對辦公室檔案信息化的保密工作研究

摘 要 檔案信息化是新時(shí)代發(fā)展的要求，信息化檔案為檔案管理工作提供了諸多便利，同時(shí)也解決了傳統(tǒng)化檔案管理無法解決的弊端。在信息化檔案呈現(xiàn)出諸多利好形勢的情況下，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步也使得信息化檔案管理出現(xiàn)了新的危機(jī)——信息泄露。網(wǎng)絡(luò)世界對于檔案管理人員而言是一個(gè)神秘莫測的世界，檔案管理信息系統(tǒng)中潛藏的危機(jī)讓檔案管理人員束手無策，但檔案管理的重要性及其泄密的危害性不言而喻，因此，對新時(shí)期信息化檔案的保密工作進(jìn)行研究，成了當(dāng)前辦公室檔案管理的重要內(nèi)容。本文從辦公室檔案信息化的保密工作存在的問題進(jìn)行分析，繼而提出了相應(yīng)的解決方案，以期對辦公室檔案的信息化管理工作提供一定的指導(dǎo)性建議。

關(guān)鍵詞 檔案 信息化 保密

一、前言

傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案的管理存在保管難度大、檔案移交過程存在丟失風(fēng)險(xiǎn)、人為非法接觸檔案等弊端，信息化檔案的出現(xiàn)改變了紙質(zhì)化檔案的這些缺點(diǎn)，但科學(xué)技術(shù)的日新月異和相關(guān)法律的滯后，使得信息化檔案在百利無害的情況下，卻必須面對無時(shí)無刻不存在的泄密風(fēng)險(xiǎn)，而這個(gè)泄密對象是一只看不見的手，只要對方的科學(xué)技術(shù)能夠攻克現(xiàn)有的病毒防范技術(shù)，對方就能輕而易舉地竊取其所需要的檔案信息。在神秘莫測的網(wǎng)絡(luò)世界中，站在網(wǎng)絡(luò)世界面前的檔案管理人員可能會(huì)對正在發(fā)生的檔案竊取現(xiàn)象毫無察覺，信息化檔案帶來了便利，卻也帶來了諸多風(fēng)險(xiǎn)，給檔案信息化的保密工作帶來了更多的挑戰(zhàn)。面對這些挑戰(zhàn)，本文從制度建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)、技術(shù)建設(shè)等方面對保密措施進(jìn)行了闡述，將主要的保密措施進(jìn)行了相關(guān)分析。

二、辦公室檔案信息化保密工作存在的問題

（一）檔案信息化保密制度不完善

對于檔案的保密要求，我國從立法層面已經(jīng)制定了相關(guān)的《檔案法》或《保密法》，這些法律法規(guī)給各個(gè)企事業(yè)單位的檔案保密工作提供了宏觀指導(dǎo)性建議，部分單位根據(jù)內(nèi)部的實(shí)際需求配套制定了相關(guān)檔案保密的規(guī)章制度，但是隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，法律呈現(xiàn)出了一定的滯后性，原有的法律法規(guī)對現(xiàn)有的檔案信息化管理工作而言存在較多漏洞，給單位的檔案信息化保密工作的管理帶來了諸多困難。加之，檔案對于部分以業(yè)務(wù)為主的單位而言并非重要崗位，對檔案信息化的管理及保密制度存在一定的忽視性，檔案出現(xiàn)泄密危機(jī)也未得到及時(shí)的重視，使得單位的檔案信息化保密工作存在泄密隱患。[1]

（二）檔案信息化保密技術(shù)滯后

檔案管理工作一直以來給眾人形成一種機(jī)械性、無技術(shù)含量性的印象，對于非以檔案管理為主的單位，檔案管理工作在單位內(nèi)部得不到較高的重視。檔案管理人員也主要為檔案管理、行政管理等相關(guān)專業(yè)畢業(yè)人員，缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)相關(guān)知識，對于具備高科技含量的檔案信息化系統(tǒng)和電子化檔案，檔案管理人員難以用最為先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來實(shí)時(shí)對其保密措施進(jìn)行更新或維護(hù)，檔案信息系統(tǒng)中的相關(guān)保密程序，如防火墻、病毒查殺軟件等難以抗衡不斷更新?lián)Q代的木馬攻擊程序、網(wǎng)絡(luò)嗅探程序、口令破譯技術(shù)等，[2]進(jìn)而使得檔案信息化系統(tǒng)的保密工作“危機(jī)四伏”，隨時(shí)都可能會(huì)被新的病毒程序所攻擊，從而使得單位的檔案存在泄密風(fēng)險(xiǎn)。

（三）檔案管理人員保密能力不足

檔案管理人員的保密能力不足，一方面在于單位對檔案信息化管理工作缺乏應(yīng)有的重視，在制度相對滯后的情況下，對檔案管理人員的保密要求也并不嚴(yán)苛，久而久之，檔案管理人員自身對保密工作也放松了警惕；另一方面在于檔案管理人員整體素質(zhì)參差不齊，部分檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)出身，缺乏專業(yè)化的檔案管理知識，同時(shí)，檔案管理人員對于信息化檔案管理，在技術(shù)方面也存在諸多不足，面對復(fù)雜多變的信息系統(tǒng)，任何一個(gè)無意的操作都可能造成信息的丟失，給檔案的完整性和真實(shí)性帶來損害。檔案管理人員保密能力的不足也是導(dǎo)致檔案信息化保密工作存在安全問題的主要原因之一。[3]

三、加強(qiáng)辦公室檔案信息化保密工作的措施

（一）完善信息化檔案保密制度

信息化檔案保密制度是針對新時(shí)期信息化檔案管理系統(tǒng)所制定的一系列保密措施和管理流程，是對信息化檔案保密工作的行為約束和行為指導(dǎo)。信息化檔案保密制度要針對信息化的特點(diǎn)來制定，以國家制定的《電子文件歸檔和管理規(guī)范》等制度為指導(dǎo)，再結(jié)合單位的具體情況，從檔案從紙質(zhì)化轉(zhuǎn)化為信息化的制作流程、信息化檔案的管理流程、信息化檔案的讀寫權(quán)限、信息化檔案的調(diào)閱權(quán)限及調(diào)閱措施等，制定一系列行之有效的規(guī)章制度。同時(shí)，制度中還需要具體明確檔案信息化管理及調(diào)閱過程中出現(xiàn)的檔案泄密行為，應(yīng)該追究相關(guān)責(zé)任人相關(guān)責(zé)任，以嚴(yán)格的流程管理和責(zé)任追究控制信息化檔案的泄密風(fēng)險(xiǎn)。[4]

（二）加強(qiáng)安全性技術(shù)管理軟件

配備高安全性技術(shù)管理軟件。高安全性技術(shù)管理軟件要求檔案管理部門對相關(guān)殺毒軟件、辦公軟件、電子檔案儲(chǔ)存設(shè)備等都應(yīng)向正規(guī)廠家購買正版權(quán)限，使軟件的性能和服務(wù)都能得到較高的保障，避免性能不穩(wěn)定而造成的信息丟失和病毒入侵等問題。加強(qiáng)安全性技術(shù)管理軟件，一方面是對信息化檔案保密制度的硬件支持，另一方面是為了更好地抵御病毒的入侵和盜取檔案行為。信息化檔案的泄密存在人為有意泄密和外部人員竊取等多種情況，對于人為有意泄密，信息系統(tǒng)對此可以以用相關(guān)跟蹤軟件來記錄檔案調(diào)閱人的信息，從而使得檔案泄密源頭有據(jù)可查，控制了信息化檔案人為泄密的風(fēng)險(xiǎn)。對于外部人員惡意入侵，信息系統(tǒng)可以通過更高強(qiáng)度的安全性技術(shù)軟件來防止病毒的入侵。同時(shí)，檔案管理部門還應(yīng)定期安排相關(guān)技術(shù)人員來對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行管理與維護(hù)，定期檢查檔案信息系統(tǒng)是否存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患，從而將隱患扼殺在搖籃中。

（三）配備高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍

當(dāng)前，人才成本幾乎是所有單位占比較大的費(fèi)用支出，因此，關(guān)于高素質(zhì)信息化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，單位應(yīng)根據(jù)內(nèi)部的實(shí)際情況，來制定符合實(shí)際的人才培養(yǎng)方案。高素質(zhì)人才的引進(jìn)必然會(huì)伴隨著高額的成本支出，通常情況下，單位會(huì)首先考慮對內(nèi)部人才進(jìn)行培養(yǎng)，對于單位內(nèi)部的檔案管理人員，單位應(yīng)先對其進(jìn)行個(gè)體甄別，同等學(xué)歷的管理人才，也存在能力不一的現(xiàn)象，因此，將能力強(qiáng)、態(tài)度好的檔案管理人員進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，以最快的方式掌握信息化檔案的保密管理目標(biāo)，待這些員工達(dá)到要求后，再讓其以一對一或一對多的方式對余下的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使余下的檔案管理人員達(dá)到相應(yīng)的要求，從而使得整支檔案管理隊(duì)伍都達(dá)到單位要求的高素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)。而對外部招聘更為優(yōu)秀的檔案管理人才，這主要視單位的成本和實(shí)際需求而定。

四、結(jié)語

辦公室檔案信息化的發(fā)展使得檔案管理工作效率得到了較大的提高，檔案在信息化建設(shè)之后，不管是從其利用方面還是保管難度等方面都便利了許多，但是在諸多便利的背后，卻藏著檔案泄密的風(fēng)險(xiǎn)，信息化檔案在神秘的網(wǎng)絡(luò)世界中，潛藏著無數(shù)病毒窺視的目光，因此，對于信息化檔案的保密工作需從技術(shù)水平、人才管理水平、制度建設(shè)等方面入手，全方位地為檔案信息化保密工作保駕護(hù)航。

（作者單位為昆明市疾病預(yù)防控制中心）

[作者簡介：林杰（1984—），男，云南富民人，本科，助理館員。]

參考文獻(xiàn)

[1] 劉穎暉.談信息化檔案的保密工作[J].蘭臺內(nèi)外，2012（5）：117.

[2] 田欣.對信息化條件下檔案保密工作的思考[J].陜西檔案，2014（3）：96.

[3] 張勤.基于信息化建設(shè)的檔案管理與保密工作的探究[J].電子技術(shù)與軟件工程，2015（8）：226.

[4] 譚淑文.基于認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].人力資源管理，2013（8）：196.