淺談民生檔案管理工作

賴海斌

摘 要 近年來，民生問題成為各級(jí)政府高度重視，著力解決的首要問題。在新的形勢(shì)和條件下，檔案部門如何主動(dòng)融入民生領(lǐng)域，檔案工作如何自覺服務(wù)民生，已經(jīng)成為一個(gè)亟須探討的新課題。本文現(xiàn)從民生檔案的必要性和重要性，簡(jiǎn)單地提出一些個(gè)人見解。

關(guān)鍵詞 檔案工作 民生 檔案部門 主動(dòng)服務(wù) 規(guī)范 保存

一、民政檔案的特征

民生檔案作為檔案的重要組成部分，既具有檔案的確定性、清晰性、原始記錄性、社會(huì)性、基礎(chǔ)性以及憑證性等一般性特征，亦具有其自身特有的一些特征：大眾性、直接性、實(shí)用性，民生檔案與普通老百姓切身利益緊密相關(guān)，涉及社會(huì)各個(gè)階層的廣大人民群眾，民生檔案的主要利用對(duì)象是老百姓，它直接關(guān)系到了廣大人民群眾的日常生活。

正是由于民生檔案的這些特殊性質(zhì)才決定了它的重要性和實(shí)用性，民生檔案工作是關(guān)注民生、保障民生、改善民生的環(huán)節(jié)之一，是推動(dòng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展的新理念和新目標(biāo)。

二、民生檔案的建立和保存的重要性

（一）民生檔案在政府便民服務(wù)中的作用

服務(wù)民生已成為檔案工作的重要職能，創(chuàng)建民生檔案，檔案部門應(yīng)該從被動(dòng)等候向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。民生檔案記載的信息都是涉及群眾切身利益的具體問題，通過這些看似簡(jiǎn)單卻很實(shí)用的民生檔案，政府能夠全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握民情，并以此為依據(jù)服務(wù)民生。這無疑是在政府和群眾之間構(gòu)建了一個(gè)通暢的訴求渠道，使群眾的合理訴求能及時(shí)地反映到政府工作中來，使“決策有依據(jù)，發(fā)展有方向”。

（二）民生檔案是群眾的“護(hù)身符”和“定心丸”

民生檔案管理的規(guī)范和保存完整直接關(guān)系到老百姓的切身利益，所以現(xiàn)階段及今后的檔案工作中應(yīng)進(jìn)一步重視民生檔案的收集及歸檔。作為檔案部門的一名工作人員，在近幾年的工作中，我深刻體會(huì)到民生檔案對(duì)老百姓的重要性，并且近年來來館查詢民生檔案的一些人和事都給我留下了深刻的印象。

20世紀(jì)50年代，大批的城市居民回鄉(xiāng)務(wù)農(nóng)、知識(shí)青年上山下鄉(xiāng)，廣闊的農(nóng)村成為火熱的天地。轟轟烈烈的年代過后，下鄉(xiāng)居民如果沒有工作的可以憑檔案購買養(yǎng)老保險(xiǎn)并享受退休待遇，知識(shí)青年下鄉(xiāng)期間計(jì)算工齡。但是由于年代久遠(yuǎn)，區(qū)域（機(jī)構(gòu)）變更等各種歷史原因，造成部分檔案丟失，信息不全，甚至有些檔案資料完全找不到了。誰也未曾想到，一本不起眼的下鄉(xiāng)知青花名冊(cè)能牽扯如此大的利益。比如工齡計(jì)算，多一年工齡就意味著工資多幾百甚至上千元，而檔案丟失則意味著工齡無法有效核實(shí)。一些老人因?yàn)椴椴坏綑n案而感到無助、焦慮，一些老知青因?yàn)槟軌驕?zhǔn)確查閱自己檔案而感到欣喜，這都是檔案在告訴人們，檔案是多么的重要，它的重要性甚至是無可替代。

三、強(qiáng)化民生檔案收集和優(yōu)化工作

（一）應(yīng)注重有效地收集民生檔案

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案工作越來越法制化及規(guī)范化，各級(jí)檔案館作為保存黨委、政府重要檔案的基礎(chǔ)，應(yīng)在加強(qiáng)民生檔案資源方面發(fā)揮主渠道作用，不斷拓展檔案資源新領(lǐng)域，改變過去重為機(jī)關(guān)團(tuán)體服務(wù)輕為群眾服務(wù)的傳統(tǒng)工作方式，積極調(diào)整檔案收集范圍，把涉及民生的檔案列入重點(diǎn)監(jiān)督和接收進(jìn)館范圍，適當(dāng)加大民生檔案的接收力度。

檔案館藏要實(shí)現(xiàn)多元化，并要面向民生，根據(jù)我國各個(gè)檔案館的館藏檔案現(xiàn)狀，這期間的差距還是很大的。因此，我們?cè)谶@一方面要具體做的應(yīng)當(dāng)包括：把涉及群眾就業(yè)，社保，醫(yī)療衛(wèi)生，城建，征地補(bǔ)償，住房等各個(gè)領(lǐng)域的專門檔案以及與民生息息相關(guān)的，與群眾關(guān)系密切的政府政策性公開的文件，都應(yīng)盡量收集齊全。

（二）對(duì)民生檔案工作的建議

此外，建立多元化館藏體系，就必須加強(qiáng)民生領(lǐng)域內(nèi)的檔案工作信息化建設(shè)，建立民生檔案管理網(wǎng)絡(luò)和民生檔案資源庫，實(shí)現(xiàn)民生檔案的集中化管理和優(yōu)化；將密切關(guān)系民生，群眾利用率較高的檔案優(yōu)先進(jìn)行整理、編目、數(shù)字化，盡快建立起婚姻檔案，公證檔案，知青檔案等專門的數(shù)據(jù)庫，為民生檔案的提供利用夯實(shí)基礎(chǔ)，創(chuàng)造條件。進(jìn)一步重視民生檔案還要關(guān)注民生檔案資源的優(yōu)化整合。民生檔案資源的優(yōu)化整合應(yīng)當(dāng)包括有兩個(gè)方面：民生檔案信息資源的整合與民生檔案實(shí)體資源的整合。在這一點(diǎn)上主要強(qiáng)調(diào)的依然是充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，建立專門的數(shù)據(jù)庫，為人民群眾搭建一個(gè)查閱民生檔案的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)民生檔案信息資源的共享。

這種信息資源的整合，可以有效地解決檔案人力資源不足，質(zhì)量不高等問題，同時(shí)還能夠很好地達(dá)到服務(wù)群眾的目的。另外，必須突出民生檔案實(shí)體在整個(gè)檔案體系中的地位，檔案館可以根據(jù)人民群眾利用檔案的具體需求，及時(shí)調(diào)整收集、接收的范圍，把重要民生檔案提前接收進(jìn)館，以不斷豐富館藏，增加民生檔案的種類與內(nèi)容，更好地為人民群眾提供查閱利用服務(wù)。以我們檔案館為例，通過對(duì)群眾經(jīng)常查閱的檔案進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，我們將群眾經(jīng)常會(huì)查閱的婚姻檔案進(jìn)行提前接收進(jìn)館，統(tǒng)一保管，方便群眾查閱。

（三）加強(qiáng)民生檔案的宣傳力度

隨著“以民為本”理念的在社會(huì)各方面的深入，服務(wù)民生已成為檔案工作中的重中之重，這也賦予了傳統(tǒng)的檔案利用以更新的社會(huì)內(nèi)涵。強(qiáng)化、提高民生檔案的服務(wù)實(shí)效，是當(dāng)前的一個(gè)必然要求。民生檔案部門在這一形勢(shì)下，應(yīng)堅(jiān)持“服務(wù)、發(fā)展、創(chuàng)新”理念，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和主體意識(shí)，建議可以從五個(gè)方面做好民生檔案工作。

第一，加大民生檔案宣傳力度，積極利用新聞媒體和網(wǎng)絡(luò)公布民生檔案信息，為宣傳檔案工作營造良好的內(nèi)外氛圍。

第二，民生檔案部門可采用各種生動(dòng)，群眾喜聞樂見的方式主辦一些民生檔案專題展覽，增進(jìn)廣大人民群眾對(duì)民生檔案的了解和認(rèn)識(shí)。

第三，針對(duì)百姓的查檔需求，向社會(huì)做出服務(wù)承諾，努力拓展創(chuàng)新服務(wù)形式，不斷改善服務(wù)條件，提高服務(wù)質(zhì)量。

第四，借助檔案館查閱窗口、現(xiàn)行文件服務(wù)窗口、愛國主義基地教育窗口、網(wǎng)站窗口和檔案史料編研出版工作以及檔案雜志，全方位的搭建民生檔案服務(wù)民生之平臺(tái)，以提高民生檔案的利用率。

第五，加強(qiáng)民生檔案的信息化建設(shè)，擴(kuò)大民生檔案的空間服務(wù)范圍。由于民生檔案尚處于初期階段，探索新的服務(wù)手段和方法的工作會(huì)不斷繼續(xù)下去，其實(shí)效也會(huì)得到進(jìn)一步的提高。

四、結(jié)語

隨著檔案工作的細(xì)化，民生檔案領(lǐng)域的拓展，相當(dāng)一些涉民生檔案管理部門，如民政、勞動(dòng)、社保、衛(wèi)生、教育等相關(guān)管理業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)和政策，還需不斷的探索與完善。民生檔案以及民生檔案工作在黨的十七大以來，日益受到各界人士的關(guān)注。涉及民生檔案的各項(xiàng)工作在檔案部門得到積極地開展，對(duì)民生檔案的深入研究和探討源源不息。隨著這種研究、實(shí)踐的加深，民生檔案領(lǐng)域在這一過程之中將會(huì)得到不斷的拓展，民生檔案工作管理利用機(jī)制也將得到不斷的創(chuàng)新，同時(shí)也將使檔案館工作更加突出為民、親民、便民、惠民的主題，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案為民用的目的。

（作者單位為惠州市公共資源交易中心博羅分中心）

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