論檔案信息化建設(shè)及其組織管理

王歡

摘 要：現(xiàn)如今，我國信息技術(shù)發(fā)展較為迅速，對于國家的發(fā)展產(chǎn)生了較為深遠(yuǎn)的影響，這就對檔案管理工作提出了更高的要求。信息化為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的挑戰(zhàn)，因此，加快檔案信息化建設(shè)，提升檔案信息服務(wù)水平。文章主要針對檔案信息化建設(shè)信息化的意義進(jìn)行分析，并提出檔案信息化建設(shè)的方法，促進(jìn)檔案信息化管理的順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 建設(shè) 組織管理

引言

現(xiàn)階段，我國正處于經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的過程中，信息資源是二十一世紀(jì)最為重要的資源，為我國的經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型提供了較大的發(fā)揮空間，成為了我國進(jìn)入現(xiàn)代化的重要支持。信息化建設(shè)細(xì)化到我國檔案管理方面，就是對檔案的形式以及內(nèi)容進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變，促使檔案管理工作更具效率，實現(xiàn)檔案的優(yōu)化共享。

1.檔案信息資源建設(shè)發(fā)展

1.1以電子文件管理為核心

從檔案數(shù)字化過渡到電子文件歸檔管理是未來檔案信息資源開發(fā)的發(fā)展方向。第一，應(yīng)完善檔案數(shù)字化相關(guān)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)數(shù)字信息資源整合與共享。第二，應(yīng)開展電子文件歸檔管理工作，盡早實現(xiàn)檔案工作與電子政務(wù)的融合，深化檔案信息資源建設(shè)。把電子文件歸檔管理作為檔案工作的重要內(nèi)容，尤其是信息檔案部門在采購信息設(shè)備時，必須充分考慮設(shè)備存儲功能和存儲容量[1]。應(yīng)明確電子文件歸檔與管理的標(biāo)準(zhǔn)，健全完善電子文件歸檔與管理的相關(guān)制度。

1.2高效整合檔案信息資源

首先，合理利用并整合檔案信息資源有助于充分發(fā)揮檔案信息的利用價值和深入檔案信息資源的開發(fā)。檔案信息化建設(shè)在信息資源開發(fā)時，應(yīng)同其他相關(guān)部門聯(lián)合，促進(jìn)溝通交流。政府部門應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，規(guī)范檔案信息資源建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保證今后各地檔案管理部門的信息資源開發(fā)工作依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有序開展，促進(jìn)區(qū)域資源共享。其次，利用 VPN 虛擬網(wǎng)合理有效地整合各地區(qū)檔案管理部門已建立的信息資源，最大程度地利用檔案館之間豐富的可靠的館藏信息資源，逐步建立起全國范圍的檔案綜合數(shù)據(jù)庫，為各檔案管理部門提供便捷、準(zhǔn)確和安全的檔案信息資源。

1.3加強(qiáng)維權(quán)和信息安全意識

檔案信息資源在開發(fā)利用的過程中，應(yīng)加強(qiáng)對著作權(quán)、發(fā)表權(quán)、公布權(quán)、公民隱私權(quán)、網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)等各種權(quán)利的維護(hù)意識。在檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)匯編作品時，往往會涉及到著作權(quán)的問題，應(yīng)當(dāng)使著作人權(quán)利在受保護(hù)的情況下加強(qiáng)知識與信息在更廣泛的流動與服務(wù)。信息安全問題深刻而直接地影響著檔案信息資源開發(fā)。因此，重視檔案信息內(nèi)容的安全尤為重要，它涉及到個人隱私、商業(yè)秘密、國家安全等內(nèi)容，關(guān)于這些，在開發(fā)利用時要特別留心。另外一方面是要數(shù)據(jù)庫信息和保障操作系統(tǒng)的安全，利用安全系數(shù)較高的操作系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行備份，避免信息數(shù)據(jù)的丟失。檔案部門要提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全意識，提高警惕，采用專業(yè)的訪問控制技術(shù)多網(wǎng)絡(luò)檔案實現(xiàn)全方位保護(hù)，并不斷對檔案工作人員進(jìn)行信息的保密、安全教育，制定有效可行的信息管理制度和保密制度，增強(qiáng)檔案工作人員的信息安全意識。

2.信息法規(guī)體系建設(shè)發(fā)展

2.1出臺滿足需求的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

由于地域差異使各地區(qū)檔案信息化的實際需求各異，地方人大或常委會可以自主制定地方性的相關(guān)法規(guī)和規(guī)章，出臺的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范可以從檔案信息化設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化工程建設(shè)規(guī)范，檔案信息化項目質(zhì)量監(jiān)控等方面出發(fā)，以適應(yīng)本地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。依據(jù)國家立法的原則，出臺的法律規(guī)章要有強(qiáng)烈的針對性和可操作性，強(qiáng)化每一份規(guī)范的在實踐中的實際指導(dǎo)意義。

2.2普及全國性的法律法規(guī)

普及全國性的法律法規(guī)，有利于推動檔案工作信息化進(jìn)程。然而我國許多地區(qū)的檔案組織管理缺乏對完整的而成熟的檔案信息化法規(guī)體系的認(rèn)識，因此，普及全國性的法律法規(guī)已迫在眉睫。地方立法應(yīng)緊緊抓住本地區(qū)檔案事業(yè)亟待解決的問題，做到“拾遺補(bǔ)缺”，集中力量解決制約地方檔案事業(yè)發(fā)展的重大情況，應(yīng)抓住機(jī)遇，帶頭示范，由點到面，開展推廣試點，宏觀性和全局性的進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，推出符合現(xiàn)代檔案管理水平的地方性規(guī)范，積極配合國家檔案信息化法律法規(guī)的實施[2]。

3.檔案信息化建設(shè)的方式

對于檔案信息化管理來說，管理手段的現(xiàn)代化與保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化是提升管理效率的主要途徑，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)做好下列幾項工作：

3.1加強(qiáng)橫向聯(lián)合

加強(qiáng)橫向聯(lián)合，有效的實現(xiàn)資源共享。檔案、圖書以及治療等都屬于文獻(xiàn)范疇，其共同工程了社會的信息服務(wù)體系。實現(xiàn)資源共享能夠使檔案與圖書之間分享自身的資源，方便使用者快捷的獲取更多有效的信息，且還能夠避免重復(fù)建設(shè)，節(jié)省了大量資源，更好的滿足社會的需求。

3.2加強(qiáng)管理團(tuán)隊的建設(shè)

團(tuán)隊的建設(shè)應(yīng)當(dāng)建立在正確的人才觀的基礎(chǔ)的上，部門的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)有大局意識，在選定人才的過程中不能僅僅按照專業(yè)的知識掌握的情況決定，還應(yīng)當(dāng)考量人才的多重能力，選擇復(fù)合型人才。此外，在選定人才的過程中，應(yīng)當(dāng)按照個體的變化以及人才選擇標(biāo)準(zhǔn)的變化進(jìn)行，要在變化中樹立“動態(tài)”意識，將人才的建設(shè)當(dāng)做流動的過程[3]。除了加強(qiáng)選拔人才的建設(shè)外，還應(yīng)當(dāng)對在職人員進(jìn)行培訓(xùn)。對于檔案管理人員的“再教育”以及“再培訓(xùn)”是檔案管理隊伍建設(shè)的關(guān)鍵之一，在職人員只有加強(qiáng)二次學(xué)習(xí)才能夠滿足檔案信息化建設(shè)的需求。對于在職員工的培訓(xùn)通常包括實習(xí)培訓(xùn)、專題討論以及知識講座等，培訓(xùn)的過程一定要正規(guī)化以及程序化，還可將培訓(xùn)的成績列入績效考核的范圍內(nèi)，以此激發(fā)員工積極參與培訓(xùn)。

3.3加強(qiáng)宣傳

隨著檔案管理法律法規(guī)的逐漸形成，信息化建設(shè)將會成為改變我國傳統(tǒng)檔案工作的新形勢，在建設(shè)檔案信息化的過程中，將會動用大量的財力物力，在建設(shè)的過程中也將會遇到各種各樣的問題。因此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備，采取相應(yīng)的政府法規(guī)來對檔案信息化進(jìn)行引導(dǎo)，加大宣傳力度，為信息化建設(shè)提供良好的環(huán)境。

3.4建立數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫通常是指依托先進(jìn)的信息技術(shù)對于歸檔的資料進(jìn)行合理的存貯。想要建立檔案數(shù)據(jù)庫就應(yīng)當(dāng)在前期做好準(zhǔn)備，加強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化通常體現(xiàn)在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的建設(shè)中，假如基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)不達(dá)標(biāo)，就會影響檔案數(shù)據(jù)庫的建立。因此，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)做好基礎(chǔ)工作，將歸檔的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范進(jìn)行整合，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，應(yīng)當(dāng)制定切實可行的計劃，避免盲目建設(shè)，可制定檢查驗收辦法以及工作流程等，保證數(shù)據(jù)庫的建設(shè)能夠有序的進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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[2] 邵巖，高一坤，王瀟瀟，鄒飛.新時期推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的幾點思考[J]. 吉林工程技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報. 2008，（11）

[3] 羅灤，傅榮校，楊樹剛，劉云飛.基于引文和內(nèi)容分析法的我國數(shù)字檔案館研究綜述[J]. 浙江檔案. 2012，（02）