會(huì)計(jì)檔案管理工作中的電算化應(yīng)用

王國華

【摘 要】隨著電腦的普及，計(jì)算機(jī)已廣泛應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，會(huì)計(jì)核算方式也由傳統(tǒng)的紙媒介向電算化過度，許多單位已實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)核算電算化，會(huì)計(jì)檔案電算化也越來越成為一種趨勢(shì)。然而，新的核算方式在能工作帶來極大方便的同時(shí)，也有一些更高的新的要求。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案；電算化

會(huì)計(jì)電算化檔案是指會(huì)計(jì)資料存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中（包括以磁性介質(zhì)和光盤存儲(chǔ)）和打印出來的會(huì)計(jì)資料，與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)資料相比，他有自己的特點(diǎn)和管理要求，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，會(huì)計(jì)檔案電算化已成為一種必然的趨勢(shì)。

一、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

1.存儲(chǔ)的內(nèi)容更大，相比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案來說，除了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案外，還包括了程序開發(fā)設(shè)計(jì)說明書、源文件、操作規(guī)程、會(huì)計(jì)科目代碼表、計(jì)算公式等存貯在電腦硬件上及其它磁（光）盤上的各種數(shù)據(jù)、信息。

2.存貯形式更多。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不但以打印出來的紙質(zhì)形式存在，還可以存貯在磁盤，硬盤，光盤等介質(zhì)上，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式，磁盤、光盤等磁性化介質(zhì)便得會(huì)計(jì)檔案的管理更加快速、方便，使用起來也更加高效。

3.存放方式更嚴(yán)格。由于會(huì)計(jì)檔案電算化是紙質(zhì)與磁性介質(zhì)并存的形式，磁性介質(zhì)的存貯要避潮、防塵、防磁，防火，所以對(duì)這些磁性介質(zhì)要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)干凈、無塵、無外力磁場的環(huán)境進(jìn)行保存。

4.對(duì)檔案管理的要求更加科學(xué)、更加嚴(yán)格。目前市面上的會(huì)計(jì)核算軟件有多個(gè)種類和版本，隨著時(shí)間的延長，會(huì)計(jì)檔案與會(huì)計(jì)軟件的版本會(huì)越來越多，這就要求我們的檔案管理要更加的科學(xué)合理，否則會(huì)計(jì)檔案會(huì)越來越亂，只有科學(xué)的管理才能讓會(huì)計(jì)信息使用起來更方便、更順手。

二、會(huì)計(jì)檔案在電算化應(yīng)有重點(diǎn)內(nèi)涵的拓展

電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更為廣泛的內(nèi)涵。會(huì)計(jì)檔案電算化應(yīng)用除傳統(tǒng)概念會(huì)計(jì)檔案外，還包括電算化應(yīng)用重點(diǎn)紙質(zhì)文件、電子文件以及系統(tǒng)軟件。會(huì)計(jì)檔案在計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展的今天，由原來傳統(tǒng)的載體在形式上發(fā)生了巨大的變化，他包括了打印出來的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、記賬憑證外，還包括所有的系統(tǒng)、會(huì)計(jì)軟件程序等。電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息形成電子檔案時(shí)應(yīng)實(shí)行“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，即對(duì)所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份。

電算化會(huì)計(jì)核算不僅要電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而且還要保留各類打印出來的紙質(zhì)檔案，這就從制度上決定了電算化會(huì)計(jì)檔案的雙重會(huì)計(jì)檔案載體的特性，即會(huì)計(jì)檔案以傳統(tǒng)的模式貯存與存貯在光盤、計(jì)算機(jī)硬盤以及其他磁性介質(zhì)上的電子會(huì)計(jì)檔案。

三、會(huì)計(jì)檔案在電算化應(yīng)用中的技術(shù)知識(shí)含量

對(duì)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)都是通過計(jì)算機(jī)來完成的，由于計(jì)算機(jī)是一種特殊的操作工具，財(cái)務(wù)人員首先需要設(shè)計(jì)能被計(jì)算機(jī)識(shí)讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的故障維護(hù)查詢資料，因而這些資料雖然不是會(huì)計(jì)核算活動(dòng)的產(chǎn)物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒有它們的支持，整個(gè)會(huì)計(jì)檔案無法予以保存。計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)不斷推陳出新，電腦操作系統(tǒng)不斷更新?lián)Q代，財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用軟件也不斷升級(jí)，這說明會(huì)計(jì)檔案也在不斷技術(shù)化、知識(shí)化和信息化。

四、會(huì)計(jì)檔案在電算化應(yīng)用中的信息的真實(shí)性和安全性要求更高

會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確、真實(shí)、完整、安全是會(huì)計(jì)檔案工作的核心要求，是會(huì)計(jì)工作中最基本的幾點(diǎn)要求。由于會(huì)計(jì)檔案的使用者為了更準(zhǔn)確的對(duì)會(huì)計(jì)信息作出判斷，要求會(huì)計(jì)資料務(wù)必準(zhǔn)確。會(huì)計(jì)檔案通過復(fù)式記賬、編制和審核會(huì)計(jì)憑證、登記賬簿、編制報(bào)表等方法進(jìn)行系統(tǒng)的連續(xù)不斷的記錄、記載、計(jì)算形成的，要求嚴(yán)格的準(zhǔn)性與嚴(yán)謹(jǐn)性。

然而，在電算化應(yīng)用中，現(xiàn)在的電子技術(shù)能將記錄在光盤、磁盤等介質(zhì)上的資料進(jìn)行不留痕跡的修改，如果修改后，從直觀上很難識(shí)別出來原有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)情況，那么會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性就得不到保障；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)高度集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，未經(jīng)授權(quán)的人員出于私利和不正當(dāng)?shù)哪康挠锌赡芡ㄟ^計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀一些重要的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)信息的完整性、安全性也因此受到挑戰(zhàn)。

五、會(huì)計(jì)檔案管理在電算化應(yīng)用中的科學(xué)性要求更高

實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算，對(duì)電子形成的會(huì)計(jì)檔案。即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表，更有存貯價(jià)值。電算化會(huì)計(jì)檔案通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)營使用起來更方便、更快捷、更直觀，而且通過計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理信工的處理也更容易產(chǎn)生一些有決策參考價(jià)值的分析結(jié)果，可以為管理和決策提供較好的支持。

總之，各單位的電算化會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)當(dāng)依據(jù)其特點(diǎn)與規(guī)律，進(jìn)一步加強(qiáng)管理，改進(jìn)方法，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，合理利用各種電腦技術(shù)，使會(huì)計(jì)信息使用者能更為方便高效地提取、使用會(huì)計(jì)信息，真正使會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)越性充分的發(fā)揮出來，

參考文獻(xiàn)：

[1]支華.會(huì)計(jì)電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理工作[M].2002.

[2]姚玉芬.完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理的思路。山西財(cái)稅.

[3]周輝 賈亞男.會(huì)計(jì)電算化與網(wǎng)絡(luò)化工作在實(shí)踐中的思考。會(huì)計(jì)之友，2007.1.

[4]任曉紅，會(huì)計(jì)電算實(shí)務(wù)化與實(shí)訓(xùn)[M].2010.