論企業(yè)檔案管理中的鏡像信息技術(shù)

李明

【摘 要】企業(yè)檔案是維護(hù)企業(yè)信息的重要依據(jù)，如何利用檔案鏡像信息技術(shù)對企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)的整理分類，做好企業(yè)檔案管理工作，有著極其重要的作用，本文正是基于鏡像信息技術(shù)，闡述和分析了企業(yè)檔案管理中的鏡像信息技術(shù)。

【關(guān)鍵詞】鏡像技術(shù)；檔案管理；企業(yè)檔案

檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中，直接形成的有價值的各種形式的原始記錄。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)生產(chǎn)、管理的全過程，是企業(yè)鏡像信息的載體。在檔案鏡像技術(shù)的使用下，利用企業(yè)檔案構(gòu)建企業(yè)檔案影像信息，可以加強企業(yè)文化建設(shè)，提高企業(yè)凝聚力，從而推動企業(yè)健康快速發(fā)展。

1檔案鏡像信息技術(shù)概述

檔案作為企業(yè)很多事件以及活動的信息保存載體，記錄著該企業(yè)從建立到發(fā)展整個過程的所有信息，通過對企業(yè)檔案鏡像信息的研究，可以充分認(rèn)識到檔案在社會信息中的重大作用。檔案是社會信息的一種基本形態(tài)，在國家以及社會信息中具有獨特的地位。除此之外，檔案鏡像信息還揭示了檔案在社會鏡像的保護(hù)以及構(gòu)建工作中的重要作用。正是由于對檔案鏡像信息的研究，企業(yè)才能在歷史不斷發(fā)展的進(jìn)程中，更好地發(fā)揮檔案的價值，實現(xiàn)檔案的重要使命。

2企業(yè)檔案管理中的鏡像技術(shù)

企業(yè)信息的保存和傳承必須依賴一定的媒介和載體，而這個載體和媒介就是檔案。因此，在企業(yè)組織鏡像的構(gòu)建中，企業(yè)檔案具有重要的作用，在傳承企業(yè)優(yōu)秀文化中也發(fā)揮著重要的作用。企業(yè)所有經(jīng)營活動之間都具有緊密的聯(lián)系，這種內(nèi)在的聯(lián)系是相對客觀的，將所有經(jīng)營活動信息按內(nèi)在聯(lián)系組合起來，就可以完整地反映出企業(yè)的過去。通過對這些信息的整理，可以幫助企業(yè)員工更好地理解企業(yè)的組織鏡像信息，并且將不同的經(jīng)營活動聯(lián)系起來。企業(yè)檔案可以作為企業(yè)組織鏡像的內(nèi)容和載體，也為企業(yè)組織鏡像的構(gòu)建和傳承提供了一個良好的環(huán)境。所以，企業(yè)的信息必須通過檔案進(jìn)行保存和傳承。這就要求我們做好檔案收集工作，保證檔案的真實性、完整性與連貫性，才能保證企業(yè)組織鏡像的完整性；做好檔案整理分類工作，便于檔案信息資源的開發(fā)利用；做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，達(dá)到傳承與傳播企業(yè)鏡像的最終目的。

3鏡像信息技術(shù)下的檔案管理措施

3.1構(gòu)建企業(yè)組織鏡像

企業(yè)組織鏡像信息是企業(yè)員工對企業(yè)認(rèn)同的一種表現(xiàn)，在企業(yè)的發(fā)展過程中，必須將企業(yè)的組織信息傳承下去。企業(yè)在自身發(fā)展過程中需要從事各種經(jīng)濟(jì)活動，通過企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營滿足社會的需求。眾所周知，企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)以及所有經(jīng)營活動中形成的各種形式的記錄，承載著企業(yè)發(fā)展的信息。因此，需全面、系統(tǒng)、完整地收集企業(yè)檔案，維護(hù)企業(yè)檔案在內(nèi)容上、時間上和空間上的連續(xù)性，保證企業(yè)組織信息的完整。新時期下，社會逐漸向多元化的趨勢發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展也越來越多地體現(xiàn)多元化，在這樣的一個大背景下，企業(yè)文檔產(chǎn)生的方式也是各種各樣的，具有多元化的特點。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理，尤其是在收集數(shù)據(jù)和資料的時候，應(yīng)該從多種角度出發(fā)，全面收集資料，從而保證檔案資料的全面性。在收集企業(yè)檔案資料的過程中，應(yīng)該及時控制和管理具有保存價值的檔案信息。為了保證企業(yè)組織鏡像信息的完整性，必須對企業(yè)的各種檔案信息進(jìn)行全面收集和管理。因此企業(yè)在收集檔案材料的過程中，應(yīng)該從多方面同時入手，積極鼓勵相關(guān)人員以及部門參與，最終構(gòu)建完整的企業(yè)組織鏡像。在實際的工作中，企業(yè)應(yīng)該從宏觀的角度全面地把握企業(yè)在現(xiàn)階段的發(fā)展方向，并積極收集企業(yè)所有類型活動數(shù)據(jù)的資料，并對其進(jìn)行整理分類和保存。值得注意的是，檔案資料具有真實性和完整性，因此在收集資料的時候，也應(yīng)該注重檔案資料的真實性，保證所有資料都真正來源于企業(yè)活動中。在收集企業(yè)檔案資料的時候，可以以時間為鏈條收集企業(yè)從發(fā)展初期一直到逐漸壯大的不同階段的相關(guān)信息。除此之外，為了提高檔案資料收集和管理的效率，企業(yè)應(yīng)該與時俱進(jìn)，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立信息化的檔案資源庫，從而對企業(yè)的組織鏡像更好地進(jìn)行管理。

3.2整理分類企業(yè)檔案

企業(yè)組織鏡像信息的構(gòu)建是一個比較漫長的過程，不僅要求收集到完整的企業(yè)組織鏡像信息，并且還要求對所有的檔案資料進(jìn)行有效的分類和管理，保證資料的科學(xué)性和真實性，便于后期開發(fā)利用。企業(yè)組織鏡像記錄的是企業(yè)的發(fā)展歷程以及現(xiàn)階段所有的經(jīng)營活動，其中包括工作人員以及部門的相關(guān)信息。通過對企業(yè)組織鏡像進(jìn)行整理分類，可以幫助企業(yè)更好地對自身的發(fā)展進(jìn)行反思，可以幫助企業(yè)在激烈的市場競爭中脫穎而出，從而促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。真實性是檔案的一個關(guān)鍵的屬性，所以企業(yè)在收集檔案資料的時候，一定要保證所有的檔案資料都是真實有效的。這就要求企業(yè)對收集到的企業(yè)檔案資料進(jìn)行有效的整理和分類，對所有的檔案進(jìn)行鑒定，通過多方鑒定最終保證檔案資料的真實性。此外，檔案管理者在對檔案資料進(jìn)行鑒定的時候，應(yīng)該有效識別檔案資料的重要性，對于與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略一致的信息應(yīng)該進(jìn)行重點保存，尤其是對企業(yè)未來發(fā)展有重要借鑒意義的資料，應(yīng)該進(jìn)行重點分類管理，以便后期查詢和使用。隨著信息化的不斷發(fā)展，越來越多的企業(yè)都建立了數(shù)字化的檔案信息庫。數(shù)字化的檔案信息庫包含的資料更具完整性，并且管理上也更加便捷，可以大大提高檔案管理工作的效率。

3.3加強對檔案信息的開發(fā)

傳承企業(yè)鏡像對企業(yè)檔案信息進(jìn)行收集和整理，最終目的就是充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息的價值。通過企業(yè)組織鏡像信息的構(gòu)建，還可以加強全體員工對企業(yè)的認(rèn)同感，在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，員工對企業(yè)的認(rèn)同感是非常重要的。在實際的檔案管理工作中，檔案管理者必須對檔案管理的最終效果進(jìn)行有效整合，然后通過員工容易接受的方式展現(xiàn)在員工的面前，這不僅可以有效提升員工的企業(yè)認(rèn)同感，還可以有效激發(fā)企業(yè)內(nèi)部的組織鏡像信息。

4結(jié)束語

檔案本身具有記錄性、真實性和原始性的特點，因此成為社會鏡像信息的重要媒介和載體。企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，通過檔案承載企業(yè)發(fā)展的整個歷程，將企業(yè)發(fā)展相關(guān)的鏡像信息和檔案緊密聯(lián)系起來，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供決策依據(jù)。

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