以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化

【摘要】檔案是反映機(jī)關(guān)單位工作歷程的文獻(xiàn)記錄，是凸顯機(jī)關(guān)辦事要點(diǎn)的信息載體，是機(jī)關(guān)活動(dòng)的真實(shí)記載，也是提高機(jī)關(guān)管理效率的參照資料。鑒此，為有效提升機(jī)關(guān)管理實(shí)效并為其文化建設(shè)、制度建構(gòu)提供動(dòng)力源泉，就應(yīng)該采取有關(guān)措施保障檔案管理科學(xué)化、高效化。下文主要通過論述檔案管理科學(xué)化之重要性，進(jìn)而闡釋檔案管理科學(xué)化對(duì)機(jī)關(guān)管理的推動(dòng)作用。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)；檔案管理；科學(xué)；高效

一、檔案管理科學(xué)化之必要性

檔案管理工作是機(jī)關(guān)管理的重要分支，兩者相互依賴，相互作用。檔案是機(jī)關(guān)工作紀(jì)要，是承載機(jī)關(guān)管理日常信息、管理制度、管理要點(diǎn)的重要載體。透析檔案信息，可以抓住機(jī)關(guān)管理得失，能夠指導(dǎo)機(jī)關(guān)管理制度改革，促使機(jī)關(guān)管理工作高效化。為凸顯檔案之重要性，首選應(yīng)該保證檔案管理科學(xué)化，這是保證檔案完善及檔案信息真實(shí)的關(guān)鍵?？傮w上講，科學(xué)化的檔案管理主要保證了檔案文書的原則性、真實(shí)性、機(jī)密性，以此提升檔案信息的參考價(jià)值，并使其在機(jī)關(guān)管理工作中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

二、檔案管理科學(xué)化對(duì)機(jī)關(guān)管理作用分析

通過闡述檔案管理科學(xué)化含義，大體論述了檔案管理對(duì)機(jī)關(guān)管理的一般性意義。為深化研究成果，我們還需從不同側(cè)面窺探檔案管理對(duì)機(jī)關(guān)管理的促進(jìn)作用。

1、檔案文書為機(jī)關(guān)管理制度建設(shè)提供了直觀化資料

檔案是機(jī)關(guān)工作要點(diǎn)、難點(diǎn)、疑點(diǎn)之紀(jì)要，通過翻閱檔案，我們能夠直觀了解機(jī)關(guān)以往工作中的得失。機(jī)關(guān)文化建設(shè)、管理制度建構(gòu)素材需要從工作歷史中索取，在回顧歷史的同時(shí)提煉精華反思誤區(qū)，從而加快體制建設(shè)、文化建設(shè)。毋庸置疑，檔案作為機(jī)關(guān)工作改革的直觀化資料，在推動(dòng)機(jī)關(guān)管理工作發(fā)展，提高管理效率方面有著至關(guān)重要的作用。然而達(dá)到如此效果的必要前提是檔案管理的科學(xué)化，只有檔案管理科學(xué)化學(xué)化，才能保障檔案信息的公信力、說服力；只有實(shí)施科學(xué)化檔案管理，才能保證檔案材料真實(shí)價(jià)值、參考價(jià)值；只有確保檔案管理科學(xué)化，才能確保檔案資料的完整性、可視性。不僅如此，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，是政務(wù)公開的必要前提，是提高監(jiān)督效率的有效措施，是促進(jìn)改革的高效通道，是凸顯誠(chéng)信辦公宗旨的關(guān)鍵所在。

2、檔案材料是業(yè)績(jī)考核的重要指標(biāo)

檔案是反映機(jī)關(guān)單位工作人員辦公實(shí)際情況的重要寫照，通過檔案能夠的了解工作人員“在做什么、做了什么、待做什么”，以此為業(yè)績(jī)考察提供第一手資料。為實(shí)現(xiàn)檔案真實(shí)效用，我們還應(yīng)該保證檔案管理科學(xué)化，因?yàn)檫@是確保檔案材料真實(shí)性的關(guān)鍵，同樣也是確?？?jī)效評(píng)定公正的基點(diǎn)。倘若檔案管理缺乏科學(xué)性，那么就容易導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案材料缺失、信息失真，在一定程度上也將影響績(jī)效考核結(jié)果。

譬如某機(jī)關(guān)單位對(duì)基層干部實(shí)施辦事補(bǔ)貼政策，其需要的直觀材料即是檔案。如果不能保證檔案管理科學(xué)化，那么就難以保證檔案信息的真實(shí)性，也就不能保障績(jī)效考核及補(bǔ)貼政策的公正性。例如某些機(jī)關(guān)干部平日消極怠工，無所作為，但到年終績(jī)效考核時(shí)抓住檔案管理漏洞，偽造一些辦事檔案“騙取補(bǔ)貼經(jīng)費(fèi)”，那么其后果可想而知。一言以蔽之，加強(qiáng)檔案科學(xué)化管理能夠推動(dòng)機(jī)關(guān)工作管理改革，加快完善機(jī)關(guān)工作模式，從而全面加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理高效化。

三、如何實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

上文闡述了檔案管理科學(xué)化能夠提高機(jī)關(guān)管理效率，然而為實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，我們需要做的事情還有很多，譬如以下幾點(diǎn)：

1、加強(qiáng)宣傳樹立科學(xué)管理意識(shí)

隨著我國(guó)社會(huì)管理制度不斷完善，提高機(jī)關(guān)管理效率已然成我推動(dòng)我國(guó)穩(wěn)定發(fā)展，保證我國(guó)社會(huì)建設(shè)前進(jìn)動(dòng)力的必要保障。然而檔案管理科學(xué)化問題現(xiàn)目前成為推進(jìn)我國(guó)機(jī)關(guān)單位管理工作體系建設(shè)的障礙之一，從大局來講，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化學(xué)是促進(jìn)機(jī)關(guān)管理制度穩(wěn)定發(fā)展的必經(jīng)之路。然而諸多領(lǐng)導(dǎo)及機(jī)關(guān)辦事人員在思想認(rèn)識(shí)上沒有與時(shí)俱進(jìn)，也缺乏對(duì)大局的展望，對(duì)于檔案管理工作缺乏必要管理，檔案科學(xué)化管理體系建設(shè)速度滯緩。為了有效解決此問題，從而推動(dòng)檔案管理科學(xué)化工作實(shí)施，首先就應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)干部的思想教育工作，做好宣傳工作，幫助機(jī)關(guān)干部樹立科學(xué)的檔案管理意識(shí)，引導(dǎo)其正視檔案管理科學(xué)化的積極性。此外針對(duì)個(gè)別思想意識(shí)拋錨的機(jī)關(guān)人員，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加以重視并組織其參加“檔案管理科學(xué)化”培訓(xùn)教育，并做好心理輔導(dǎo)工作，幫助其擺正心態(tài)，促使其積極配合檔案科學(xué)化管理制度改革，并參與制度建設(shè)，成為檔案管理科學(xué)體制建設(shè)的一份子。

2、加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高業(yè)務(wù)水平

新時(shí)期，機(jī)關(guān)檔案管理工作面臨重大的改革壓力，科學(xué)化體制建設(shè)迫在眉睫，工作難度、強(qiáng)度不斷提升。為有效推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理科學(xué)化，首先就應(yīng)保證管理人員專業(yè)化。隨著社會(huì)制度不斷完善，工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)要求不斷變化，為契合業(yè)務(wù)需要，我們需對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)，培訓(xùn)以此提高服務(wù)質(zhì)量。針對(duì)檔案管理實(shí)際情況，我們應(yīng)該積極把握信息化發(fā)展整體趨勢(shì)，加強(qiáng)工作人員信息技術(shù)基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)十分必要。因?yàn)獒槍?duì)紙質(zhì)檔案管理中存在的，難保存、易遺失、易損壞、難檢索。等特性，加強(qiáng)檔案信息化管理則相對(duì)具有易保存、難遺失、易檢索等特點(diǎn)。鑒此，為推動(dòng)檔案管理科學(xué)化，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該組織工作人員極強(qiáng)信息技術(shù)學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，以此提高業(yè)務(wù)能力及服務(wù)質(zhì)量，并提高檔案管理、保存效率。除此之外為推動(dòng)檔案信息化管理，還應(yīng)該從以下幾點(diǎn)入手，第一是建立起檔案管理信息平臺(tái)；第二是建立強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)，以此提高檔案的包容率；第三，全面推動(dòng)機(jī)關(guān)各科室、各部門積極建設(shè)信息化檔案室；第四，加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案材料的可視化；第五，建立有序工作的綜合檔案信息資源處理中心，收集、整理、鑒別檔案信息，并向各部門提供分布式數(shù)字信息化服務(wù)。總而言之，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的必要措施。

3、加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)

正所謂上行而下效，機(jī)關(guān)管理中領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)對(duì)機(jī)關(guān)工作效率的影響也十分重大。為有效加強(qiáng)檔案管理科學(xué)化制度建設(shè)，首先我們應(yīng)該保證上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此工作的重視，此外還應(yīng)保證部門領(lǐng)導(dǎo)在業(yè)務(wù)管理上提高警惕、落實(shí)要求、深化改革。由此可見，為深化檔案信息化管理工作實(shí)效，我們還應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的素質(zhì)培養(yǎng)。

（1）組織學(xué)習(xí)法律法規(guī)

所謂沒有規(guī)矩不成方圓，檔案管理工作具有規(guī)范化、科學(xué)化、機(jī)密化特點(diǎn)，管理過程應(yīng)該遵循有關(guān)規(guī)章制度。因此為凸顯“依法辦事”原則，首選就應(yīng)該引導(dǎo)機(jī)關(guān)干部學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)如《檔案法》、《檔案管理法規(guī)》等，提高干部法律意識(shí)，并促使其做好帶頭作用。

（2）讓領(lǐng)導(dǎo)到工作中去提升自己

檔案管理科學(xué)建設(shè)工作是需要實(shí)事求是的，而在實(shí)際工作中許多干部同志不愿意到進(jìn)行考察調(diào)研，而是愿意在辦公室進(jìn)行調(diào)遣，這樣的行為既不利管理工作的正確實(shí)施，也不利于干部同志提高自身的能力，因此要極力改正此現(xiàn)象。

四、結(jié)束語

檔案是國(guó)家和社會(huì)的寶貴歷史資源。因此加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關(guān)部門尤其是檔案管理部門，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來重視和加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，以絕對(duì)負(fù)責(zé)人的態(tài)度來完成檔案的管理工作，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理的高效化。

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【作者簡(jiǎn)介】

呼和烏路德（1976—），山西臨沂人，本科學(xué)歷，單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)射擊射箭馬術(shù)運(yùn)動(dòng)管理中心，職稱：初級(jí)職稱，主要研究方向：檔案管理。