計算機技術(shù)在檔案管理中的應用

戴小龍

摘 要

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，科學技術(shù)水平逐漸提升，尤其是計算機技術(shù)有著突飛猛進的發(fā)展，計算技術(shù)在人們的生活中起到非常重要的作用，在檔案管理中也有非常突出的貢獻，本文重點研究了計算機技術(shù)在檔案管理中的具體的應用情況，首先介紹了在檔案管理中應用計算機技術(shù)的重要性，然后分析了如何在檔案管理中運用計算機技術(shù)。

【關(guān)鍵詞】計算機技術(shù) 檔案管理 應用

現(xiàn)今社會的進步離不開計算機技術(shù)的發(fā)展，因此研究檔案管理中如何使用計算機技術(shù)有非常重要的現(xiàn)實指導意義，不僅能夠為檔案管理工作提供高效、科學的管理建議，還能夠促進檔案管理整體水平的提高，因此需要對檔案管理中的計算機技術(shù)的使用進行合理科學的分析，了解計算機技術(shù)的具體的應用情況，根據(jù)應用情況來加強檔案管理的有效性。

1 計算機技術(shù)在檔案管理中的重要性

檔案管理是一項比較復雜的工作，應用計算機技術(shù)來進行檔案管理不僅能夠促進工作效率的提高，還能夠促進檔案管理整體水平的提高，總體來說，在檔案管理中，計算機技術(shù)有以下三個重要作用：

1.1 為檔案信息提供安全性保障

在傳統(tǒng)檔案管理中，一旦檔案遺失，就不能再進行彌補，所以傳統(tǒng)的手工檔案在保存的時候非常困難，而計算機技術(shù)就可以很好的解決這個問題，信息化的檔案信息能夠進行多次復制保存，所以能夠彌補傳統(tǒng)檔案信息和資料容易丟失的問題。

1.2 降低檔案管理的工作成本，提高整體工作效率

在檔案管理中，傳統(tǒng)的檔案管理方法需要大量的人力、物力、財力，并且在保存過程中有許多復雜的環(huán)節(jié)，因此在檔案管理中利用計算機技術(shù)能夠很好的降低工作成本，對于工作效率的提高也有非常明顯的促進作用。

1.3 計算機技術(shù)可以更好的實現(xiàn)檔案信息的共享

對于傳統(tǒng)檔案管理來說，當需要進行信息共享的時候非常的復雜，而應用計算機技術(shù)能夠促進信息的流動，查閱信息也非常的方便，所以計算機技術(shù)能夠促進檔案管理信息共享程度的提升。

2 計算機技術(shù)在檔案管理中的實際應用

2.1 建立檔案電子數(shù)字檔案資料庫

在計算機技術(shù)的應用中，首先會對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行電子化的轉(zhuǎn)化，這樣就能夠促進檔案信息的數(shù)字化的提升，在完成電子檔案的資源錄入以后，會對資源進行有效的整理，并且按照統(tǒng)一的規(guī)范進行檔案錄入，將電子信息按照一定的格式儲存起來，電子數(shù)字檔案主要包括三個部分：

2.1.1 用戶終端

檔案的電子數(shù)據(jù)檔案庫所形成的用戶終端能夠讓檔案的使用用戶進行便捷的信息查詢，可以使用檔案信息的計算機界面進行終端查詢。

2.1.2 通訊系統(tǒng)

計算機網(wǎng)絡和通訊系統(tǒng)是電子檔案庫的重要的使用基礎，只有完善計算機網(wǎng)絡和通訊系統(tǒng)，才能更好的促進檔案管理效率的提升。

2.1.3 數(shù)據(jù)庫檢索服務系統(tǒng)

在檔案管理中，使用計算機技術(shù)就一定要建立有效的檢索服務系統(tǒng)，用戶通過服務系統(tǒng)進行信息查詢。

2.2 建立完善的電子檔案管理運用系統(tǒng)

利用計算機技術(shù)進行檔案管理需要建立完善的電子檔案管理運用系統(tǒng)，首先就要在建立了規(guī)范的電子數(shù)據(jù)庫后對檔案進行管理，利用規(guī)范的管理系統(tǒng)對電子檔案進行管理，主要有三個部分：

（1）采用先進、科學、有效的的計算機技術(shù)設立管理系統(tǒng)安裝先進的用戶軟件，讓用戶有更好的用戶體驗；

（2）建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)。使用電子數(shù)據(jù)檔案能夠增強信息的安全性和有效性，也能夠促進信息的傳遞安全性的提升，在計算機信息技術(shù)的發(fā)展中，需要重點加強檔案管理系統(tǒng)的有效性；

（3）詳細的考慮檔案使用用戶的需求，完善系統(tǒng)的維護，提高檔案的使用效率。對于用戶來說，在進行檔案信息查詢的時候，一定會按照自己的需求進行查詢，所以說檔案的管理也要按照用戶的需求進行管理，才能促進計算機技術(shù)的高效使用，讓檔案管理的計算機信息化達到最大的程度。

2.3 建立電子數(shù)字檔案庫聯(lián)網(wǎng)站點

在檔案管理過程中，想要達到計算機技術(shù)的管理目標，就一定要真正的將計算機技術(shù)使用到檔案管理中，在計算機技術(shù)的使用中，一定要按照計算機的特點和網(wǎng)絡的實際情況來建立檔案庫，從而建立一個有效的檔案庫聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡，主要包括兩個部分：

（1）建立有效的電子數(shù)字檔案庫的聯(lián)網(wǎng)站點，才能更好的實現(xiàn)計算機技術(shù)的使用價值，也才能提高計算機技術(shù)的運用效率，應該在電子數(shù)字檔案庫中建立有效的聯(lián)網(wǎng)站點，讓進行檔案信息查詢的用戶能夠自由的進行檔案信息查詢，可以不被時間、空間等客觀的條件所限制，在電子數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)站站點中，用戶可以通過信息界面登錄到系統(tǒng)中去，然后根據(jù)自己的檔案查詢需求進行查詢。

（2）建立相應的檔案信息共享網(wǎng)站，利用高效率的檔案管理系統(tǒng)和方法對檔案進行管理，從而保障電子數(shù)字檔案的信息的安全性，也能夠在一定程度上規(guī)范檔案信息的使用，讓檔案信息查詢的用戶行為更加有保障。

3 結(jié)束語

總而言之，在信息化的現(xiàn)代社會中，計算機技術(shù)的使用非常重要，對于檔案管理來說，使用計算機技術(shù)能夠促進管理成本的降低，增強管理效率，讓檔案管理更加優(yōu)化、科學、安全、可控。所以，需要加強計算機技術(shù)在檔案管理中的應用，使用高效的管理方式來規(guī)范計算機技術(shù)的使用，并且促進檔案管理用戶的信息查詢的安全性，從而促進整體檔案管理水平的提升。

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作者單位

河源市人才檔案托管中心 廣東省河源市 517000