外貿(mào)函電禮貌性原則在間接言語(yǔ)中的使用

尚俊芳+董令

摘要：隨著對(duì)外貿(mào)易的發(fā)展，商務(wù)函電在國(guó)際貿(mào)易中已成為與國(guó)外客商交流的主要媒介，文章以禮貌性原則理論為基礎(chǔ)，系統(tǒng)闡述了禮貌本質(zhì)的定義和禮貌本質(zhì)的特點(diǎn)，分析介紹了在外貿(mào)函電中有效詞語(yǔ)、時(shí)態(tài)、句型的有效使用情況，很大程度上有助于促進(jìn)與客戶的有效交流，解決商務(wù)溝通過(guò)程中的各種實(shí)際問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：對(duì)外貿(mào)易 禮貌性原則 外貿(mào)函電

中圖分類號(hào)：C912.3文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2017）03-0032-02

一、禮貌原則的定義和特點(diǎn)

1.禮貌原則的定義

禮貌對(duì)人類來(lái)講是一種態(tài)度，在與別人交流中是不可忽視的重要組成部分。禮貌主體功能是選擇有禮貌的方式來(lái)勸說(shuō)接受條件的人，這些條件通常不利于他們。如果人們直接表達(dá)自己的感受、意見(jiàn)或想法，那就讓人感到突兀，有可能導(dǎo)致合作失敗。為了促進(jìn)合作，國(guó)際商務(wù)人士要選擇間接或策略的方式來(lái)表達(dá)自己的想法和感受，讓對(duì)方能夠理解深刻的意義，這就是所謂的間接言語(yǔ)行為，它也被稱為禮貌原則。

2.禮貌原則的特點(diǎn)

一是特殊性。當(dāng)貿(mào)易人員與外國(guó)客戶溝通時(shí)，使用禮貌語(yǔ)式可以幫助雙方減緩生硬語(yǔ)氣，建設(shè)良好合作關(guān)系，在同等程度上有利于促進(jìn)雙方的有效溝通和長(zhǎng)期合作。二是說(shuō)服。禮貌不直接表達(dá)自己的觀點(diǎn)和思想，而是選擇更有禮貌或間接的方式來(lái)表達(dá)自己的想法和觀點(diǎn)，這將更容易說(shuō)服外國(guó)客戶接受條件或要求。三是理解。在與外國(guó)客戶溝通中難免產(chǎn)生一些沖突，溝通時(shí)使用禮貌的原則有助于提高對(duì)雙方的理解。雖然有時(shí)交易失敗，雙方仍然建立良好的關(guān)系，為下次合作打好基礎(chǔ)。

二、禮貌原則的應(yīng)用

1.詞語(yǔ)的應(yīng)用

選擇積極中立用語(yǔ)可以使對(duì)方在與國(guó)外客戶溝通的過(guò)程中保持良好的心情。人們都喜歡贊美和贊賞，同時(shí)也希望自己的意見(jiàn)和思想得到肯定。所以我們最好用一些中立的作品和積極的話，同時(shí)拒絕在商務(wù)通信中使用一些負(fù)面的詞語(yǔ)，這樣可以使外國(guó)客戶更容易接受國(guó)際貿(mào)易業(yè)務(wù)的要求或條件。中性詞和積極的詞語(yǔ)包括希望、高興、欣賞、期待、滿足和模態(tài)動(dòng)詞。例如：A：我想要知道你的要求，所以我能給你詳細(xì)的價(jià)格表。B：我希望知道您的要求，所以我可以給您提供一個(gè)詳細(xì)的價(jià)格表。

這里，B比A更有禮貌。盡管A和B表達(dá)了希望了解買(mǎi)方要求的含義，B對(duì)買(mǎi)家態(tài)度好，讓買(mǎi)家樂(lè)意提供更多的采購(gòu)信息。但是，A會(huì)給買(mǎi)方一種強(qiáng)勢(shì)態(tài)度，你不想收到他的消息，拒絕溝通，這將使客戶有壓迫感，最后，買(mǎi)家可能會(huì)放棄這種合作。所以在與外國(guó)客戶溝通的過(guò)程中，我們最好使用“希望”而不是使用“想要”，因?yàn)樵谶@種情況下，我們可以注意到，“希望”比“想要”更有禮貌。

2.使用模糊語(yǔ)言

模糊語(yǔ)言的功能在商務(wù)信函中不可忽視。使用模糊語(yǔ)言可以清楚地說(shuō)明談話的深層意義，顯示出合作誠(chéng)意，更容易相互配合。

例如：你的價(jià)格比我們高一點(diǎn)。

“高一點(diǎn)”是以相對(duì)禮貌方式指出價(jià)格更高。 選擇一些合適的模糊語(yǔ)，有助于更有禮貌地表達(dá)自己的要求，起到緩解沖突和提出建議的核心作用，促進(jìn)商務(wù)往來(lái)中的相互配合。

3.有效時(shí)態(tài)的應(yīng)用

一是現(xiàn)在進(jìn)行時(shí)。商務(wù)信函中，呈現(xiàn)進(jìn)行時(shí)態(tài)對(duì)促進(jìn)有效溝通具有重要作用。它是表達(dá)自己的愿望、建議和希望的有效方式。

例如：A：我們想要你來(lái)支付運(yùn)費(fèi)。B：我們希望您可以為我們支付運(yùn)費(fèi)。

很明顯，B選擇一個(gè)更有禮貌的方式表達(dá)自己的愿望和要求。可以看出，現(xiàn)在的進(jìn)行時(shí)態(tài)可以用來(lái)表達(dá)貿(mào)易人員的意愿、建議或要求。某種程度上，有利于表現(xiàn)賣方良好態(tài)度，促進(jìn)國(guó)外客戶快速訂購(gòu)。

二是現(xiàn)在完成時(shí)態(tài)。除了促進(jìn)有效溝通外，提供完成時(shí)態(tài)也是服務(wù)重點(diǎn)業(yè)務(wù)往來(lái)功能的關(guān)鍵。當(dāng)出口商想通知進(jìn)口商的時(shí)間、地點(diǎn)或包裝、發(fā)票數(shù)量等時(shí)，作者通常采用現(xiàn)在的完成時(shí)態(tài)來(lái)強(qiáng)調(diào)核心信息。

例如：A：我們提供的價(jià)格已經(jīng)是相當(dāng)?shù)偷膬r(jià)格了。句中，我們知道賣家已經(jīng)通知買(mǎi)方，他們已經(jīng)提供了較低的價(jià)格。因此，現(xiàn)在完成時(shí)態(tài)被用來(lái)強(qiáng)調(diào)較低的價(jià)格，這是一個(gè)有用的工具，顯示賣家的價(jià)格是底線，也顯示了賣家最好的合作誠(chéng)意。

B：我們已經(jīng)在裝運(yùn)前一個(gè)接一個(gè)地檢查了所有貨物。出口商通報(bào)進(jìn)口貨物已經(jīng)檢查了所有貨物，強(qiáng)調(diào)貨物包裝非常完好無(wú)損。

以上兩例說(shuō)明，在商務(wù)通信中使用現(xiàn)在完成時(shí)態(tài)的最重要的功能通常是強(qiáng)調(diào)重要的信息，這將使得客戶清楚地知道主要內(nèi)容。因此，當(dāng)我們想為賣家提供一些核心信息時(shí)，我們可以嘗試在業(yè)務(wù)信件中使用現(xiàn)在完成時(shí)態(tài)。

此外，在商務(wù)通信中拒絕否定詞，避免使用如不滿意、需求、不能、必須、厭惡等不利于有效促進(jìn)彼此間溝通的負(fù)面話語(yǔ)。多使用一些中立和積極的話，表明希望與對(duì)方有機(jī)會(huì)繼續(xù)合作。

三、使用禮貌原則的效果

通過(guò)研究商務(wù)信函中有效詞語(yǔ)、時(shí)態(tài)和句型的用法，使用禮貌用語(yǔ)有兩個(gè)關(guān)鍵功能。

一是增加訂單率。通過(guò)學(xué)習(xí)有效的話語(yǔ)，對(duì)外國(guó)人與外國(guó)客戶溝通具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。 不同地方，對(duì)于不同人，可以選擇確切的詞語(yǔ)、時(shí)態(tài)和句型來(lái)與別人溝通，這是更好地表達(dá)想法的方式、思想和觀點(diǎn)，這將使對(duì)方更容易理解更深層的意思，最后有機(jī)會(huì)相互配合。因此，使用精確的詞語(yǔ)、時(shí)態(tài)和句型是寫(xiě)出良好有效的商務(wù)信函的關(guān)鍵。此外，良好有效的商務(wù)信函也是合作的基礎(chǔ)，在商務(wù)通信中，通過(guò)使用有效的詞語(yǔ)、時(shí)態(tài)和句型來(lái)增加訂單率有效用的。

二是實(shí)現(xiàn)整合理論與實(shí)踐。多數(shù)情況下，許多學(xué)者更多地關(guān)注學(xué)習(xí)理論，而不是深入外貿(mào)實(shí)踐。同時(shí)，外貿(mào)人員更多關(guān)注貿(mào)易實(shí)踐，不重理論高度，導(dǎo)致理論與實(shí)踐分離。商務(wù)通信中有效詞語(yǔ)、時(shí)態(tài)和句型的用法，表現(xiàn)出賣家的良好態(tài)度和良好的公司形象，這是鞏固與老客戶關(guān)系，與新客戶建立新關(guān)系的有利途徑。對(duì)外貿(mào)人員來(lái)說(shuō)，有利于整合理論與實(shí)踐，促進(jìn)與外國(guó)客戶的有效溝通。

四、結(jié)語(yǔ)

國(guó)際商務(wù)通信標(biāo)準(zhǔn)，包括清晰、簡(jiǎn)明、考慮、具體、完整、合作、禮貌的原則。在此重點(diǎn)講述了禮貌原則在外貿(mào)函電間接言語(yǔ)中的使用效能。由于文化背景不同，國(guó)際商人在談判中經(jīng)常遇到一些困難，使用有效的話語(yǔ)、禮貌的主體下的時(shí)態(tài)和句型可以建立禮貌的談判方式，以解決問(wèn)題為主，不傷害對(duì)方需求，勸說(shuō)對(duì)方接受條件，并與同行建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系。同時(shí)通過(guò)將理論與實(shí)踐相結(jié)合，強(qiáng)化外語(yǔ)業(yè)務(wù)中有效詞語(yǔ)、時(shí)態(tài)和句型的使用方法，在一定程度上彌補(bǔ)了英語(yǔ)語(yǔ)言學(xué)理論與實(shí)踐不完全的缺陷。

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責(zé)任編輯：孫瑤