信息系）等等。每種信息系統(tǒng)管理的傾向不同，卻也沒有較為明顯的實(shí)質(zhì)界限。而因企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息系統(tǒng)認(rèn)識(shí)也不夠清晰，有多數(shù)的中小企業(yè)管理者認(rèn)為信息系統(tǒng)就是把紙質(zhì)的文檔搬到計(jì)算機(jī)上，認(rèn)為能夠上網(wǎng)和接發(fā)郵件就實(shí)現(xiàn)了信息化管理，對(duì)管理信息化、信息集成化、統(tǒng)籌調(diào)度資源等功能沒有概念。而另一種極端是認(rèn)為只要是信息系統(tǒng)都應(yīng)能實(shí)現(xiàn)企業(yè)所有的業(yè)務(wù)工作需求。這就造成了企業(yè)在實(shí)施信息系統(tǒng)的時(shí)候遇到諸多的非技術(shù)性問題。

1.4 信息系統(tǒng)普及率不高

我國的中小企業(yè)發(fā)展迅速，但企業(yè)素質(zhì)差別也很大。在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的地區(qū)，由于受到豐富的信息來源的影響，中小企業(yè)的管理人員對(duì)于信息化管理的認(rèn)識(shí)較為深刻，而位于經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)或偏遠(yuǎn)地區(qū)的中小企業(yè)管理人員則對(duì)于信息化的認(rèn)識(shí)相對(duì)偏弱。因此，在欠發(fā)達(dá)或偏遠(yuǎn)地區(qū)的大多數(shù)中小企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)的管理方法，只是部分企業(yè)小規(guī)模的采用了信息系統(tǒng)，這嚴(yán)重影響我國中小企業(yè)的信息化進(jìn)程。

2 優(yōu)化應(yīng)用信息系統(tǒng)在中小企業(yè)管理中的策略

為促進(jìn)中小企業(yè)管理信息化水平的提高，提高信息系統(tǒng)的管理水平、推進(jìn)信息系統(tǒng)的建設(shè)和加強(qiáng)信息系統(tǒng)的充分運(yùn)用，下文將四個(gè)方面入手逐一進(jìn)行分析。

2.1 完善信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)

信息系統(tǒng)中硬件系統(tǒng)是信息系統(tǒng)的運(yùn)行平臺(tái)。其中，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是信息傳遞的載體和用戶接入的基礎(chǔ)。再好的信息系統(tǒng)都需要通過硬件系統(tǒng)來發(fā)揮作用，所以信息系統(tǒng)的管理應(yīng)該把這些硬件基礎(chǔ)設(shè)施納入其中，并以一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類統(tǒng)一，定期維護(hù)、更新。同時(shí)，由于不同的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的不同，信息系統(tǒng)的需求也會(huì)有所不同，在企業(yè)本身如有管理不明確的地方，可以借助完善、成熟的信息系統(tǒng)對(duì)組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理。

2.2 提高信息系統(tǒng)的管理水平

中小企業(yè)管理信息化的主要手段就是的信息系統(tǒng)的使用，只有提高信息技術(shù)的管理水平，充分運(yùn)用信息系統(tǒng)，才能將企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化。而信息系統(tǒng)的管理主要體現(xiàn)在信息系統(tǒng)的管理者專業(yè)素質(zhì)水平上，中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視信息系統(tǒng)管理者在企業(yè)中的正確地位，加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。其次是使用者的素質(zhì)水平，隨著計(jì)算機(jī)的日益普及，使用計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)人的一個(gè)基本技能，企業(yè)特別是在欠發(fā)達(dá)或偏遠(yuǎn)地區(qū)的中小企業(yè)必須清楚地認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，這個(gè)也應(yīng)當(dāng)成為一個(gè)人才引進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)，并有一套完善的培訓(xùn)機(jī)制。只有企業(yè)運(yùn)用信息系統(tǒng)的整體素質(zhì)提升了，中小企業(yè)管理中信息系統(tǒng)的管理水平才能得到質(zhì)的提升。

2.3 加強(qiáng)企業(yè)管理者對(duì)信息系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)

管理者及其管理技能在企業(yè)管理活動(dòng)中起決定性作用。加強(qiáng)企業(yè)管理者對(duì)信息系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)才能推動(dòng)管理信息化進(jìn)程。企業(yè)管理者要增加對(duì)信息系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，了解信息系統(tǒng)在企業(yè)中運(yùn)用的重要性，熟悉各類信息系統(tǒng)的任務(wù)及目標(biāo)，這樣企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)，實(shí)施信息化系統(tǒng)的時(shí)候才能針對(duì)企業(yè)本身的著重點(diǎn)有一個(gè)明確的概念和項(xiàng)目目標(biāo)，才能選著一類或一套合適的信息系統(tǒng)，才能把握企業(yè)信息化的正確方向。

2.4 推進(jìn)信息系統(tǒng)的普及

信息系統(tǒng)的有效實(shí)施是企業(yè)的信息化的重要標(biāo)志，而中小企業(yè)的信息化是中小城市信息化建設(shè)的重要組成部分。按國家政策法規(guī)的要求，企業(yè)要向諸如稅務(wù)部門、環(huán)保部門、工商部門等政府有關(guān)部門提交越來越多的報(bào)告，以披露相關(guān)信息，企業(yè)為提高效率，迫切需要信息處理與交換的電子化。所以企業(yè)信息化不僅僅是企業(yè)的問題，它是整個(gè)社會(huì)信息化進(jìn)程的重要組成。政府應(yīng)當(dāng)有一個(gè)整體的、長遠(yuǎn)的規(guī)劃，并形成一套有效的管理機(jī)制。在企業(yè)這需要政府有力的組織、協(xié)調(diào)和推動(dòng)。

3 結(jié) 語

總之，中小企業(yè)需要信息化管理，社會(huì)也在積極推進(jìn)相應(yīng)的信息化應(yīng)用。中小企業(yè)管理的信息系統(tǒng)的應(yīng)用，與其說是技術(shù)的變革，不如說是管理模式的轉(zhuǎn)變，我國的中小企業(yè)管理應(yīng)該以此為契機(jī)，著眼于信息化建設(shè)的宏觀戰(zhàn)略，通過信息系統(tǒng)的逐步推廣應(yīng)用，來提高中小企業(yè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，只有真正使信息系統(tǒng)和管理思想相結(jié)合，加快推進(jìn)企業(yè)管理的信息化進(jìn)程，才能促進(jìn)企業(yè)的信息化水平的提高，進(jìn)而使中小企業(yè)企業(yè)的管理模式更加先進(jìn)科學(xué)。

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