人性化、高效率——淺談辦公室綜合管理

付祥

摘 要：作為具備監(jiān)督指導(dǎo)、綜合協(xié)調(diào)、參謀咨詢及管理服務(wù)等職能的綜合性管理部門，辦公室在社會發(fā)展中產(chǎn)生了巨大的作用，為此，必須要著眼于提升辦公室綜合管理工作的水平。筆者結(jié)合工作經(jīng)驗與相關(guān)理論知識，在本文中分析了具有人性化、高效率特征的辦公室綜合管理工作，供讀者參考借鑒。

關(guān)鍵詞：人性化；高效率；辦公室

一、人性化的概念

學(xué)術(shù)界這樣解釋人性化：人性化是一種理念，表現(xiàn)在美觀的同時能夠最大程度地依據(jù)消費者的操作習(xí)慣及生活習(xí)慣來為消費者提供便利，在滿足消費者功能訴求的同時又滿足其心理需求。人性化的辦公室綜合管理模式是一個十分新穎的概念，其是一種既能夠保障辦公室運轉(zhuǎn)效率及質(zhì)量，又能夠促成和諧良好的辦公室工作氛圍的管理模式。

二、在辦公室綜合管理中實施人性化理念的意義

（一）有利于形成團隊效應(yīng)。作為綜合管理的執(zhí)行者，辦公室在部門與部門、人與人之間的溝通與協(xié)調(diào)中發(fā)揮了重要的橋梁作用。相關(guān)理論研究表明，如果團隊中的成員完成本職工作是出于自愿與自覺，則會產(chǎn)生強大的“團隊效應(yīng)”，整個團隊的工作將更有干勁。辦公室綜合管理的目的是有效地團結(jié)團隊中的個人，促進(jìn)團隊成員之家能的相互交流及密切合作。在辦公室綜合管理中實施人性化理念，能夠使員工們找到歸屬感，增強對彼此的認(rèn)識與了解，這能為“團隊效應(yīng)”的形成創(chuàng)造有利條件。

（二）有利于創(chuàng)造良好的工作環(huán)境?！耙匀藶楸尽笔侨诵曰芾砝砟畹牡闹匾诵?。在人性化管理思想中，人是管理工作中最基本也是最重要的因素。眾所周知，人是一種具有主觀能動性的動物，其能夠與環(huán)境產(chǎn)生交互作用，如果工作環(huán)境對人有利，則人的工作能力將有所提升。在人性化的辦公室綜合管理工作中，被管理人員非但不會有“受壓迫”之感，反而會提升管理工作的質(zhì)量而獻(xiàn)言獻(xiàn)策。

三、如何打造高效率、人性化的辦公室綜合管理模式

（一）秉承“以人為本”的管理理念。“以人為本”是胡景濤同志提出的科學(xué)發(fā)展觀的重要核心，其是一種經(jīng)過實踐檢驗的發(fā)展理念?，F(xiàn)階段，辦公室管理者應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格秉承著“以人為本”的管理理念，在綜合管理工作中做到“以人為本”，善于站在被管理者的角度上思考問題，如此方能最大程度地提升被管理者對管理工作的服從感及信賴感，促使被管理者更高效、高質(zhì)地完成各項管理工作。

（二）制定有效的制度，對日常工作加以規(guī)范。為了打造具有高效率、人性化特征的辦公室綜合管理體系，必須要制定有效的制度，對日常的工作加以規(guī)范。就目前狀況而言，大部分辦公室管理工作存在信息溝通不暢、傳信息遞效率低的問題，嚴(yán)重地降低了辦公室工作的質(zhì)量及效率，為此，應(yīng)當(dāng)建立人性化、高效率的溝通機制。得益于科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，今天，許多辦公室開始采用內(nèi)部辦公平臺，大大地提升了工作事宜通知、辦公文件公示等工作的效率。在緊急狀況發(fā)生后，可采用電話溝通的方式，從而最大程度地提升辦公效率。應(yīng)當(dāng)建立一個完善健全的信息傳遞系統(tǒng)，保障各層間之間的信息能夠有效地傳遞，如此能夠為人性化、高效率的辦公室綜合管理體系的形成夯實基礎(chǔ)。

（三）培養(yǎng)辦公室人員的奉獻(xiàn)意識。辦公室綜合管理工作具有事務(wù)繁多、參與人員繁雜的特點，因此，該項工作對辦公室工作人員的綜合素質(zhì)提出了極高的要求，要求辦公室工作人員不僅具備過硬的專業(yè)能力、還需要具有風(fēng)險意識。當(dāng)前，部分辦公室工作人員的奉獻(xiàn)意識較差，經(jīng)常作出自私自利的行為，這不利于高效率、人性化的辦公室綜合管理模式的形成，所以，要致力于培養(yǎng)辦公室工作人員的風(fēng)險意識，致力于創(chuàng)造出一支奉獻(xiàn)意識強、專業(yè)能力好的工作隊伍。

（四）開展精細(xì)化管理工作。精細(xì)化管理是一種文化，一種理念，其是服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化及社會分工精細(xì)化對現(xiàn)代管理的必然要求。 辦公室綜合管理中的大部分內(nèi)容十分細(xì)化，所以必須要重視對細(xì)節(jié)的處理，因此，認(rèn)為應(yīng)當(dāng)在辦公室綜合管理中運用精細(xì)化的管理理念，注意牢牢地掌控細(xì)節(jié)，對工作中的每一個細(xì)節(jié)進(jìn)行了解與研究，絕不放過任何微小的差錯。

（五）提升辦公室成員的道德素質(zhì)。應(yīng)當(dāng)采用各類卓有成效的辦法來盡可能地提升成員的道德素質(zhì)。應(yīng)當(dāng)多開展有關(guān)的教育及培訓(xùn)活動，從而促使每一名辦公室成員都能夠在不知不覺中強化自身的道德水平?？梢远ㄆ谂e辦“優(yōu)秀辦公室成員表彰活動”，從而最大程度地發(fā)揮優(yōu)秀成員的榜樣帶頭作用。應(yīng)當(dāng)組織成員學(xué)習(xí)我國道德模范的品質(zhì)精神，要求成員們立足辦公室工作，積極地學(xué)習(xí)英模們的道德品質(zhì)，不斷地完善自己、升華自己，深化對。

（六）鼓勵個體實現(xiàn)“個性化”。人性化的辦公室綜合管理工作不應(yīng)當(dāng)是木訥的、反人性的。應(yīng)當(dāng)在確保辦公室工作順暢、穩(wěn)定地開展的同時，鼓勵個體積極地實現(xiàn)“個性化”。目前，許多行業(yè)的成員數(shù)量頗多，在此狀況下，每一級管理人員應(yīng)當(dāng)為下屬提供一定的權(quán)力，也就是所謂的“放權(quán)”，如此能夠是下屬更加積極地接受管理，辦公室的綜合管理工作便能夠更加順利地展開。此外，辦公室管理人員應(yīng)當(dāng)注意與多聽取基層關(guān)于管理工作的意見與建議，從而不斷地對綜合管理工作進(jìn)行完善。

新的發(fā)展形勢下做好人性化、高效率的辦公室綜合管理工作具有重要的現(xiàn)實意義，有利于打造和諧的辦公室文化、防止管理者與被管理者間發(fā)生沖突，為此，管理人員應(yīng)當(dāng)始終秉持著以人為本的管理理念，善于關(guān)心同事，注意站在別人的角度上思考問題，從而最大程度地保障辦公室管理工作的質(zhì)量。

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